Steuerfreie Privatnutzung von dienstlichen mobilen Endgeräten

Gönnen Sie Ihren Mitarbeitenden die mobile Freiheit

Mobile Endgeräte sind die Basis des digitalen Wandels und aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Die private Nutzung von dienstlichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten ist nicht nur völlig legal, sondern auch steuerrechtlich bevorzugt und somit vom Gesetzgeber gewollt.

Sollten also auch Sie Ihre Mitarbeitenden mit beispielsweise einem dienstlichen Smartphone, Tablet oder Notebook ausstatten, ist der geldwerte Vorteil, der aus der Privatnutzung entsteht, steuerfrei und beitragsfrei.

Eine Übereignung der Geräte kann pauschal versteuert werden. Weiter können Sie den dienstlichen Einsatz von Privatgeräten mit einem Zuschuss unterstützen. Die Voraussetzungen für diese drei Möglichkeiten haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

Möglichkeit 1: Privatnutzung von dienstlichen mobilen Endgeräten

Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin darf ein dienstliches mobiles Endgerät auch privat nutzen. Der daraus entstehende geldwerte Vorteil ist steuerfrei und nicht beitragspflichtig, egal ob das Gerät zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zur Verfügung gestellt wird oder eine Vereinbarung über die Herabsetzung vom Arbeitslohn getroffen wurde.

Einzige Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass es sich um ein betriebliches Gerät handelt. Das bedeutet, Sie als Arbeitgeber:in müssen wirtschaftlicher Eigentümer, Leasingnehmer oder Mieter des Gerätes sein und dürfen es Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin nur zur Nutzung überlassen. In diesem Fall ist es auch gleichgültig, wann und wo das Gerät zum Einsatz kommt. Weiter spielt es keine Rolle, in welchem Verhältnis das Gerät privat und dienstlich genutzt wird.

Möglichkeit 2: Übereignung von mobilen Endgeräten

Die Steuerbefreiung der Privatnutzung gilt jedoch nicht, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin das Gerät unentgeltlich oder verbilligt übereignen. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit einer Pauschalversteuerung des geldwerten Vorteils von 25 % mit einhergehender Sozialversicherungsfreiheit. Dies ist aber nur dann möglich, wenn Sie das Gerät zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn übereignen.

Möglichkeit 3: Erstattung der Aufwendungen bei privaten mobilen Endgeräten

Nutzt Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin seine privaten Geräte auch für seine Arbeit, können Sie seine Aufwendungen auf zwei Arten mit einem Zuschuss steuerfrei und beitragsfrei unterstützen:

• Sie erstatten die tatsächlich angefallenen Aufwendungen. Hierfür muss Ihnen Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin einen Einzelkostennachweis vorlegen. Nach drei Monaten kann ein repräsentativer Durchschnitt ermittelt werden, der dann für die weiteren Erstattungen herangezogen wird.
• Sie erstatten bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, aber höchstens 20 € im Monat. In diesem Fall muss Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin keine Einzelnachweise vorlegen, was den Verwaltungsaufwand erheblich verringern kann. •  

Rechtliche Grundlagen zur steuerfreien Privatnutzung von dienstlichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten:

• § 3 Nr. 45 EStG; R 3.45 LStR – Steuerfreie Privatnutzung von dienstlichen Geräten
• § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG – Übereignung von dienstlichen Geräten
• § 3 Nr. 50 EStG; R 3.50 Abs. 2 LStR – Erstattung von privaten Aufwendungen