• Essenszuschuss bis zu 7,50 € pro Arbeitstag steuerfrei nutzen: Der Essenszuschuss kombiniert den amtlichen Sachbezugswert von 4,40 € mit einem steuerfreien Zuschuss von 3,10 €. Mitarbeitende profitieren von einem Gehaltsplus bis zu 112,50 € pro Monat.
• Rahmenbedingungen für den Essenszuschuss beachten: Der Zuschuss muss zusätzlich zum Gehalt gewährt werden, darf nicht bar ausgezahlt werden und gilt nur an tatsächlichen Arbeitstagen mit Belegnachweis.
• Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeitende: Beschäftigte sparen bares Geld beim Mittagessen, während Unternehmen durch den Essenszuschuss Lohnnebenkosten senken und von einer starken Arbeitgebermarke profitieren.
• Digitaler Essenszuschuss als moderne Lösung: Digitale Plattformen wie Hrmony machen den Essenszuschuss besonders flexibel. Belege werden automatisch geprüft, die Verwaltung mit wenigen Klicks und Mitarbeitende können den Essenszuschuss überall einlösen – ob im Restaurant, Supermarkt oder Imbiss.
Ob morgendlicher Kaffee, ein gesundes Mittagessen oder ein Snack am Nachmittag – Essen ist ein fester Bestandteil des Arbeitstags. Und daher ein perfekter Moment für Arbeitgebende, um mehr Wertschätzung zu zeigen. Der Essenszuschuss ist einer der beliebtesten steuerbegünstigten Arbeitgeberleistungen in Deutschland, da er die Mitarbeiterzufriedenheit steigert und gleichzeitig die Lohnnebenkosten optimiert. In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Essenszuschuss funktioniert, wie Unternehmen ihn umsetzen können und welche steuerlichen Rahmenbedingungen zu beachten sind.
Ein Essenszuschuss ist ein Mitarbeitervorteil, der es Arbeitgebenden ermöglicht, die Mahlzeiten ihrer Angestellten steuerbegünstigt oder steuerfrei zu bezuschussen. Verpflegungszuschüsse können unterschiedlich umgesetzt werden, zum Beispiel über unternehmensinterne Kantinen oder durch extern erworbene Restaurantschecks oder digitale Essensmarken.
Dieser Benefit ist aus gutem Grund beliebt: Er lässt sich rechtssicher und unkompliziert in die bestehende Gehaltsstruktur integrieren. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Arbeitgebende die geltenden steuerlichen Rahmenbedingungen einhalten. Denn nur so bleibt der Essenszuschuss wirklich steuerfrei und führt zu finanziellen Vorteilen für Unternehmen und Mitarbeitende.
Die rechtliche Basis für den Essenszuschuss ist klar in den Lohnsteuerrichtlinien (LStR) in R.8.1 Absatz 7 geregelt. Grundlage für die steuerliche Behandlung des Essenszuschusses ist der amtliche Sachbezugswert. Dieser wird jährlich vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) neu festgelegt und regelt, wie hoch ein arbeitgeberfinanzierter Essenszuschuss maximal ausfallen darf, um steuerbegünstigt zu bleiben.
Im Jahr 2025 beträgt der Sachbezugswert für ein Mittagessen 4,40 € pro Arbeitstag. Arbeitgebende dürfen diesen Betrag zuzüglich eines steuerfreien Zuschusses von bis zu 3,10 € gewähren – also insgesamt 7,50 € pro Tag.
Ob der Sachbezugswert von 4,40 € pauschal versteuert werden muss oder ebenfalls steuerfrei bleibt, hängt vom Eigenanteil des Mitarbeitenden ab:
Damit der Essenszuschuss steuerfrei bleibt, ist also die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben entscheidend – sowohl bei der Belegprüfung als auch beim Nachweis. Im Gegensatz zu den traditionellen Essensmarken aus Papier, helfen digitale Essensmarken dabei, die Steuer-Compliance zu wahren.
Damit der Essenszuschuss steuerfrei bleibt, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
In der Praxis wird der pauschal versteuerte Sachbezugswert dem Bruttolohn der Mitarbeitenden hinzugerechnet und gleichzeitig der steuerfreie Zuschuss als steuerfreie Leistung wieder abgezogen. Für Mitarbeitende bedeutet dies, dass ihr Nettoeinkommen unberührt bleibt, sie aber durch den Essenszuschuss einen realen, zusätzlichen Wert erhalten. Unternehmen profitieren dabei von der Möglichkeit, den Essenszuschuss steuerlich absetzen zu können, wodurch sie Lohnnebenkosten sparen und ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern.
Die Einführung eines Essenszuschusses birgt vielfältige Vorteile, die sich positiv auf Mitarbeitende wie auch auf das Unternehmen auswirken. Von der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Leistungsfähigkeit bis hin zur Optimierung der Arbeitgeberattraktivität – der Essenszuschuss ist ein Benefit mit messbarem Mehrwert.
Essenszuschüsse bieten den Arbeitnehmenden eine Vielzahl von Vorteilen, die ihre Arbeitszufriedenheit, Gesundheit und allgemeines Wohlbefinden verbessern können. Ein ausgewogenes Mittagessen trägt maßgeblich zur Employee Experience bei. Hier sind die wichtigsten Vorteile für Angestellte auf einen Blick:
Für Arbeitgebende bietet der Essenszuschuss gleich mehrere Vorteile: Er ist kosteneffizient, steuerlich attraktiv und einfach umzusetzen. Gleichzeitig wirkt er sich positiv auf die Zufriedenheit und Motivation im Team aus. Eine aktuelle Studie von Roland Berger zeigt: Die Mitarbeiterverpflegung gehört zu den Benefits, die Mitarbeitende am stärksten schätzen. In diesem Abschnitt werden wir uns genauer mit den Vorteilen von Essenszuschüssen für Arbeitgebende befassen und zeigen, wie sie von der Bereitstellung dieser Zusatzleistung profitieren können:
Unternehmensinterne Essenszuschüsse werden direkt vom Arbeitgebenden angeboten und ermöglichen den Mitarbeitenden, Mahlzeiten in Cafeterias, Kantinen oder Restaurants vor Ort zu einem reduzierten Preis oder sogar kostenlos zu erhalten. Dieses Modell wird von einigen großen Unternehmen wie Google und Microsoft erfolgreich praktiziert.
Nur 0,5 % der deutschen Unternehmen betreiben Kantinen. Die Einrichtung einer internen Kantine oder eines Restaurants bietet den Mitarbeitenden den Vorteil, dass sie eine große Auswahl an Mahlzeiten haben, die speziell auf ihre Bedürfnisse und Vorlieben zugeschnitten sind. Die Vorteile liegen auf der Hand: Zeitersparnis, vergünstigte Mahlzeiten und ein sozialer Treffpunkt für Mitarbeitende. Doch damit sich eine Kantine lohnt, braucht es Raum, ansprechende Menüs und Gäste. Deshalb sind Kantinen vor allem für Konzerne und Unternehmen interessant, bei denen ein Großteil der Belegschaft anwesend ist.
Steckbrief Essenszuschuss Kantine:
• Rechtliche Grundlage: § 8 Abs. 2 EStG; § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG; R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 LStR
• Netto-Mehrwert: abhängig vom Einzelfall
• Steuerliche Bewertung: pauschal versteuert oder steuerfrei
• Bereitstellung: Zusätzlich zum Gehalt
In den firmeneigenen Cafeterias werden gesunde und abwechslungsreiche Mahlzeiten kostenlos oder zu einem symbolischen Preis angeboten. Dies fördert nicht nur die Gesundheit der Mitarbeitenden, sondern auch die soziale Interaktion und das Teambuilding am Arbeitsplatz. Cafeterien unterliegen der gleichen steuerrechtlichen Grundlage wie unternehmensinterne Kantinen. Für die Steuererleichterung müssen sie intern betrieben werden, allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen und Mahlzeiten arbeitstäglich anbieten.
Stellen Arbeitgebende ihrer Belegschaft zum Verzehr am Arbeitsplatz während ihrer Tätigkeit Lebensmittel zur Verfügung, so zählen diese nicht zu lohnsteuerpflichtigen Aufmerksamkeiten. Kaffee, Tee, Wasser, Pralinen, Gebäck und Obst sollen lediglich das Betriebsklima, die Aufmerksamkeit und Konzentrationsfähigkeit fördern und dienen nicht zur Vergütung der Belegschaft
Steckbrief Obstkorb, Snacks und Aufmerksamkeiten:
• Rechtliche Grundlage: R 19.6 Abs. 2 Satz 1 LStR
• Netto-Mehrwert: nicht messbar
• Steuerliche Bewertung: Nicht lohnsteuerpflichtig
• Bereitstellung: Zusätzlich zum Gehalt
Eine einfache, verwaltungsarme und rechtssichere Variante ist Essenszuschüsse über spezialisierte Benefit-Anbieter wie Hrmony anzubieten. Dabei muss man zwischen dem digitalen und analogen Essenszuschuss unterscheiden.
Manche Unternehmen bieten den Verpflegungszuschuss über fremd bewirtschaftete Restaurants oder Kantinen an. Dies ist jedoch mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden.
Analoge Essenszuschüsse in Form von Papieressensmarken oder Restaurantschecks haben eine lange Tradition: In Deutschland gibt es sie seit ca. 60 Jahren. Im Vergleich zu digitalen Essensmarken müssen Essensmarken aus Papier sind sie allerdings aufwändiger in der Verwaltung, denn sie müssen vorab bestellt und an Mitarbeitende verteilt werden. Um nicht auf den Kosten für die bereits vorab gezahlten und nicht eingelösten Essensgutscheine sitzen zu bleiben, müssen diese außerdem eingesammelt und zurückgeschickt werden. Im Gegensatz zum digitalen Essenszuschuss ist die Einlösung immer an bestimmte Akzeptanzstellen gebunden.
Steckbrief Papieressensmarken oder Restaurantchecks:
• Rechtliche Grundlage: § 8 Abs. 2 EStG; § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG; R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR; BMF-Schreiben v. 18.01.2019, BStBl 2019 I S. 66
• Netto-Mehrwert: bis zu 112,50 €/Monat (15 Tage zu 7,50 €)
• Steuerliche Bewertung:
» Der Sachbezugswert i.H.v. 4,40 € pro Tag wird mit 25 % pauschal versteuert
» Der steuerfreie Teil beträgt 3,10 € pro Tag
• Besonderheit: Der Sachbezugswert wird jährlich neu angepasst wird
• Bereitstellung: Zusätzlich zum Gehalt, Gehaltsumwandlung
Ein digitaler Essenszuschuss ist eine moderne Form der Essensmarke aus Papier, bei dem Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden einen bestimmten Betrag zur Verfügung stellen, der ausschließlich für den Kauf von Mahlzeiten verwendet werden kann. Im Gegensatz zu herkömmlichen Essensmarken, die in Papierform ausgegeben werden, erfolgt die Bereitstellung des digitalen Essenszuschusses über eine mobile App oder eine digitale Plattform. So können Mitarbeitende flexibel und ortsunabhängig ihr Mittagessen in Restaurants, Supermärkten und Lieferdiensten erwerben. Einzige Voraussetzung für die Erstattung ist die Ausgabe eines Kassenbelegs.
Steckbrief Digitale Essensmarken:
• Rechtliche Grundlage: § 8 Abs. 2 EStG; § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG; R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR; BMF-
Schreiben v. 18.01.2019, BStBl 2019 I S. 66
• Netto-Mehrwert: Bis zu 112,50 € pro Monat
• Steuerliche Bewertung: steuer- und sozialversicherungsfrei
• Besonderheit: Der Netto-Mehrwert wird durch den Sachbezugswert festgelegt, der jährlich neu angepasst wird
• Bereitstellung: Zusätzlich zum Gehalt, Gehaltsumwandlung
Hrmony bietet eine digitale Lösung, die Vorteile sowohl für Arbeitgebende als auch Mitarbeitende bereithält. Der Essenszuschuss von Hrmony zeichnet sich durch maximale Flexibilität aus,da er nicht an Akzeptanzstellen gebunden ist. Die Umsetzung ist denkbar einfach: Mitarbeitende reichen ihre Essensbelege digital über die Benefit-App ein, und Hrmony übernimmt die vollständige Prüfung sowie die rechtssichere Abwicklung, was den Verwaltungsaufwand für Unternehmen erheblich minimiert. So wird der Essenszuschuss zu einem effizienten Instrument der Nettolohnoptimierung und Mitarbeiterbindung.
Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen – besonders, wenn es um flexible Benefits wie den Essenszuschuss geht. Die digitale Lösung von Hrmony passt sich unterschiedlichen Arbeitsrealitäten an und funktioniert da, wo klassische Modelle an ihre Grenzen stoßen.
Unternehmen können den Essenszuschuss auch im Rahmen einer Gehaltsumwandlung einführen. Dabei verzichten Mitarbeitende freiwillig auf einen Teil ihres Bruttogehalts – beispielsweise aus einer regulären Lohnzahlung oder aus Sonderzahlungen wie dem 13. Gehalt oder Bonuszahlungen. Dieser umgewandelte Betrag wird dann nicht als Barlohn ausgezahlt, sondern als steuerbegünstigter Sachbezug in Form des Essenszuschusses gewährt.
Die Umwandlung ist attraktiv, da sie für Mitarbeitende mehr Netto bedeutet, als wenn der gleiche Betrag als Barlohn ausgezahlt worden wäre (aufgrund der Steuer- und Sozialversicherungsersparnis). Für Arbeitgebende ist dies eine Möglichkeit, die Lohnnebenkosten zu optimieren, da auf den umgewandelten Betrag in der Regel keine oder reduzierte Sozialabgaben anfallen.
Wichtig ist auch hier die korrekte Dokumentation und die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen, insbesondere der Sachbezugswerte und Freigrenzen, um die steuerliche Begünstigung zu gewährleisten.
Auch der Hrmony Essenszuschuss lässt sich über eine Entgeltumwandlung einführen – und das komplett kostenneutral für Unternehmen. Das Ergebnis: ein monatlicher Netto-Vorteil von bis zu 54 €, was jährlich über 640 € mehr Nettoeinkommen bedeutet – ganz ohne zusätzliche Kosten für das Unternehmen.
Dieses Modell ist besonders attraktiv in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten, da es Unternehmen ermöglicht, die Mitarbeitermotivation und -bindung zu stärken, ohne das Budget zu belasten.
Zusammenfassend lässt sich festhalten: Der Essenszuschuss ist ein moderner und strategischer Benefit, der sowohl für Mitarbeitende als auch für Unternehmen erhebliche Vorteile bietet. Er steigert das Wohlbefinden, die Gesundheit und die Leistungsfähigkeit der Belegschaft und trägt maßgeblich zu einer positiven Unternehmenskultur bei. Für Arbeitgebende ist er ein effektives Instrument, um die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen, Talente zu binden und gleichzeitig die Lohnnebenkosten zu optimieren. In einer zunehmend dynamischen Arbeitswelt stellen digitale Lösungen wie der Essenszuschuss von Hrmony eine effiziente und rechtskonforme Möglichkeit dar, diese Win-Win-Situation einfach und unkompliziert zu realisieren.
Roland beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Trends, Entwicklungen und Themen aus der HR Welt. Er widmet sich dabei primär den Bereichen Employee Engagement, DEI, Employee Wellbeing und Employee Experience.
