FAQ: Die 15 häufigsten Fragen zum digitalen Essenszuschuss

Der digitale Essenszuschuss ist einer der beliebtesten Mitarbeiter-Benefits, doch rund um die Einführung tauchen oft Fragen auf. Die wichtigste Antwort vorweg: Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern 2025 bis zu 7,50 € pro Tag steuerbegünstigt erstatten, auch im Homeoffice. Wir haben die 15 häufigsten Fragen für HR-Verantwortliche gesammelt und beantwortet, um alle weiteren Unklarheiten zu beseitigen.   

1. Wie hoch ist der maximale Essenszuschuss pro Tag?

Für 2025 können Sie Ihren Mitarbeitern bis zu 7,50 € pro Arbeitstag und Mahlzeit erstatten. Dieser Betrag setzt sich aus dem amtlichen Sachbezugswert und einem steuerfreien Arbeitgeberzuschuss zusammen.    

2. Ist der Essenszuschuss komplett steuerfrei?

Das kommt drauf an. Ein Teil des Zuschusses (der amtliche Sachbezugswert) muss pauschal vom Arbeitgeber versteuert werden. Der darüber hinausgehende Betrag von bis zu 3,10 € ist jedoch komplett steuer- und sozialabgabenfrei. Zahlt der Arbeitgebende zudem noch einen Eigenanteil, der dem amtlichen Sachbezugswert (4,40 €) entspricht, ist der Essenszuschuss komplett steuerfrei. Das bedeutet, wenn der Rechnungsbetrag 11,90 € (7,50 € Essenszuschuss + 4,40 € Eigenanteil) oder mehr beträgt, fallen keine Steuern an.Hrmony berechnet dies dynamisch und centgenau für Sie.    

3. Wo können Mitarbeiter den Zuschuss einlösen?

Überall! Das ist der große Vorteil der digitalen Lösung von Hrmony. Ob Supermarkt, Restaurant, Imbiss, Bäckerei oder Lieferdienst – jeder Beleg für Lebensmittel oder Mahlzeiten ist gültig.    

4. Funktioniert der Essenszuschuss auch im Homeoffice?

Ja, absolut. Da Mitarbeiter ihre Einkäufe im Supermarkt oder Bestellungen bei Lieferdiensten einreichen können, ist der digitale Essenszuschuss der perfekte Benefit für die hybride Arbeitswelt und das Homeoffice.    

5. Wie funktioniert die Einreichung für Mitarbeiter?

Ganz einfach per Hrmony App: Beleg mit dem Smartphone fotografieren, einreichen, fertig. Die intelligente Texterkennung erfasst alle relevanten Daten automatisch.    

6. Was ist die "15er-Regel"?

Die "15er-Regel" besagt, dass ein Arbeitgeber pro Monat pauschal 15 Essenszuschüsse gewähren kann, ohne die tatsächlichen Arbeitstage (abzüglich Urlaub, Krankheit etc.) einzeln nachweisen zu müssen. Dies vereinfacht die Verwaltung erheblich.    

7. Wer prüft die Belege?

Hrmony übernimmt die 100%ige, rechtssichere und GoBD-konforme Einzelbelegprüfung für Sie. Das spart Ihnen wertvolle Zeit und minimiert Ihr steuerliches Risiko.    

8. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter an einem Tag keinen Beleg einreicht?

Nichts. Es werden nur tatsächlich eingereichte und gültige Belege erstattet. Es gibt keinen Verfall und keine Kosten für nicht genutzte Zuschüsse.    

9. Können auch Belege für den Wocheneinkauf eingereicht werden?

Ja. Solange es sich um Lebensmittel handelt, sind auch Supermarktbelege gültig. Nicht erstattungsfähig sind Non-Food-Artikel wie Haushaltswaren, Alkohol oder Tabak. Der Wocheneinkauf zählt in diesem Fall jedoch nur für den Tag an dem er getätigt wurde und auch an der Erstattungshöhe ändert sich nichts.    

10. Ist der Essenszuschuss mit dem 50-Euro-Sachbezug kombinierbar?

Ja, der digitale Essenszuschuss kann zusätzlich zum 50-Euro-Sachbezug gewährt werden. Es sind zwei getrennte steuerliche Vorteile.

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