Essenszuschuss steuerlich absetzen – steuerpflichtig oder steuerfrei?

Essenszuschuss als Sachbezug

Der Irrglaube wandert noch immer durch Arbeitnehmerköpfe: Nicht jeder Essenszuschuss vom Arbeitgebenden ist steuerpflichtig. Der Essenszuschuss gilt als Sachbezug. Als Sachbezüge gelten Einnahmen aus einem Arbeitsverhältnis, die nicht aus Geld bestehen, und ist als geldwerter Vorteil lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Sachbezüge sind steuerfrei, wenn der Arbeitnehmervorteil bei höchstens 50 € pro Monat liegt. Dabei handelt es sich um die gesetzlich festgelegte Freigrenze für Sachbezüge. Wird diese Freigrenze überschritten, werden Lohnsteuern fällig. So die Rechtsprechung. Doch es gibt Ausnahmen.

Was ist der Essenszuschuss?

Beim Essenszuschuss handelt es sich um eine freiwillige Arbeitgeberleistung, bei der die Arbeitgebenden arbeitstäglich 3,10 € zum derzeitigen Sachbezugswert von 4,13 € für die Verpflegung geben. Somit haben Arbeitnehmende die Möglichkeit, täglich ihre Mahlzeiten bis zu einem Wert von 7,23 € einzunehmen.

Muss der Essenszuschuss steuerlich abgesetzt werden?

Die Bewertung eines Essenszuschusses vom Arbeitgebenden hängt von den amtlichen Sachbezugswerten ab. Sie sind in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgesetzt. Dabei gilt:

1. Zahlt der Arbeitnehmende den Sachbezugswert in Höhe von 4,40 € selbst, entsteht ihm kein geldwerter Vorteil. Der Essenszuschuss bleibt steuerfrei.
2. Zahlt der Arbeitnehmende weniger als 4,40 €, wird der geldwerte Vorteil aus der Differenz zwischen Zuzahlung und Sachbezugswert ermittelt. Diese Differenz ist steuerpflichtig.
3. Beteiligt sich der Arbeitnehmende nicht am Essenszuschuss, entspricht der geldwerte Vorteil dem Sachbezugswert von 4,40 €. Dieser ist ebenfalls steuerpflichtig.
4. Speisen die Mitarbeitenden täglich umsonst oder vergünstigt im Betrieb, hat der Arbeitgebende die Möglichkeit, den Essenszuschuss pauschal mit 25 % zu versteuern.

Der Essenszuschuss muss in der Lohnabrechnung der Arbeitnehmenden als geldwerter Vorteil versteuert werden, sofern sie sich nicht am Essenszuschuss in Höhe des Sachbezugswerts von derzeit 4,40 € arbeitstäglich beteiligen. D. h. gewährt der Arbeitgebende dem/der Beschäftigten einen Essenszuschuss von arbeitstäglich 3,10 € + 4,40 € Sachbezugswert und beteiligen sich die Arbeitnehmenden mit arbeitstäglich 4,40 € daran, bleibt der Essenszuschuss für die Arbeitnehmenden steuerfrei.

Beteiligt sich der Mitarbeitende nur anteilig am Sachbezugswert, muss die Differenz zwischen Zuzahlung des Arbeitnehmenden und dem Sachbezugswert versteuert werden. Zahlt beispielsweise der Arbeitnehmende anstelle des Sachbezugswertes von 4,40 € nur 1,50 € dazu, muss er die Differenz von 2,90 € pauschal versteuern.

Verschiedene Formen des Essenszuschusses

Es gibt verschiedene Formen des Essenszuschusses, die Unternehmen ihren Mitarbeitenden anbieten können, um deren Ernährung zu unterstützen und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu fördern.

Papieressensmarken/Restaurant-Schecks

Papieressensmarken oder Restaurant-Schecks sind physische Gutscheine oder Coupons, die von Arbeitgebenden an ihre Mitarbeitenden ausgegeben werden, um den Kauf von Mahlzeiten in Restaurants oder Lebensmittelgeschäften zu unterstützen. Diese Schecks können nur in einer begrenzten Auswahl von teilnehmenden Restaurants oder Geschäften eingelöst werden, die mit dem jeweiligen Anbieter kooperieren. Mitarbeitende können die Schecks verwenden, um Essen während der Arbeitszeit zu kaufen oder sich für Mahlzeiten zu Hause einzudecken.

Kantinen

Kantinen sind gastronomische Einrichtungen, die oft in Unternehmen, Schulen, Behörden, Krankenhäusern oder anderen größeren Organisationen zu finden sind. Sie dienen der Verpflegung von Mitarbeitenden, Schülern, Studierenden oder Besuchern während der Arbeits- oder Schulzeit. Kantinen benötigen oftmals viel Platz, da sie Küche und Speiseraum abbilden müssen.

Speisen werden für Mitarbeitende teilweise kostenfrei oder zu vergünstigten Preisen angeboten. Die Einrichtung einer eigenen, neuen Kantine kann durch viele Faktoren, wie hohen Anschaffungskosten für Küchengeräte, sehr kostspielig sein. Alternativ vermieten Unternehmen oft die Fläche an externe Kantinenbetreiber. Dadurch sinkt jedoch der aktive Einfluss auf Preise und Menügestaltung für die Unternehmen.

Oftmals werden die Speisepläne in Kantinen wöchentlich oder monatlich im Voraus erstellt und enthalten eine begrenzte Speisenauswahl. Mitarbeitende, die an einem Tag keine passende Speise finden sind so wieder auf eine vollpreisige Alternative angewiesen.

Digitale Essenszuschüsse

Digitale Essenszuschüsse sind eine moderne Form der Unterstützung von Unternehmen für ihre Mitarbeitenden bei der Verpflegung. Anstelle von traditionellen Papiergutscheinen oder Essensmarken werden digitale Essenszuschüsse in elektronischer Form bereitgestellt.
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Beim Hrmony Essenszuschuss können Mitarbeitende zum Beispiel Speisen und Getränke überall dort kaufen, wo sie einen Kaufbeleg erhalten. Diesen laden sie dann einfach in der Hrmony App hoch. Die Überprüfung und Verwaltung der Belege übernimmt Hrmony vollständig.

Der größte Vorteil eines digitalen Essenszuschusses für Mitarbeitende liegt darin, dass sie nicht durch Akzeptanzpartner eingeschränkt sind. Sie können ihre Mahlzeiten in Restaurants, Cafés, Kantinen oder Lebensmittelgeschäften kaufen. Diese Flexibilität ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre bevorzugten Restaurants oder Lebensmittelgeschäfte auszuwählen und die Zuschüsse nach ihren individuellen Vorlieben einzusetzen.

Digitale Essenszuschüsse bieten Unternehmen zudem eine bequeme Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden zusätzliche Leistungen anzubieten, ohne den administrativen Aufwand im Zusammenhang mit der Ausgabe und Verwaltung von Papieressensmarken zu erhöhen. Sie können auch dazu beitragen, die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern, da sie eine gesunde und individuelle Ernährung sowie eine angenehme Essenserfahrung fördern.

So werden Essensmarken in unternehmenseigenen Kantinen behandelt

Von einer unternehmenseigenen Kantine ist nur dann auszugehen, wenn der Arbeitgebende die Mahlzeiten vor Abgabe an seine Arbeitnehmenden selbst herstellt oder sie mehr als nur geringfügig ergänzt, aufbereitet, verarbeitet oder bearbeitet. (Abschn. 1.8 Abs. 10 Satz 2UStAE).

Eine Mahlzeit kann aus allen Lebensmitteln, Speisen und üblichen Getränken bestehen, die normalerweise der Ernährung dienen. Kleine Knabbereien wie Müsliriegel oder Chips zählen nicht als Mahlzeit. (H 8.1 Abs. 7 [Begriff der Mahlzeit] LStH)

Gewährt ein Unternehmen seinen Arbeitnehmenden eine unentgeltliche Mahlzeit, wird der daraus entstandene geldwerte Vorteil in Höhe des maßgeblichen Sachbezugswerts zum Arbeitslohn, der steuerpflichtig und beitragspflichtig ist. (R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 LStR)

Wird eine Mahlzeit vom Arbeitnehmenden nicht unentgeltlich, sondern verbilligt in der betriebseigenen Kantine erworben, zählt die Differenz von Sachbezugswert und dem vom Arbeitnehmenden gezahlten Preis als steuerpflichtiger Arbeitslohn. (R 8.1 Abs. 7 Nr. 3 LStR).

Zahlt der Arbeitnehmende für jede seiner Mahlzeiten mindestens einen Preis, der dem amtlichen Sachbezugswert entspricht, entfällt die lohnsteuerliche Erfassung der Mahlzeiten vollständig. (R 8.1 Abs. 7 Nr. 3 LStR)

⇒ Beispiel
Eine Essensmarke kostet den Arbeitnehmenden 2 €. Dafür erhält er ein Mittagessen im Wert von 4 €.

⇒ Lösung

Sachbezugswert Mittagessen 2025 4,40 €

- Zahlung des Arbeitnehmenden 2,00 €

= geldwerter Vorteil 2,40 €

Verrechnungswert der Essensmarke 2,00 €