Berlin, November 2018 – Digitale Essensmarken bieten Vorteile für Arbeitgebende und Arbeitnehmende gleichermaßen: Die Mitarbeitenden erhalten bis zu 600 Euro mehr Netto pro Jahr im Vergleich zu einer normalen Gehaltserhöhung im selben Umfang und können frei entscheiden, wo sie essen möchten. Die Unternehmen haben ein modernes und attraktives Instrument für zeitgemäße Benefits und tragen damit sinnvoll zum Employer Branding bei. Dabei sind die digitalen Essensmarken eine kostengünstige Möglichkeit, als Arbeitgeber:in finanzielle Anreize zu bieten, ohne Lohnnebenkosten zu bezahlen. Damit auch die Compliance verbessert wird, können die Belege bei externen Dienstleistern digital verwaltet und beleggenau geprüft werden. Diplom Betriebswirt (FH) und Diplom Wirtschaftsjurist (FH) Kay Müller beschäftigt sich seit fast zehn Jahren mit Arbeitgeberzusatzleistungen. Im Interview erklärt er, wie die digitalen Essensmarken funktionieren.
Statt kleiner, bunter Zettel gibt es nun auch digitale Essensmarken – wie werden die denn im Alltag eingesetzt, Herr Müller?
Die Mitarbeitenden gehen zum Essen in ein Restaurant, einen Imbiss oder einfach zum Bäcker um die Ecke. Den Beleg für das Essen fotografieren sie mit dem Smartphone und schicken das Bild an einen entsprechenden Dienstleister. Hier wird entweder jeder Beleg einzeln geprüft oder stichprobenartig kontrolliert. Für den einzelnen Mitarbeitenden wird ein Konto mit dem monatlichen Budget geführt. Die Lohnbuchhaltung erhält einmal pro Monat einen Datensatz für die Erfassung der Essenszuschüsse in der Lohnabrechnung. Die Daten können in die Lohnsoftware eingespielt und der entsprechende Betrag über die Lohnabrechnung an den Mitarbeitenden ausgezahlt werden.
Und wie sieht die steuerliche und rechtliche Seite der digitalen Essensmarken aus? Ist das so erlaubt?
Am 24. Februar 2016 wurde ein sogenanntes BMF-Schreiben (Anm. der Redaktion: BMF = Bundesministerium der Finanzen) veröffentlicht. Dieses war das Ergebnis einer Abstimmung auf Bund-Länder-Ebene und kann als Startschuss für die digitalen Essensmarken gesehen werden. In diesem Schreiben werden die Voraussetzungen genannt, unter denen die „Arbeitstäglichen Zuschüsse zu Mahlzeiten“ gewährt werden können. Ganz wichtig: Der Arbeitgebende muss nachweisen, dass der Arbeitnehmende tatsächlich eine Mahlzeit für seine Pause gekauft hat, dass es pro Arbeitstag nur eine Mahlzeit ist und dass der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt. Die Nachweispflicht des Arbeitgebenden kann anhand jedes einzelnen physischen Belegs erfüllt werden oder über ein elektronisches Verfahren eines Anbieters. Dieser übernimmt die Einzelbelegprüfung aller eingereichten Belege sowie die Haftung dafür – und damit sind wir bei der digitalen Essensmarke. Arbeitgebende können einen steuerfreien Zuschuss von 6,33 Euro pro Mahlzeit gewähren. Das ist für die Arbeitnehmenden eine steuerfreie Lohnzahlung. Für den Arbeitgebenden sinken die Lohnnebenkosten deutlich.