Das Mobilitätsbudget – Flexibel, Modern, Komplex: Ein FAQ-Guide

Das Mobilitätsbudget ist ein innovativer und nachhaltiger Mitarbeiterbenefit, nicht zuletzt aufgrund seiner vielseitigen Anwendungsmöglichkeit. Auch wenn viele Unternehmen, Steuerberater, Lohnbüros und Mitarbeiter bereits mit ähnlichen Benefits wie dem Dienstwagen oder dem Fahrradleasing vertraut sind, gibt es oft noch Unklarheiten, die wir mit den häufigsten Fragen gerne für Sie klären:

1. Was ist ein Mobilitätsbudget und wie funktioniert es?

Ein Mobilitätsbudget ist ein vom Arbeitgeber monatlich oder jährlich zur Verfügung gestellter Geldbetrag, den Mitarbeiter flexibel für eine Vielzahl von Mobilitätsdienstleistungen nutzen können. Es stellt eine zeitgemäße und nachhaltige Alternative zum klassischen Dienstwagen dar und reagiert auf die veränderten Anforderungen der modernen Arbeitswelt. Anstatt an ein einziges Verkehrsmittel gebunden zu sein, erhalten Mitarbeiter die Freiheit, ihre tägliche Mobilität – sowohl für den Arbeitsweg als auch für private Fahrten – individuell und bedarfsgerecht zu gestalten.   

Die Funktionsweise ist einfach: Das Unternehmen legt eine Budgethöhe fest, und der Mitarbeiter kann diesen Betrag für verschiedene Transportmittel ausgeben. Die Verwaltung und Abrechnung erfolgen in der Regel über spezialisierte digitale Plattformen und Apps, die den Prozess für beide Seiten vereinfachen. 

Der Aufstieg des Mobilitätsbudgets ist eng verknüpft mit Megatrends wie hybridem Arbeiten, einem gestiegenen Umweltbewusstsein (ESG-Ziele) und dem Wunsch der Arbeitnehmer nach mehr Flexibilität und Autonomie (Trend des „Flex Commuting“).   

2. Welche Verkehrsmittel und Dienstleistungen kann ein Mobilitätsbudget umfassen?

Die Stärke des Mobilitätsbudgets liegt in seiner Vielseitigkeit. Die genaue Ausgestaltung kann vom Arbeitgeber individuell festgelegt werden, doch typischerweise umfasst das Angebot eine breite Palette an Mobilitätsformen, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden. Zu beachten ist dabei jedoch, dass unterschiedliche Formen steuerlich unterschiedlich behandelt werden müssen. Dazu gehören unter anderem:

• Öffentlicher Personennah- und -fernverkehr (ÖPNV): Tickets für Busse, U- und S-Bahnen, Trams sowie das Deutschlandticket.   

• Sharing-Dienste: Nutzung von Carsharing-, Bikesharing- und E-Scooter-Anbietern.   

• Taxis und Ride-Hailing: Fahrten mit Anbietern wie Uber oder lokalen Taxiunternehmen.   

• Mietwagen: Für gelegentliche längere Fahrten oder Dienstreisen.   

• Fahrrad und E-Bike: Leasing, Kaufzuschüsse oder sogar Kosten für Reparaturen.   

• Weitere Dienstleistungen: Je nach Ausgestaltung können auch Parkgebühren oder in manchen Fällen sogar Flugtickets abgedeckt sein.   

Diese umfassende Auswahl ermöglicht es den Mitarbeitern, für jede Situation das passende Verkehrsmittel zu wählen – das E-Bike bei gutem Wetter, die Bahn zur Vermeidung von Stau oder ein Carsharing-Fahrzeug für den Wocheneinkauf.   

3. Warum ist die Versteuerung des Mobilitätsbudgets so komplex?

Die steuerliche Handhabung eines Mobilitätsbudgets ist eine der größten Herausforderungen bei seiner Einführung. Die Komplexität rührt daher, dass es im deutschen Steuerrecht keine einheitliche, pauschale Regelung für „das Mobilitätsbudget“ als Ganzes gibt. Stattdessen muss jede einzelne Nutzung – jede Busfahrt, jedes geliehene Fahrrad, jede Taxirechnung – nach den spezifischen steuerlichen Vorschriften bewertet werden, die für das jeweilige Verkehrsmittel und den jeweiligen Nutzungszweck gelten.   

Ein einziges monatliches Budget kann somit eine Mischung aus vollständig steuerfreien, pauschal zu versteuernden und individuell voll steuerpflichtigen Bestandteilen enthalten. Ein traditioneller Firmenwagen unterliegt einer einzigen, wenn auch komplexen Regel (z.B. der 1%-Regelung). 

4. Welche Bestandteile des Budgets sind komplett steuerfrei?

Trotz der Komplexität gibt es mehrere Bausteine innerhalb eines Mobilitätsbudgets, die unter bestimmten Voraussetzungen vollständig steuer- und sozialabgabenfrei bleiben können. Die Nutzung dieser steuerfreien Elemente ist der Schlüssel zur Maximierung des Werts des Budgets für Mitarbeiter und Unternehmen. Lösungen wie Hrmony Mobilität konzentrieren sich daher speziell auf den steuerfreien Teil des Mobilitätsbudgets. Dazu gehören:

• ÖPNV-Zuschüsse: Zuschüsse des Arbeitgebers für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Nahverkehr (z.B. Bus, Bahn, Deutschlandticket) sind gemäß § 3 Nr. 15 EStG vollständig steuerfrei, sofern sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Für Fahrten im Fernverkehr (ICE, IC) gilt die Steuerfreiheit nur für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.   

• Anwendung der 50€-Sachbezugsfreigrenze: Das Mobilitätsbudget kann für bestimmte Dienstleistungen wie Carsharing, Ride-Hailing oder E-Scooter-Nutzung bis zur monatlichen Freigrenze von 50 Euro als steuerfreier Sachbezug behandelt werden.     

5. Wie vereinfacht eine Plattform wie Hrmony die Verwaltung und Versteuerung?

Angesichts der beschriebenen steuerlichen Komplexität wird deutlich, warum spezialisierte digitale Plattformen für die Verwaltung von Mobilitätsbudgets unerlässlich sind. Anbieter wie Hrmony bieten eine 100 % digitale Lösung, die den gesamten administrativen Prozess automatisiert und rechtssicher gestaltet.   

Das Kernleistungsversprechen solcher Plattformen ist die Abstraktion der steuerlichen Komplexität. Hrmony übernimmt die aufwendige Einzelbelegprüfung für jede eingereichte Mobilitätsausgabe. Das System wendet im Hintergrund automatisch die korrekten Steuervorschriften an und berechnet für den Mitarbeiter die bestmögliche, steueroptimierte Erstattung. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand für die Personal- und Lohnbuchhaltungsabteilungen drastisch.   

6. Wie funktioniert der Prozess von der Nutzung bis zur Erstattung?

Der Prozess für Mitarbeiter und Arbeitgeber ist bei der Nutzung einer Plattform wie Hrmony auf maximale Einfachheit und Effizienz ausgelegt:

1. Mitarbeiter nutzt Mobilität: Der Mitarbeiter kauft wie gewohnt seine Tickets und bezahlt die Leistung zunächst selbst.

2. Beleg digital einreichen: Anschließend wird der Beleg unkompliziert und schnell über die Hrmony App eingereicht. Dies kann per Foto, E-Mail-Weiterleitung oder Dokumenten-Upload geschehen, ohne dass manuelle Daten eingegeben werden müssen.   

3. Automatische Prüfung und Berechnung: Hrmony prüft den Beleg vollautomatisch auf Erstattungsfähigkeit und wendet die passende steuerliche Regel an.

4. Bereitstellung der Abrechnungsdaten: Die Plattform stellt dem Arbeitgeber am Ende des Abrechnungszeitraums einen aufbereiteten Datensatz für die Lohnbuchhaltung zur Verfügung, der alle Erstattungen korrekt aufschlüsselt.   

5. Erstattung via Gehaltsabrechnung: Der Mitarbeiter erhält den berechneten, steueroptimierten Erstattungsbetrag transparent ausgewiesen mit seiner nächsten Gehaltsabrechnung.   

6. Welche Vorteile bietet ein Mobilitätsbudget für das Employer Branding?

In einem umkämpften Arbeitsmarkt sind Mitarbeiter-Benefits ein entscheidender Faktor zur Differenzierung. Ein flexibles Mobilitätsbudget positioniert ein Unternehmen als modernen, zukunftsorientierten und mitarbeiterzentrierten Arbeitgeber. Es ist ein starkes Argument im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte („War for Talents“), insbesondere bei jüngeren Generationen, für die traditionelle Statussymbole wie der Dienstwagen an Bedeutung verlieren und Werte wie Flexibilität, Nachhaltigkeit und individuelle Wahlfreiheit in den Vordergrund rücken.   

7. Wie kann ein Mobilitätsbudget zur Erreichung von Nachhaltigkeitszielen (ESG) beitragen?

Ein Mobilitätsbudget ist nicht nur ein Mitarbeiter-Benefit, sondern auch ein wirksames strategisches Instrument zur Förderung der unternehmerischen Nachhaltigkeitsziele (Environmental, Social, Governance – ESG). Indem es eine finanziell attraktive Alternative zum Pkw-Pendeln und zum klassischen Verbrenner-Dienstwagen schafft, fördert es aktiv die Mobilitätswende. Die gezielte Incentivierung der Nutzung von ÖPNV, Fahrrädern und Sharing-Diensten kann den CO₂-Fußabdruck, der durch die Mobilität der Belegschaft entsteht, signifikant reduzieren.   

Die strategische Bedeutung geht jedoch über die reine Verhaltensänderung hinaus. Unternehmen sind zunehmend gefordert, über ihre ESG-Leistungen transparent zu berichten. Die Pendlermobilität der Mitarbeiter ist eine wesentliche Quelle von Scope-3-Emissionen, die traditionell schwer zu erfassen und zu quantifizieren sind. Digitale Mobilitätsplattformen wie Hrmony lösen dieses Problem. Durch die Erfassung jeder einzelnen Mobilitätstransaktion schaffen sie eine präzise Datengrundlage.