Belegprüfung: Arbeitgeberzuschuss mit zu viel Aufwand?
Viele Arbeitgebende fürchten bei digitalen Essensmarken den hohen Aufwand durch die verpflichtende Überprüfung der eingereichten Belege Ihrer Mitarbeitenden auf die steuerrechtlichen Vorgaben. Denn die Mahlzeitenzuschüsse dürfen nur für Lebensmittel oder Mahlzeiten (inkl. dazugehörigem Getränke) anerkannt und ausbezahlt werden. Dabei kann es so einfach sein!
Ohne Aufwand oder umständliche Stichprobenkontrollen Lohnnebenkosten sparen
Arbeitgebende haben eine Nachweispflicht, dass die Voraussetzungen für die Sachbezugsbewertung gemäß der R. 8.1 Nr.7 ff. LStR erfüllt werden. Die Mitarbeitenden also nur für Einkäufe über Lebensmittel oder für Mahlzeiten einen steuerfreien Zuschuss beanspruchen.
Dies geschieht durch eine Stichprobenkontrolle in einer manuellen Belegprüfung, die meist die firmeninterne HR-Abteilung übernehmen muss. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Arbeitgebende von vorneherein gegen Essenszuschüsse für ihre Mitarbeitenden, denn nicht nur die Einführung im Unternehmen, sondern auch die damit verbundenen behördlichen Vorgaben müssen erfüllt werden.
Dazu gehört nicht nur die monatliche Belegprüfung, auch die Abrechnungsdateien aus denen sich die ausbezahlten Zuschüsse zu Mahlzeiten ergeben, können bei Betriebsprüfungen abgefragt werden.
Die Belegprüfung – rechtlich signifikante Vorgaben
Dabei bieten digitale Lösungen, wie der Hrmony Essenszuschuss, viele Vorteile: Erhalten Arbeitnehmende von ihrem Arbeitgebenden einen Arbeitgeberzuschuss, z.B. einen Essenszuschuss, können bis zu 7,23 € arbeitstäglich steuerfrei an Mitarbeitende ausbezahlt werden, wenn es sich dabei um Lebensmittel oder Mahlzeiten handelt.
Der Arbeitgebende muss diese Voraussetzungen nachweisen und die vorgelegten Einzelbelege prüfen – und hier beginnt der Aufwand, der Unternehmen von der Einführung eines Arbeitgeberzuschusses abhält.