Möglichkeit 1: Privatnutzung von dienstlichen mobilen Endgeräten
Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin darf ein dienstliches mobiles Endgerät auch privat nutzen. Der daraus entstehende geldwerte Vorteil ist steuerfrei und nicht beitragspflichtig, egal ob das Gerät zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zur Verfügung gestellt wird oder eine Vereinbarung über die Herabsetzung vom Arbeitslohn getroffen wurde.
Einzige Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass es sich um ein betriebliches Gerät handelt. Das bedeutet, Sie als Arbeitgeber:in müssen wirtschaftlicher Eigentümer, Leasingnehmer oder Mieter des Gerätes sein und dürfen es Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin nur zur Nutzung überlassen. In diesem Fall ist es auch gleichgültig, wann und wo das Gerät zum Einsatz kommt. Weiter spielt es keine Rolle, in welchem Verhältnis das Gerät privat und dienstlich genutzt wird.
Möglichkeit 2: Übereignung von mobilen Endgeräten
Die Steuerbefreiung der Privatnutzung gilt jedoch nicht, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin das Gerät unentgeltlich oder verbilligt übereignen. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit einer Pauschalversteuerung des geldwerten Vorteils von 25 % mit einhergehender Sozialversicherungsfreiheit. Dies ist aber nur dann möglich, wenn Sie das Gerät zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn übereignen.
Möglichkeit 3: Erstattung der Aufwendungen bei privaten mobilen Endgeräten
Nutzt Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin seine privaten Geräte auch für seine Arbeit, können Sie seine Aufwendungen auf zwei Arten mit einem Zuschuss steuerfrei und beitragsfrei unterstützen:
- Sie erstatten die tatsächlich angefallenen Aufwendungen. Hierfür muss Ihnen Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin einen Einzelkostennachweis vorlegen. Nach drei Monaten kann ein repräsentativer Durchschnitt ermittelt werden, der dann für die weiteren Erstattungen herangezogen wird.
- Sie erstatten bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, aber höchstens 20 € im Monat. In diesem Fall muss Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin keine Einzelnachweise vorlegen, was den Verwaltungsaufwand erheblich verringern kann. •
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Rechtliche Grundlagen zur steuerfreien Privatnutzung von dienstlichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten:
