Digitale Essensmarken: Snacks und Mahlzeiten
13.10.2021

Die traditionelle Essenmarke aus Papier wird von der elektronischen Variante abgelöst: Compliance „to go“

Berlin, März 2019 – Nur Digitale Essensmarken mit Einzelbelegabgleich bieten Arbeitgebenden Tax Compliance für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mitarbeiter-Mahlzeiten. Denn nur diese Kombination schafft die Voraussetzungen, die das Bundesministerium der Finanzen für die rechtskonforme Nutzung von Essensmarken vorgibt. Der Dienstleister Hrmony GmbH mit Sitz in Berlin garantiert als einer der ersten der Branche die Prüfung jedes einzelnen digital eingereichten Belegs durch entsprechend geschulte Mitarbeitende.

Essensmarken gehören zu den Benefits für Mitarbeitende, die in vielen Unternehmen für sinnvoll gehalten und deshalb häufig genutzt werden. Mit den digitalen Essensmarken haben Unternehmen nun ein modernes und attraktives Instrument zur Verfügung, das Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden gleichermaßen nützt. Denn die Mitarbeitenden erhalten bis zu 600 Euro mehr Netto im Jahr verglichen mit einer Gehaltserhöhung im selben Umfang und können dank des neuen Systems frei entscheiden, wo sie essen möchten. Arbeitgebende bieten einen finanziellen Anreiz, ohne dafür Lohnnebenkosten zu bezahlen. Ein großes Problem der traditionellen Essensmarken in Papierform besteht darin, dass sie häufig nicht rechtskonform eingesetzt werden. Digitale Essensmarken mit Einzelbelegabgleich sichern dagegen die größtmögliche Compliance.

Arbeitgebende sind in der Verantwortung

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Papier-Essensmarken sind in den Lohnsteuer-Richtlinien geregelt. Mit einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 24. Februar 2016 wurde diese Richtlinie um Vorgaben für digitale Essensmarken ergänzt. Als Arbeitslohn kann die digitale Essensmarke demnach nur dann angesetzt werden, wenn tatsächlich eine Mahlzeit gekauft wird und der Zuschuss nicht höher ist, als der Preis der Mahlzeit. Die Nachweispflicht dafür liegt beim Arbeitgebenden und kann manuell oder elektronisch durch die Prüfung der Einzelbelege erfolgen. Halten sich Arbeitgebende nicht daran, drohen bei einer Steuerprüfung hohe Lohnsteuernachzahlungen.  

Unkompliziertes Verfahren sorgt für Transparenz

Die Hrmony GmbH hat sich als externer Dienstleister darauf spezialisiert, die Nutzung der digitalen Essensmarken für Mitarbeitende und Unternehmen möglichst komfortabel zu gestalten. Hrmony Geschäftsführer Dennis Ortmann: „Die Mitarbeitenden haben freie Wahl, wo sie zum Essen gehen möchten. Sie fotografieren einfach den Beleg für das Essen mit dem Smartphone und schicken das Bild an Hrmony. Unsere geschulten Mitarbeitenden prüfen jeden Beleg nach einem Katalog, den wir mit den Finanzbehörden abgestimmt haben.“ Im Hintergrund führt der Dienstleister für jeden einzelnen Mitarbeitenden ein Konto mit dem monatlichen Budget. Die Lohnbuchhaltung des Arbeitgebenden erhält einmal pro Monat einen Datensatz für die Erfassung der Essenszuschüsse in der Lohnabrechnung. Pro Mitarbeiter:in und Monat kostet das im Schnitt neun Euro.

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Finanzbehörden reagieren positiv

In Zusammenarbeit mit einer deutschlandweit tätigen Kanzlei stellt die Hrmony GmbH für alle neuen Kund:innen Lohnsteuer-Anrufungsauskünfte beim zuständigen Finanzamt. „Diese Anfragen fallen durchweg positiv aus, denn alle Eckpunkte unseres Systems entsprechen den Anforderungen – die externe und interne Tax Compliance wird optimal eingehalten“, so Dennis Ortmann.

Über Hrmony

Die Hrmony GmbH mit Sitz in Berlin ist Anbieter von digitalen Arbeitgeberzuschüssen für smartes Employer Branding. Die Aufgabe des Unternehmens liegt darin, steuerfreie Budgets von Arbeitnehmenden in Form von Essensmarken digital zu verwalten und sie jederzeit und intuitiv per Smartphone abrufbar zu machen. Damit trägt Hrmony zum smartem Employer Branding, der Mitarbeitermotivation sowie wirksamer Lohnoptimierung bei. In Sachen Compliance sichert Hrmony eine branchenweit einzigartige, individuelle Belegprüfung.
Seit der Gründung 2015 im Ruhrgebiet und dem Umzug nach Berlin wächst das Unternehmen stetig. Das Team besteht aus 35 Mitarbeitenden in den Bereichen Sales, Product, Operations, Development, Business Development und HR. Vom Hauptsitz in Berlin und einem Zweitsitz bei Ulm aus betreut das Unternehmen deutschlandweit Kund:innen, deren Mitarbeitenden sowie ein wachsendes Netzwerk aus Partner-Unternehmen, Entgeltoptimierern und Steuerberatern bei der Nutzung des Hrmony-Services. Seit dem 1.12.2018 ist die Firma Hrmony in Süddeutschland mit einer Vertriebsniederlassung in Biberach/Riß vertreten.


Pressekontakt:    

Hrmony GmbH
Dennis Ortmann (Geschäftsführer)
Alexandrinenstraße 2-3
10969 Berlin
Telefon: 0800 724 1300

hallo@hrmony.de
www.hrmony.de


Saupe Communication GmbH

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Industriestrasse 36 - 38
88441 Mittelbiberach
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