Sachbezugswert: Der komplette Guide für Arbeitgeber & Arbeitnehmer

Was ist der Sachbezugswert? (Sachbezugswerte Definition und Grundlagen)

Die Sachbezugswerte Definition ist eigentlich ganz einfach: Der Sachbezugswert ist der in Geld ausgedrückte Wert von Einnahmen, die ein Arbeitnehmer nicht in bar, sondern in Form von Sachleistungen oder Dienstleistungen von seinem Arbeitgeber erhält. Man spricht hier auch oft vom "geldwerten Vorteil". Diese Sachbezüge sind grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig, da sie als Teil des Arbeitslohns gelten.  

Die gesetzliche Grundlage für Sachbezüge und deren Bewertung findet sich primär im § 8 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Typische Beispiele für Sachbezüge, bei denen ein Sachbezugswert angesetzt wird, sind:  

• Kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten (z.B. in der Kantine oder durch einen Essenszuschuss)

• Die private Nutzung eines Dienstwagens  

• Gutscheine für Waren oder Dienstleistungen (z.B. Tankgutscheine, Einkaufsgutscheine)  

• Jobtickets für den öffentlichen Nahverkehr  

• Die Überlassung einer Dienstwohnung oder einer verbilligten Unterkunft  

• Vom Arbeitgeber übernommene Beiträge für Fitnessstudios oder andere Gesundheitsleistungen  

Wichtig ist die klare Abgrenzung zum Barlohn: Kann der Arbeitnehmer anstelle des Sachbezugs auch eine direkte Geldleistung verlangen, handelt es sich in der Regel um Barlohn und nicht um einen Sachbezug.  

Die amtlichen Sachbezugswerte, insbesondere für Verpflegung und Unterkunft, werden jährlich durch die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) an die Entwicklung der Verbraucherpreise angepasst. Daher ist es so wichtig, immer die aktuellen Werte, wie die Sachbezugswerte 2025, im Blick zu haben.  

Warum ist der Sachbezugswert wichtig? (Vorteile für Arbeitgeber & Arbeitnehmer)

Der Sachbezugswert ist weit mehr als nur eine Zahl in der Lohnabrechnung. Er spielt eine entscheidende Rolle für die Gestaltung attraktiver Vergütungspakete und hat handfeste Vorteile für beide Seiten:

Für Arbeitgeber:

• Mitarbeitermotivation und -bindung: Clevere Sachbezüge sind ein tolles Instrument, um die Motivation zu steigern und wertvolle Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen zu binden. Angesichts des Fachkräftemangels ein echter Wettbewerbsvorteil!  

• Stärkung des Employer Brandings: Mit attraktiven Benefits positionieren Sie sich als moderner und fürsorglicher Arbeitgeber.  

• Potenzielle Kostenersparnis: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sachbezüge eine kostengünstigere Alternative zu einer direkten Gehaltserhöhung sein, da Lohnnebenkosten eingespart werden können.  

Für Arbeitnehmer:

• Mehr Netto vom Brutto: Durch steuer- und sozialversicherungsfreie oder -begünstigte Sachbezüge kommt unterm Strich oft mehr beim Mitarbeiter an.  

• Zugang zu vergünstigten Leistungen: Mitarbeiter profitieren von Leistungen, die sie sich privat vielleicht teurer oder gar nicht leisten würden.

Allgemein:Der Sachbezugswert ist die Basis für die korrekte Berechnung Sachbezug im Hinblick auf Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Ohne diese Werte würden nur Barzahlungen für die Beitragsbemessung herangezogen, was sich später negativ auf Rentenansprüche oder Krankengeld auswirken könnte.  

Berechnung des Sachbezugswerts: Methoden und die offiziellen Werte

Die Berechnung Sachbezug folgt bestimmten Regeln. Grundsätzlich gilt: Sachbezüge sind mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort zu bewerten (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG). Das bedeutet, man schaut, was ein fremder Dritter für diese Leistung zahlen müsste. Aus Vereinfachungsgründen dürfen Waren und Dienstleistungen oft mit 96 % dieses Endpreises angesetzt werden.  

Für einige wichtige Sachbezugsarten gibt es jedoch vom Gesetzgeber festgelegte amtliche Sachbezugswerte. Diese werden jährlich angepasst und sind besonders relevant für Verpflegung und Unterkunft.

Amtliche Sachbezugswerte 2025: Die aktuellen Zahlen für Verpflegung und Unterkunft

Die Spannung hat ein Ende – hier sind die offiziellen Sachbezugswerte für 2025, die bundesweit einheitlich gelten und in der Fünfzehnten Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt wurden. Diese Werte basieren auf der Entwicklung der Verbraucherpreise.

Sachbezüge für Mahlzeiten und Verpflegung im Detail (Fokus: 2025)

Das Thema Sachbezüge Mahlzeiten ist ein Dauerbrenner in HR-Abteilungen. Für 2025 gelten hier die oben genannten amtlichen Sachbezugswerte. Egal ob Kantinenessen, Essensgutscheine oder digitale Essenszuschüsse – die Bewertungsgrundlage ist dieselbe.  

Typische Formen von Verpflegungsleistungen:

• Kantinenspeisung: Der Klassiker in vielen Unternehmen.
• Essensgutscheine (Papier oder digital) / Restaurantschecks: Diese können flexibel in Restaurants, Supermärkten oder bei Lieferdiensten eingelöst werden. Hrmony bietet mit dem digitalen Essenszuschuss eine moderne und unkomplizierte Lösung.
• Zuschüsse zu Mahlzeiten: Direkte finanzielle Unterstützung für die Verpflegung.

Der Clou: Steuerfreier Essenszuschuss!
‍Arbeitgeber können zusätzlich zum Sachbezugswert einen steuerfreien Zuschuss gewähren. Für 2025 bedeutet das: Pro Mittag- oder Abendessen können Sie bis zu 3,10 € steuer- und sozialversicherungsfrei dazugeben, wenn der Mitarbeiter für die Mahlzeit mindestens den Sachbezugswert von 4,40 € selbst aufwendet oder Ihr Zuschuss den Preis der Mahlzeit nicht übersteigt. 

Der Gesamtwert einer so bezuschussten Mahlzeit darf also 7,50 € (4,40 € Sachbezugswert + 3,10 € steuerfreier Zuschuss) betragen. Der Anteil von 4,40 € kann dann ggf. vom Arbeitgeber pauschal mit 25% versteuert werden (und ist dann für den Mitarbeiter sozialversicherungsfrei) oder er wird als geldwerter Vorteil beim Mitarbeiter individuell versteuert, falls keine Zuzahlung erfolgt.

Sachbezug Verpflegung in der Lohnabrechnung: Ein Beispiel für 2025

Wie ein "Sachbezug Verpflegung Lohnabrechnung Beispiel" aussieht, darüber herscht in vielen HR-Abteilungen Unsicherheit. Keine Sorge, so kompliziert ist es nicht! Die Darstellung auf der Lohnabrechnung kann zwar auf den ersten Blick verwirren, da Beträge sowohl im Brutto- als auch im Nettoteil auftauchen, aber mit einem Beispiel wird es klarer.

Ausgangssituation:

• Ein Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber einen Zuschuss für das Mittagessen.
• Der Arbeitnehmer kauft sich an 20 Arbeitstagen im Januar 2025 ein Mittagessen für jeweils 8,00 €.
• Der Arbeitgeber gewährt den maximal möglichen Zuschuss von 7,50 € pro Mahlzeit (bestehend aus 4,40 € amtlichem Sachbezugswert 2025 und 3,10 € steuerfreiem Arbeitgeberzuschuss).  

• Der Arbeitnehmer zahlt pro Mahlzeit 0,50 € selbst (8,00 € - 7,50 €).
• Der Arbeitgeber entscheidet sich, den Sachbezugsanteil von 4,40 € pauschal mit 25% zu versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG). In diesem Fall ist der Sachbezugsanteil für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei.  

Berechnung des geldwerten Vorteils und der Zuschüsse pro Monat:

1. Gesamtwert der Mahlzeiten: 20 Tage * 8,00 €/Tag = 160,00 €
2. Gesamter Arbeitgeberzuschuss: 20 Tage * 7,50 €/Tag = 150,00 €
   • Davon steuerfreier Arbeitgeberzuschuss: 20 Tage * 3,10 €/Tag = 62,00 €
   • Davon pauschal zu versteuernder Sachbezugswert: 20 Tage * 4,40 €/Tag = 88,00 €
3. Eigenanteil Arbeitnehmer: 20 Tage * 0,50 €/Tag = 10,00 €

Darstellung auf der Lohnabrechnung (vereinfacht):

• Bruttobezüge:
  • Grundgehalt: z.B. 3.500,00 €
  • Geldwerter Vorteil Mahlzeiten (pauschal versteuert): + 88,00 € (Dieser Betrag wird hier aufgeführt, da er der Pauschalversteuerung durch den AG unterliegt. Er erhöht nicht das steuer- und SV-pflichtige Brutto des Arbeitnehmers, da die Steuerlast vom AG getragen wird.)
  • Steuerfreier Essenszuschuss: + 62,00 € (Dieser Betrag ist steuer- und sozialversicherungsfrei und wird oft informatorisch ausgewiesen oder direkt netto berücksichtigt.)
• Gesamtbrutto (für individuelle Versteuerung des AN relevant): 3.500,00 € (wenn der AG den Sachbezug pauschal versteuert und der Zuschuss steuerfrei ist)
• Steuer- und Sozialversicherungsabzüge:
  • Berechnet auf Basis des individuellen Bruttogehalts (hier 3.500,00 €). Die Pauschalsteuer für den Sachbezug führt der Arbeitgeber separat ab.
• Nettobezüge / -abzüge:
  • Netto nach Steuern/SV vom Grundgehalt
  • • Steuerfreier Essenszuschuss (falls nicht oben bereits als Brutto/Netto-Posten behandelt): + 62,00 €
  • - Nettoabzug Sachbezug Mahlzeiten (Wert der erhaltenen Leistung): - 150,00 € (Da der Arbeitnehmer die Mahlzeiten bzw. die Zuschüsse im Wert von 150,00 € bereits erhalten hat – z.B. durch digitale Essensmarken wie von Hrmony oder Erstattung – muss dieser Wert hier abgezogen werden, um eine doppelte Auszahlung zu vermeiden.)

Erläuterung: Die Logik "Brutto drauf, Netto wieder runter"  ist hier etwas modifiziert, da der Arbeitgeber die Pauschalsteuer für den Sachbezugsanteil übernimmt und ein Teil des Zuschusses ohnehin steuerfrei ist. Wichtig ist, dass der Wert des Sachbezugs, den der Mitarbeiter tatsächlich erhalten hat, im Nettoteil der Abrechnung berücksichtigt wird, um den korrekten Auszahlungsbetrag zu ermitteln.

Die genaue Darstellung kann je nach Lohnabrechnungsprogramm variieren. DATEV-Programme nutzen hierfür spezifische Lohnarten (z.B. Lohnart 2820 "SB-Essensgeld, p.St." und Netto-Abzug 9003  oder Lohnart 2504 "Kost" und Netto-Abzug 9005  für andere Konstellationen). Auch wenn Hrmony keine spezifischen Lohnarten vorgibt, ist das Verständnis dieses Prinzips entscheidend.  

Wichtige Grenzwerte und Regelungen: Die 50-Euro-Freigrenze und mehr

Neben den amtlichen Sachbezugswerten gibt es weitere wichtige Grenzwerte, die Sie kennen sollten:

Die 50-Euro-Monatsfreigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG)

Sie ist der Star unter den Sachbezugsregelungen! Sachbezüge bis zu einem Gesamtwert von 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Das gilt für viele beliebte Benefits wie Gutscheine (Tank-, Einkaufs-, Kinogutscheine – sofern sie die ZAG-Kriterien erfüllen), Beiträge für Fitnessstudios und vieles mehr.  

• Achtung, Freigrenze! Wird die 50-Euro-Grenze auch nur um einen Cent überschritten (z.B. 50,01 €), wird der gesamte Betrag des jeweiligen Sachbezugs steuer- und sozialversicherungspflichtig – nicht nur der übersteigende Teil.  

• Nicht übertragbar: Die Freigrenze kann nicht in den nächsten Monat mitgenommen oder angespart werden.  

• "Zusätzlichkeitserfordernis": Die 50-Euro-Freigrenze gilt in der Regel nur, wenn der Sachbezug "zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn" gewährt wird (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG i.V.m. § 8 Abs. 4 EStG). Eine Gehaltsumwandlung ist hierfür meist tabu , außer bei bestimmten Ausnahmen wie z.B. Jobtickets.

Aufmerksamkeiten (bis 60 Euro)

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – auch im Job! Sachzuwendungen des Arbeitgebers aus einem besonderen persönlichen Anlass des Mitarbeiters (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Firmenjubiläum) gelten als Aufmerksamkeiten. Diese sind bis zu einem Wert von 60 Euro (Bruttowert inkl. Umsatzsteuer) pro Anlass steuer- und sozialversicherungsfrei.

Wichtig: Aufmerksamkeiten sind kein Arbeitslohn im eigentlichen Sinne und fallen daher nicht unter die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze, sondern können zusätzlich gewährt werden!

Rabattfreibetrag (1.080 € jährlich, § 8 Abs. 3 EStG)

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens günstiger oder kostenlos überlassen, gibt es einen jährlichen Freibetrag von 1.080 Euro.

• Freibetrag, nicht Freigrenze! Hier wird nur der Betrag versteuert, der die 1.080 Euro übersteigt.  

• Vor Anwendung des Freibetrags ist ein Bewertungsabschlag von 4 % vom Endpreis vorzunehmen, zu dem Sie die Ware oder Dienstleistung fremden Kunden anbieten.

Sonderfall: Pauschalversteuerung von Sachbezügen

Manchmal ist es einfacher, die Lohnsteuer für Sachbezüge pauschal als Arbeitgeber zu übernehmen. Das kann die Abrechnung vereinfachen und für Mitarbeiter vorteilhaft sein. Hier gibt es vor allem zwei wichtige Paragrafen:

• § 37b EStG: Diese Regelung erlaubt es Ihnen als Arbeitgeber, die Einkommensteuer auf bestimmte Sachzuwendungen an Arbeitnehmer und auch an Dritte (z.B. Geschäftspartner) mit einem Pauschalsteuersatz von 30 % (zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuer) abzugelten.
  • Voraussetzungen: Die Zuwendungen erfolgen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und der Wert pro Empfänger und Wirtschaftsjahr übersteigt 10.000 € nicht.
  • Bei Zuwendungen an Arbeitnehmer sind diese pauschal versteuerten Beträge sozialversicherungspflichtig. Zuwendungen an Dritte sind sozialversicherungsfrei.
• § 40 EStG: Dieser Paragraph bietet weitere Möglichkeiten der Pauschalversteuerung mit unterschiedlichen Sätzen, zum Beispiel:
  • Mahlzeiten: Kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten (z.B. Kantinenessen) können mit 25 % pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG). Ein großer Vorteil: In diesem Fall sind sie für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei!  
  • Weitere Beispiele: Zuschüsse zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, Erholungsbeihilfen.  

Die Pauschalversteuerung ist ein komplexes Feld. Für eine tiefere Einsicht empfehlen wir unseren HR Wissen Artikel zu pauschal besteuerten Sachbezügen: https://www.hrmony.de/wissen/pauschal-besteuerte-sachbezuege.  

Häufige Fehler bei der Berechnung und Handhabung – und wie Sie diese vermeiden

Auch wenn Sachbezüge viele Vorteile bieten, lauern bei der Berechnung Sachbezug und der Abrechnung ein paar Fallstricke. Hier die häufigsten Fehler und wie Sie sie umschiffen:

• Fehlerhafte Bewertung: Es werden falsche Werte angesetzt, anstatt der amtlichen Sachbezugswerte oder des korrekten üblichen Endpreises.  

• Verwechslung von Freigrenze und Freibetrag: Besonders bei der 50-Euro-Grenze fatal! Eine Überschreitung macht den gesamten Betrag pflichtig.  

• Unvollständige Dokumentation: Alle Sachbezüge, auch die steuerfreien, müssen lückenlos im Lohnkonto dokumentiert werden.  

• Missachtung der "Zusätzlichkeitsvoraussetzung": Die 50-Euro-Freigrenze greift meist nur für echte Zusatzleistungen, nicht für Gehaltsumwandlungen (Ausnahmen beachten!).  

• Veraltete Werte: Die Sachbezugswerte ändern sich jährlich – immer die aktuellen Zahlen verwenden!  

• Falsche Gutschein-Anwendung: Nicht jeder Gutschein ist automatisch ein Sachbezug. Die strengen Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) müssen erfüllt sein (keine Barauszahlung, begrenzter Akzeptanzkreis etc.).

Unsere Tipps für Sie:

• Schulen Sie Ihre HR-Abteilung regelmäßig.
• Nutzen Sie Checklisten für die gängigsten Sachbezüge.
• Setzen Sie auf spezialisierte Softwarelösungen wie den Hrmony Sachbezug, um den Verwaltungsaufwand minimieren und Fehler zu vermeiden.

Aktuelle Trends und Entwicklungen beim Sachbezugswert (Ausblick)

Die Welt der Mitarbeiterbenefits ist ständig in Bewegung. Hier ein paar spannende Trends:

• Digitalisierung rockt: Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Lösungen für die Benefit-Verwaltung – von Apps bis zu digitalen Gutscheinen. Das macht alles einfacher und flexibler (genau unser Ding bei Hrmony!).  

• Hybride Arbeitswelt, hybride Benefits: Benefits, die im Büro genauso gut funktionieren wie im Homeoffice (z.B. digitale Essenszuschüsse, Internetpauschalen), sind gefragt wie nie.  

• Nachhaltigkeit und Gesundheit im Fokus: Jobtickets, Fahrradleasing oder Zuschüsse zum Fitnessstudio – Benefits, die Gutes für Umwelt und Gesundheit tun, liegen im Trend.  

• Ich will's individuell! Mitarbeiter wünschen sich Benefits, die zu ihrem Leben passen. Plattformen, die eine breite Auswahl bieten, punkten hier.
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• Inflationsjoker: In Zeiten steigender Preise können Sachbezüge eine willkommene finanzielle Entlastung für Mitarbeiter sein, ohne das Bruttogehalt direkt anzutasten.