Erstattung des Verpflegungsmehraufwands bei Auswärtstätigkeit
Unterstützen Sie Mitarbeitende während der Dienstreise mit einer Verpflegungspauschale
Die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands bei Auswärtstätigkeiten bietet Arbeitgebern eine hervorragende Möglichkeit, ihre Mitarbeitenden während Dienstreisen finanziell zu unterstützen.
Durch die Zahlung einer Verpflegungspauschale können Unternehmen die Reisekosten ihrer Angestellten effektiv reduzieren, ohne sich in die komplizierte Ermittlung der tatsächlichen Kosten vertiefen zu müssen.
Seit der Reisekostenreform 2014 sind zwei Pauschalen, 16 € für mehr als 8 Stunden Abwesenheit und 32 € für eine Abwesenheit von 24 Stunden (Stand: 2024), steuerfrei erstattbar. Diese Regelung vereinfacht nicht nur die Abrechnung, sondern trägt auch zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei, da sie finanzielle Entlastung erfahren.
So erstatten Sie den Verpflegungsmehraufwand der Reisekosten
Wichtig ist, dass der Verpflegungsmehraufwand unter bestimmten Bedingungen steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. Dabei muss beachtet werden, dass diese Erstattungen auf die ersten drei Monate einer dienstlichen Tätigkeit außerhalb der regulären Arbeitsstätte begrenzt sind. Zusätzlich gibt es spezifische Regelungen für Auslandsreisen, bei denen die Pauschalen des jeweiligen Landes angewendet werden.
Seit der Reisekostenreform 2014 sehen die Richtlinien für Reisekosten zwei Arten von Verpflegungspauschalen vor:
- Sie können eine Verpflegungspauschale von 16 € auszahlen, wenn Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin mehr als 8 Stunden abwesend ist.
- Diese Pauschale gilt bei Dienstreisen auch am Anreisetag und Abreisetag, wenn diese eine Übernachtung erfordern.
- Sollte Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin dienstbedingt eine Abwesenheit von 24 Stunden erleben, beträgt die Pauschale 32 €.
Sonderfälle
- Unternimmt Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin eine Geschäftsreise mit einer Übernachtung, müssen die Zeiten der beiden Reisetage addiert werden. Liegt die Summe über 8 Stunden, können Sie ihm oder ihr die Verpflegungspauschale von 16 € für den Tag auszahlen, an dem er oder sie länger abwesend war.
- Wenn Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin an einem Tag gleich mehrere Dienstreisen zu erledigen hat, können die Stunden der Abwesenheit addiert werden. Sollte er oder sie dann insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend gewesen sein, können Sie ihm oder ihr die Verpflegungspauschale erstatten.