Ihre Erstattung des Verpflegungsmehraufwands bei einer Auswärtstätigkeit

So können Sie Ihren Mitarbeitenden während der Dienstreise mit einer Verpflegungspauschale unterstützen

Sollte Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin dienstlich unterwegs sein, können Sie die Reisekosten bezuschussen, indem Sie eine Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand zahlen. Da sich die Ermittlung der tatsächlichen beruflichen Reisekosten mitunter schwierig gestalten kann, haben Sie die Möglichkeit, sogenannte Verpflegungspauschalen in Höhe von 12 € oder 24 € steuerfrei zu erstatten. Erfahren Sie hier, was Sie bei der Erstattung des Verpflegungsmehraufwands beachten müssen.

So erstatten Sie den Verpflegungsmehraufwand der Reisekosten

Seit der Reisekostenreform 2014 sehen die Richtlinien für Reisekosten zwei Arten von Verpflegungspauschalen vor:

Sie können eine Verpflegungspauschale von 12 € auszahlen, wenn Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin mehr als 8 Stunden abwesend ist. Diese Pauschale gilt bei Dienstreisen auch am Anreisetag und Abreisetag, wenn diese eine Übernachtung erfordern.
Sollte Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin einen kompletten Kalendertag dienstbedingt abwesend sein, beträgt die Pauschale 24 €.
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Sonderfälle:
Unternimmt Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin eine Geschäftsreise mit einer Übernachtung, müssen die Zeiten der beiden Reisetage addiert werden. Liegt die Summe über 8 Stunden, können Sie ihm oder ihr die Verpflegungspauschale von 12 € für den Tag auszahlen, an dem er oder sie länger abwesend war.
Wenn Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin an einem Tag gleich mehrere Dienstreisen zu erledigen hat, können die Stunden der Abwesenheit addiert werden. Sollte er oder sie dann insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend gewesen sein, können Sie ihm oder ihr die Verpflegungspauschale erstatten.

Das sind die Voraussetzungen für die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands

Die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands ist zeitlich begrenzt und nur in den ersten 3 Monaten einer dienstlichen Abwesenheit gültig. Sollte Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin danach wieder für 4 Wochen an der ersten Tätigkeitsstätte arbeiten, beginnt die 3-Monats-Phase von Neuem.
Der Verpflegungsmehraufwand muss beruflich veranlasst sein und von Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin bezahlt worden sein. Sollten Sie die Verpflegung stellen, muss die Verpflegungspauschale entsprechend reduziert werden.
Sollte das Ziel der Geschäftsreise im Ausland liegen, müssen Sie die Pauschale des jeweiligen Landes heranziehen. Bei der Anreise und Abreise wird die Verpflegungspauschale des Landes angewandt, in dem sich Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin vor Mitternacht (Ortszeit) aufgehalten hat. Sollte für das Land keine Verpflegungspauschale festgelegt sein, ist der Pauschalbetrag von Luxemburg heranzuziehen.
Auch wenn Ihr Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin nachweisen kann, dass er oder sie einen höheren Verpflegungsmehraufwand hatte als die angesetzte Pauschale, kann die Differenz nicht ausgezahlt werden. Sie können als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen aber die Vorsteuer der kompletten Kosten der Dienstreise geltend machen.
Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin den Verpflegungsmehraufwand der Reisekosten erstatten, muss dies in der Einkommenssteuererklärung entsprechend berücksichtigt werden. Denn nun können die Verpflegungskosten nicht mehr in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden.

Die doppelte Erstattung der Verpflegungspauschale durch eine Pauschalversteuerung

Sie haben als Arbeitgeber:in die Möglichkeit, Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin den doppelten Betrag der Verpflegungspauschale auszuzahlen. In diesem Fall müssen Sie die Hälfte des Betrags mit 25 % pauschal versteuern und sparen die Beiträge zur Sozialversicherung.
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Rechtliche Grundlagen zur Erstattung des Verpflegungsmehraufwands

• § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 EStG – Einkommensteuergesetz: Betriebsausgaben

• § 8 Absatz 2 Satz 8 f. EStG – Einkommensteuergesetz: Einnahmen

• § 9 Absatz 4a EStG - Einkommensteuergesetz: Verpflegungsmehraufwand

• Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014

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