Rechtssicherheit bei digitalen Essensmarken: Worauf HR achten muss
Ein Expertenbeitrag von Dennis Ortmann, CSO & Co-Founder von Hrmony
Der digitale Essenszuschuss ist ein fantastischer Benefit, doch seine steuerliche Begünstigung hängt von lückenloser Rechtssicherheit ab. Die drei entscheidenden Säulen dafür sind eine 100%ige Einzelbelegprüfung, GoBD-konforme Archivierung und die strikte Einhaltung der Tages- und Monatsregeln. Für HR-Abteilungen ist es von größter Bedeutung, einen Anbieter zu wählen, der dies garantiert, denn bei einer Betriebsprüfung können Fehler teuer werden – und die Haftung liegt im Zweifel beim Arbeitgeber.
Säule 1: Die 100%ige Einzelbelegprüfung
Die pauschale Annahme, dass ein Mitarbeiter an einem Arbeitstag auch gegessen hat, reicht dem Finanzamt nicht. Es muss ein Nachweis über den tatsächlichen Konsum erbracht werden.
Worauf Sie achten müssen:
Der Anbieter muss jeden einzelnen eingereichten Beleg prüfen. Diese Prüfung muss sicherstellen, dass:
- es sich um einen gültigen Beleg für Lebensmittel oder eine Mahlzeit handelt.
- Non-Food-Artikel (z.B. Alkohol, Zigaretten, Haushaltswaren) nicht bezuschusst werden.
- der Beleg nicht mehrfach eingereicht wird.
Einige Anbieter verlassen sich auf Stichproben oder KI-Prüfungen ohne menschliche Kontrolle. Das ist ein Risiko.
Hrmony-Garantie: Wir führen eine 100%ige Einzelbelegprüfung durch und haften für die Korrektheit. Das gibt Ihnen maximale Sicherheit.
Säule 2: GoBD-konforme Archivierung
Alle Belege und Abrechnungsdaten müssen digital und revisionssicher gemäß den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) gespeichert werden.
Worauf Sie achten müssen:
Der Anbieter muss eine digitale Archivierung gewährleisten, die bei einer Betriebsprüfung jederzeit zugänglich und nachvollziehbar ist. Das einfache Speichern von Belegfotos in einer Cloud reicht nicht aus.
Hrmony-Garantie: Unser gesamter Prozess ist GoBD-konform. Alle Daten werden revisionssicher gespeichert, was den Papierkram für Sie vollständig eliminiert und Compliance sicherstellt.
Säule 3: Einhaltung der Tages- und Monatsregeln
Die steuerlichen Regelungen sind präzise:
- Pro Arbeitstag darf nur eine Mahlzeit bezuschusst werden.
- Der maximale Zuschuss pro Tag darf nicht überschritten werden.
- Die "15er-Regel" kann zur Vereinfachung angewendet werden, muss aber korrekt dokumentiert sein.
Worauf Sie achten müssen:
Die Software des Anbieters muss diese Regeln automatisch durchsetzen. Es darf technisch nicht möglich sein, dass ein Mitarbeiter für einen Tag mehrere Zuschüsse erhält oder Belege nach Ablauf der Fristen einreicht.
Hrmony-Garantie: Unsere Plattform ist so konzipiert, dass alle gesetzlichen Vorgaben automatisch eingehalten werden. Von der dynamischen Berechnung der Pauschalsteuer bis zur Einhaltung der Tageslimits – Sie müssen sich um nichts kümmern.
Fazit: Bei Compliance keine Kompromisse eingehen
Ein attraktiver Benefit darf niemals zu einem rechtlichen Risiko werden. Achten Sie bei der Wahl Ihres Partners für digitale Essensmarken nicht nur auf den Preis oder die App-Gestaltung, sondern vor allem auf ein lückenloses Compliance-Versprechen. Ein Anbieter, der wie Hrmony die Haftung für die rechtssichere Abwicklung übernimmt, ist mehr als nur ein Dienstleister – er ist Ihr Sicherheitspartner.
Setzen Sie auf 100 % Rechtssicherheit.
