Essenszuschuss: Steuerfreier Benefit für Mitarbeitende und Arbeitgeber

Was ist ein Essenszuschuss?

Ein Essenszuschuss ist ein Mitarbeitervorteil, der es Arbeitgebenden ermöglicht, die Mahlzeiten ihrer Angestellten steuerbegünstigt oder steuerfrei zu bezuschussen. Verpflegungszuschüsse können unterschiedlich umgesetzt werden, zum Beispiel über unternehmensinterne Kantinen oder durch extern erworbene Restaurantschecks oder digitale Essensmarken.

Dieser Benefit ist aus gutem Grund beliebt: Er lässt sich rechtssicher und unkompliziert in die bestehende Gehaltsstruktur integrieren. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Arbeitgebende die geltenden steuerlichen Rahmenbedingungen einhalten. Denn nur so bleibt der Essenszuschuss wirklich steuerfrei und führt zu finanziellen Vorteilen für Unternehmen und Mitarbeitende.

Gesetzliche Grundlagen & steuerliche Grenzen

Die rechtliche Basis für den Essenszuschuss ist klar in den Lohnsteuerrichtlinien (LStR) in R.8.1 Absatz 7 geregelt. Grundlage für die steuerliche Behandlung des Essenszuschusses ist der amtliche Sachbezugswert. Dieser wird jährlich vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) neu festgelegt und regelt, wie hoch ein arbeitgeberfinanzierter Essenszuschuss maximal ausfallen darf, um steuerbegünstigt zu bleiben.

Im Jahr 2025 beträgt der Sachbezugswert für ein Mittagessen 4,40 € pro Arbeitstag. Arbeitgebende dürfen diesen Betrag zuzüglich eines steuerfreien Zuschusses von bis zu 3,10 € gewähren – also insgesamt 7,50 € pro Tag.

Ob der Sachbezugswert von 4,40 € pauschal versteuert werden muss oder ebenfalls steuerfrei bleibt, hängt vom Eigenanteil des Mitarbeitenden ab:

• Regelfall: Leistet der Mitarbeiter keinen oder einen geringeren Eigenanteil als den Sachbezugswert, muss der Arbeitgeber den Sachbezugswert von 4,40 € pauschal mit 25 % versteuern.
• Sonderfall (komplett steuerfrei für Arbeitgeber): Zahlt der Mitarbeiter für seine Mahlzeit so viel, dass sein Eigenanteil mindestens dem Sachbezugswert von 4,40 € entspricht, dann kann der gesamte Zuschuss von 7,50 € für den Arbeitgeber steuerfrei bleiben.

Damit der Essenszuschuss steuerfrei bleibt, ist also die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben entscheidend – sowohl bei der Belegprüfung als auch beim Nachweis. Im Gegensatz zu den traditionellen Essensmarken aus Papier, helfen digitale Essensmarken dabei, die Steuer-Compliance zu wahren.

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit

Damit der Essenszuschuss steuerfrei bleibt, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Keine Auszahlung als Barlohn: Der Essenszuschuss darf nicht bar ausgezahlt werden. Stattdessen müssen Essensmarken in Papierform, digitale Gutscheine oder Beleg-Erstattungen genutzt werden.
  
• Ein Zuschuss pro Arbeitstag: Pro tatsächlich geleistetem Arbeitstag darf lediglich ein einziger Essenszuschuss gewährt werden. Demnach erhalten Mitarbeitende unabhängig von der Anzahl der Mahlzeiten oder der Dauer ihrer Arbeitszeit an einem Tag, nur einen einzigen Zuschuss.
• Zusätzlichkeitserfordernis: Der Essenszuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Das bedeutet, er darf nicht anstelle einer Gehaltserhöhung oder als Umwandlung von bestehendem Barlohn erfolgen (außer bei einer explizit vereinbarten Gehaltsumwandlung, die eigenen Regeln folgt). Ziel ist es, dem Mitarbeitenden einen echten Netto-Vorteil zusätzlich zum regulären Gehalt zu verschaffen.
• Arbeitstägliche Berechtigung: Ein Essenszuschuss wird ausschließlich an Tagen gewährt, an denen die Mitarbeitende tatsächlich gearbeitet heben. Tage, an denen kein Arbeitseinsatz erfolgt, wie beispielsweise Urlaubs- oder Krankheitstage, sind von der Zuschussregelung ausgeschlossen. Es ist somit unabdingbar, dass eine tatsächliche Arbeitsleistung erbracht wurde, um den Anspruch auf einen Essenszuschuss zu begründen.
• Keine Kumulierung: Die Regelung sieht keine Möglichkeit zur Kumulierung von Zuschüssen vor. Sollte ein Mitarbeiter beispielsweise an einem Tag Überstunden leisten oder in mehreren Schichten arbeiten, bleibt es bei dem einen Zuschuss pro Arbeitstag. Dies stellt sicher, dass die Essenszuschussregelung transparent und für alle einheitlich angewendet wird.
• Nachweispflicht: Mitarbeitende müssen die Ausgaben für die Mahlzeiten nachweisen können, z.B. durch Kassenbelege, Rechnungen oder Quittungen. Diese Nachweispflicht dient dazu, die korrekte Anwendung der Essenszuschussregelung sicherzustellen und Missverständnisse zu vermeiden.
  
• Eigenanteil Mitarbeitende und Höhe der tatsächlichen Kosten: Die tatsächlichen Ausgaben für die Mahlzeit müssen den amtlichen Sachbezugswert (im Jahr 2025: 4,40 €) übersteigen. Kostet die Mahlzeit insgesamt weniger als der Sachbezugswert plus Arbeitgeberzuschuss, ist der steuerliche Vorteil gefährdet. Beispiel: Zahlt der Angestellte Lukas 11,90 € für seine Mahlzeit und erhält 7,50 € Zuschuss, beträgt ihr Eigenanteil 4,40 € (11,90 € - 7,50 €). Da dieser Eigenanteil den Sachbezugswert von 4,40 € erreicht, bleibt der gesamte Zuschuss von 7,50 € (4,40 € Sachbezugswert + 3,10 € Zuschuss) für den Arbeitgebenden steuerfrei. Kostet die Mahlzeit insgesamt weniger als der Sachbezugswert plus Arbeitgeberzuschuss, oder trägt der Mitarbeitende nicht mindestens den Sachbezugswert selbst, ist der steuerliche Vorteil gefährdet.
  
• Zweckgebundenheit: Die Zahlungen müssen zweckgebunden dokumentiert und korrekt im Lohnkonto nachgewiesen werden.

Steuerliche Abwicklung & Lohnabrechnung

In der Praxis wird der pauschal versteuerte Sachbezugswert dem Bruttolohn der Mitarbeitenden hinzugerechnet und gleichzeitig der steuerfreie Zuschuss als steuerfreie Leistung wieder abgezogen. Für Mitarbeitende bedeutet dies, dass ihr Nettoeinkommen unberührt bleibt, sie aber durch den Essenszuschuss einen realen, zusätzlichen Wert erhalten. Unternehmen profitieren dabei von der Möglichkeit, den Essenszuschuss steuerlich absetzen zu können, wodurch sie Lohnnebenkosten sparen und ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern.

Vorteile eines Essenszuschusses

Die Einführung eines Essenszuschusses birgt vielfältige Vorteile, die sich positiv auf Mitarbeitende wie auch auf das Unternehmen auswirken. Von der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Leistungsfähigkeit bis hin zur Optimierung der Arbeitgeberattraktivität – der Essenszuschuss ist ein Benefit mit messbarem Mehrwert.

Die Vorteile eines Essenszuschusses für Mitarbeitende

Essenszuschüsse bieten den Arbeitnehmenden eine Vielzahl von Vorteilen, die ihre Arbeitszufriedenheit, Gesundheit und allgemeines Wohlbefinden verbessern können. Ein ausgewogenes Mittagessen trägt maßgeblich zur Employee Experience bei. Hier sind die wichtigsten Vorteile für Angestellte auf einen Blick:

• Leistungsfähigkeit: Eine ausgewogene Ernährung spielt eine wichtige Rolle für das allgemeine Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit der Arbeitnehmenden. Essenszuschüsse ermöglichen Mitarbeitenden, gesunde Mahlzeiten ohne zusätzlichen Stress oder Zeitdruck einzunehmen. Dies erleichtert den Zugang zu qualitativ hochwertigen Mahlzeiten, trägt zur Verbesserung der Work-Life-Balance bei und kann durch bessere Konzentration und Stressreduzierung auch die Produktivität steigern.

• Gesundheit: Gesunde Mahlzeiten liefern die notwendigen Nährstoffe und Energie, um die Leistungsfähigkeit am Arbeitsplatz zu steigern. Sie können auch dazu beitragen, das Immunsystem zu stärken und das Risiko von ernährungsbedingten Krankheiten zu verringern. Durch die Förderung einer gesunden Ernährung trägt ein Essenszuschuss somit zur langfristigen Gesundheit der Arbeitnehmenden bei.
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• Teambuilding: Ein Essenszuschuss fördert auch die soziale Interaktion und das Teambuilding unter den Mitarbeitenden. Gemeinsame Mahlzeiten bieten die Möglichkeit, sich außerhalb der Arbeitsumgebung zu treffen und miteinander in Kontakt zu treten. Durch den Austausch von Ideen und Erfahrungen während der Mahlzeiten können die Mitarbeitenden voneinander lernen und sich gegenseitig unterstützen.
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• Gehaltsextra: Ein Essenszuschuss ist zudem ein zusätzlicher finanzieller Vorteil für Arbeitnehmende und zeigt ihnen, dass ihr Unternehmen mehr bieten möchte. Ein subventioniertes Mittagessen entlastet das Haushaltsbudget und trägt zum Wohlbefinden bei. Gerade in Zeiten steigender Lebensmittelpreise wird der Zuschuss zur echten Wertschätzung.

Die Vorteile eines Essenszuschusses für Arbeitgebende

Für Arbeitgebende bietet der Essenszuschuss gleich mehrere Vorteile: Er ist kosteneffizient, steuerlich attraktiv und einfach umzusetzen. Gleichzeitig wirkt er sich positiv auf die Zufriedenheit und Motivation im Team aus. Eine aktuelle Studie von Roland Berger zeigt: Die Mitarbeiterverpflegung gehört zu den Benefits, die Mitarbeitende am stärksten schätzen. In diesem Abschnitt werden wir uns genauer mit den Vorteilen von Essenszuschüssen für Arbeitgebende befassen und zeigen, wie sie von der Bereitstellung dieser Zusatzleistung profitieren können:

• Arbeitgeberattraktivität: In einer wettbewerbsorientierten Arbeitswelt ist es wichtig, als attraktiver Arbeitsplatz wahrgenommen zu werden. Ein Essenszuschuss kann ein zusätzlicher Anreiz sein, um talentierte Fachkräfte anzulocken und sich von anderen Unternehmen abzuheben.
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• Mitarbeiterbindung: Durch die Bereitstellung eines Essenszuschusses können Arbeitgebende die Mitarbeiterbindung stärken. Zufriedene Mitarbeitende sind eher geneigt, dem Unternehmen treu zu bleiben und ihre Karriere langfristig zu planen.
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• Unternehmenskultur: Die Schaffung einer gesunden Unternehmenskultur kann sich positiv auf das Arbeitsklima auswirken und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden fördern. Ein positives Arbeitsumfeld kann dazu beitragen, die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern.
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• Produktivität: Essenszuschüsse können auch zu einer Produktivitätssteigerung führen. Indem den Mitarbeitenden der Zugang zu gesunden Mahlzeiten erleichtert wird, können diese ihren Energielevel steigern und ihre Konzentrationsfähigkeit verbessern.

• Kostenoptimierung: Der Essenszuschuss ermöglicht eine effiziente Senkung der Lohnnebenkosten und die Einsparung von Steuern. Er stellt eine attraktive Möglichkeit dar, Budgets optimal einzusetzen.

Umsetzung: Unternehmensinterne Essenszuschüsse

Unternehmensinterne Essenszuschüsse werden direkt vom Arbeitgebenden angeboten und ermöglichen den Mitarbeitenden, Mahlzeiten in Cafeterias, Kantinen oder Restaurants vor Ort zu einem reduzierten Preis oder sogar kostenlos zu erhalten. Dieses Modell wird von einigen großen Unternehmen wie Google und Microsoft erfolgreich praktiziert.

Unternehmensinterne Kantine

Nur 0,5 % der deutschen Unternehmen betreiben Kantinen. Die Einrichtung einer internen Kantine oder eines Restaurants bietet den Mitarbeitenden den Vorteil, dass sie eine große Auswahl an Mahlzeiten haben, die speziell auf ihre Bedürfnisse und Vorlieben zugeschnitten sind. Die Vorteile liegen auf der Hand: Zeitersparnis, vergünstigte Mahlzeiten und ein sozialer Treffpunkt für Mitarbeitende. Doch damit sich eine Kantine lohnt, braucht es Raum, ansprechende Menüs und Gäste. Deshalb sind Kantinen vor allem für Konzerne und Unternehmen interessant, bei denen ein Großteil der Belegschaft anwesend ist. 

Steckbrief Essenszuschuss Kantine:

• Rechtliche Grundlage: § 8 Abs. 2 EStG; § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG; R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 LStR

• Netto-Mehrwert: abhängig vom Einzelfall

• Steuerliche Bewertung: pauschal versteuert oder steuerfrei

• Bereitstellung: Zusätzlich zum Gehalt

Cafeteria

In den firmeneigenen Cafeterias werden gesunde und abwechslungsreiche Mahlzeiten kostenlos oder zu einem symbolischen Preis angeboten. Dies fördert nicht nur die Gesundheit der Mitarbeitenden, sondern auch die soziale Interaktion und das Teambuilding am Arbeitsplatz. Cafeterien unterliegen der gleichen steuerrechtlichen Grundlage wie unternehmensinterne Kantinen. Für die Steuererleichterung müssen sie intern betrieben werden, allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen und Mahlzeiten arbeitstäglich anbieten.

Weitere Verpflegungsleistungen: Obstkorb, Snacks und Aufmerksamkeiten

Stellen Arbeitgebende ihrer Belegschaft zum Verzehr am Arbeitsplatz während ihrer Tätigkeit Lebensmittel zur Verfügung, so zählen diese nicht zu lohnsteuerpflichtigen Aufmerksamkeiten. Kaffee, Tee, Wasser, Pralinen, Gebäck und Obst 

sollen lediglich das Betriebsklima, die Aufmerksamkeit und Konzentrationsfähigkeit fördern und dienen nicht zur Vergütung der Belegschaft

Steckbrief Obstkorb, Snacks und Aufmerksamkeiten:

• Rechtliche Grundlage: R 19.6 Abs. 2 Satz 1 LStR

• Netto-Mehrwert: nicht messbar

• Steuerliche Bewertung: Nicht lohnsteuerpflichtig

• Bereitstellung: Zusätzlich zum Gehalt

Umsetzung: Externe Lösungen für den Essenszuschuss

Eine einfache, verwaltungsarme und rechtssichere Variante ist Essenszuschüsse über spezialisierte Benefit-Anbieter wie Hrmony anzubieten. Dabei muss man zwischen dem digitalen und analogen Essenszuschuss unterscheiden.

Fremde Kantinen oder Restaurants

Manche Unternehmen bieten den Verpflegungszuschuss über fremd bewirtschaftete Restaurants oder Kantinen an. Dies ist jedoch mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden. 

Papieressensmarken und Restaurantchecks

Analoge Essenszuschüsse in Form von Papieressensmarken oder Restaurantschecks haben eine lange Tradition: In Deutschland gibt es sie seit ca. 60 Jahren. Im Vergleich zu digitalen Essensmarken müssen Essensmarken aus Papier sind sie allerdings aufwändiger in der Verwaltung, denn sie müssen vorab bestellt und an Mitarbeitende verteilt werden. Um nicht auf den Kosten für die bereits vorab gezahlten und nicht eingelösten Essensgutscheine sitzen zu bleiben, müssen diese außerdem eingesammelt und zurückgeschickt werden. Im Gegensatz zum digitalen Essenszuschuss ist die Einlösung immer an bestimmte Akzeptanzstellen gebunden. 

Steckbrief Papieressensmarken oder Restaurantchecks:

• Rechtliche Grundlage: § 8 Abs. 2 EStG; § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG; R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR; BMF-Schreiben v. 18.01.2019, BStBl 2019 I S. 66

• Netto-Mehrwert: bis zu 112,50 €/Monat (15 Tage zu 7,50 €)

• Steuerliche Bewertung: 

» Der Sachbezugswert i.H.v. 4,40 € pro Tag wird mit 25 % pauschal versteuert

» Der steuerfreie Teil beträgt 3,10 € pro Tag

• Besonderheit: Der Sachbezugswert wird jährlich neu angepasst wird

• Bereitstellung: Zusätzlich zum Gehalt, Gehaltsumwandlung

Digitale Essensmarken

Ein digitaler Essenszuschuss ist eine moderne Form der Essensmarke aus Papier, bei dem Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden einen bestimmten Betrag zur Verfügung stellen, der ausschließlich für den Kauf von Mahlzeiten verwendet werden kann. Im Gegensatz zu herkömmlichen Essensmarken, die in Papierform ausgegeben werden, erfolgt die Bereitstellung des digitalen Essenszuschusses über eine mobile App oder eine digitale Plattform. So können Mitarbeitende flexibel und ortsunabhängig ihr Mittagessen in Restaurants, Supermärkten und Lieferdiensten erwerben. Einzige Voraussetzung für die Erstattung ist die Ausgabe eines Kassenbelegs.

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Steckbrief Digitale Essensmarken:

• Rechtliche Grundlage: § 8 Abs. 2 EStG; § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG; R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR; BMF-

Schreiben v. 18.01.2019, BStBl 2019 I S. 66

• Netto-Mehrwert: Bis zu 112,50 € pro Monat

• Steuerliche Bewertung: steuer- und sozialversicherungsfrei

• Besonderheit: Der Netto-Mehrwert wird durch den Sachbezugswert festgelegt, der jährlich neu angepasst wird

• Bereitstellung: Zusätzlich zum Gehalt, Gehaltsumwandlung

Branchenspezifische Lösungen für den digitalen Essenszuschuss

Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen – besonders, wenn es um flexible Benefits wie den Essenszuschuss geht. Die digitale Lösung von Hrmony passt sich unterschiedlichen Arbeitsrealitäten an und funktioniert da, wo klassische Modelle an ihre Grenzen stoßen.

Öffentlicher Dienst

• Herausforderungen: Aufwendige Verwaltung, strenge Vorschriften und dezentrale Teams machen einheitliche Verpflegungslösungen oft schwer umsetzbar.
• Lösung: Digitale Essensmarken mit automatischer Belegprüfung senken den Verwaltungsaufwand und erfüllen alle Compliance-Vorgaben. Die flexible Nutzung an verschiedenen Standorten unterstützt mobile Beschäftigte.

Start-ups & KMU

• Herausforderungen: Wenig HR-Kapazitäten, keine Kantine und der Wunsch, Benefits schnell und einfach bereitzustellen.
• Lösung: Die digitale Lösung ist in wenigen Minuten einsatzbereit und spart Verwaltungsaufwand. Sie spart Ressourcen und stärkt die Arbeitgebermarke – ideal für kleine, agile Unternehmen.

Produktion & Logistik

• Herausforderungen: Schichtarbeit, abgelegene Standorte, kurze Pausen und kaum Verpflegungsangebote vor Ort.
• Lösung: Der digitale Essenszuschuss kann überall genutzt werden – ob Supermarkt, Imbiss oder Lieferdienst. Mitarbeitende bleiben versorgt, egal wann und wo sie arbeiten.

Pflege & Gesundheit

• Herausforderungen: Zeitdruck, unregelmäßige Dienste und wechselnde Einsatzorte.
• Lösung: Mitarbeitende können den Zuschuss direkt auf dem Weg zum nächsten Patienten oder in einer kurzen Pause nutzen, indem sie Belege von schnell zugänglichen Supermärkten, Bäckereien oder Imbissen einreichen. Dies unterstützt sie dabei, sich auch im anspruchsvollen Arbeitsalltag gesund und ausreichend zu ernähren, ohne zusätzlichen Aufwand

Einzelhandel & Gastronomie

• Herausforderungen: Schichtarbeit, saisonale Schwankungen, hohe Fluktuation und enge Margen gehören zum Alltag. Viele Beschäftigte haben keine klassische Mittagspause, sondern essen flexibel und oft zwischendurch. Das macht die Umsetzung klassischer Verpflegungslösungen schwierig.
• Lösung: Der digitale Essenszuschuss ist eine einfache Möglichkeit, Mitarbeitende wertzuschätzen – auch bei kleinem Budget. Er lässt sich flexibel einsetzen – z. B. in umliegenden Geschäften oder, unter bestimmten Voraussetzungen, sogar im eigenen Betrieb. Das passt perfekt zu den kurzen, spontanen Pausen und macht den Benefit besonders attraktiv für Teilzeitkräfte und Aushilfen. Gleichzeitig stärkt er die Bindung im Team – ein echter Vorteil in einem dynamischen Umfeld.

Essenszuschuss per Gehaltsumwandlung: Mehr Netto ohne Mehrkosten

Unternehmen können den Essenszuschuss auch im Rahmen einer Gehaltsumwandlung einführen. Dabei verzichten Mitarbeitende freiwillig auf einen Teil ihres Bruttogehalts – beispielsweise aus einer regulären Lohnzahlung oder aus Sonderzahlungen wie dem 13. Gehalt oder Bonuszahlungen. Dieser umgewandelte Betrag wird dann nicht als Barlohn ausgezahlt, sondern als steuerbegünstigter Sachbezug in Form des Essenszuschusses gewährt.

Die Umwandlung ist attraktiv, da sie für Mitarbeitende mehr Netto bedeutet, als wenn der gleiche Betrag als Barlohn ausgezahlt worden wäre (aufgrund der Steuer- und Sozialversicherungsersparnis). Für Arbeitgebende ist dies eine Möglichkeit, die Lohnnebenkosten zu optimieren, da auf den umgewandelten Betrag in der Regel keine oder reduzierte Sozialabgaben anfallen.

Wichtig ist auch hier die korrekte Dokumentation und die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen, insbesondere der Sachbezugswerte und Freigrenzen, um die steuerliche Begünstigung zu gewährleisten.

Auch der Hrmony Essenszuschuss lässt sich über eine Entgeltumwandlung einführen – und das komplett kostenneutral für Unternehmen. Das Ergebnis: ein monatlicher Netto-Vorteil von bis zu 54 €, was jährlich über 640 € mehr Nettoeinkommen bedeutet – ganz ohne zusätzliche Kosten für das Unternehmen.

Dieses Modell ist besonders attraktiv in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten, da es Unternehmen ermöglicht, die Mitarbeitermotivation und -bindung zu stärken, ohne das Budget zu belasten.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten: Der Essenszuschuss ist ein moderner und strategischer Benefit, der sowohl für Mitarbeitende als auch für Unternehmen erhebliche Vorteile bietet. Er steigert das Wohlbefinden, die Gesundheit und die Leistungsfähigkeit der Belegschaft und trägt maßgeblich zu einer positiven Unternehmenskultur bei. Für Arbeitgebende ist er ein effektives Instrument, um die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen, Talente zu binden und gleichzeitig die Lohnnebenkosten zu optimieren. In einer zunehmend dynamischen Arbeitswelt stellen digitale Lösungen wie der Essenszuschuss von Hrmony eine effiziente und rechtskonforme Möglichkeit dar, diese Win-Win-Situation einfach und unkompliziert zu realisieren.

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