Digitale Essensmarken: Snacks und Mahlzeiten

Belegprüfung: Arbeitgeberzuschuss mit zu viel Aufwand?

Viele Arbeitgeber fürchten bei Digitalen Essensmarken den hohen Aufwand durch die verpflichtende Überprüfung der eingereichten Belege Ihrer Mitarbeiter auf die steuerrechtlichen Vorgaben. Denn die Mahlzeitenzuschüsse dürfen nur für Lebensmittel oder Mahlzeiten (inkl. dazugehörigem Getränke) anerkannt und ausbezahlt werden. Dabei kann es so einfach sein!

Ohne Aufwand oder umständliche Stichprobenkontrollen Lohnnebenkosten sparen

Arbeitgeber haben eine Nachweispflicht, dass die Voraussetzungen für die Sachbezugsbewertung gemäß der R. 8.1 Nr.7 ff. LStR erfüllt werden. Die Mitarbeiter also nur für Einkäufe über Lebensmittel oder für Mahlzeiten einen steuerfreien Zuschuss beanspruchen. Dies geschieht durch eine Stichprobenkontrolle in einer manuellen Belegprüfung, die meist die firmeninterne HR-Abteilung übernehmen muss. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Arbeitgeber von vorneherein gegen Digitale Essensmarken für ihre Mitarbeiter, denn nicht nur die Einführung im Unternehmen, sondern auch die damit verbundenen behördlichen Vorgaben müssen erfüllt werden. Dazu gehört nicht nur die monatliche Belegprüfung, auch die Abrechnungsdateien aus denen sich die ausbezahlten Zuschüsse zu Mahlzeiten (Digitale Essensmarken) ergeben, können bei Betriebsprüfungen abgefragt werden.

Die Belegprüfung – rechtlich signifikante Vorgaben

Dabei bieten Digitale Essensmarken viele Vorteile: Erhalten Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber einen Arbeitgeberzuschuss, z.B. einen Essenszuschuss, können bis zu 6,50 € arbeitstäglich steuerfrei an Mitarbeiter ausbezahlt werden, wenn es sich dabei um Lebensmittel oder Mahlzeiten handelt. Der Arbeitgeber muss diese Voraussetzungen nachweisen und die vorgelegten Einzelbelege prüfen – und hier beginnt der Aufwand, der Unternehmen von der Einführung eines Arbeitgeberzuschusses abhält.

Weniger Aufwand mit den Digitalen Essensmarken von Hrmony

Glücklicherweise erkennt das Finanzamt inzwischen auch digitale Verfahren an, bei denen die Belege digitalisiert und die Belegprüfung und Abrechnung monatlich automatisch durch den Anbieter erfolgt. Diese Vorgehensweise erleichtert die Abrechnung erheblich. Trotzdem existieren derzeit nur wenige Dienstleister mit diesem Angebot – einer von ihnen ist Hrmony.

Hrmony ist im Bereich des Arbeitgeberzuschusses „Verpflegung“ einer der Vorreiter. Wir bieten nicht nur eine vereinfachte Abwicklung des Arbeitgeberzuschusses „Verpflegung“ an, sondern erleichtern mit unserem durchdachten Prozess der Digitalen Essensmarken auch die Verwaltungsarbeiten in Unternehmen.

Ein smarter Arbeitgeberzuschuss mit cleverem Konzept

Unser Konzept basiert auf der digitalen Bereitstellung eines Arbeitnehmerkontos, über das monatlich die Belege des jeweiligen Arbeitnehmers eingehen, geprüft, erfasst und gutgeschrieben werden. Damit werden drei Arbeitsschritte an uns als Dienstleister abgegeben und die Verantwortlichen für im Unternehmen entlastet.

Ihre Arbeitnehmer schicken uns monatlich ihre Kaufbelege für ihre Mittagsmahlzeiten als Foto oder Kopie zu. Wir prüfen bereits beim Eingang der Belege deren Richtigkeit und schreiben den entsprechenden Betrag dem jeweiligen Konto gut. Am Ende des Monats erstellen wir für Sie eine Auszahlungsdatei mit den jeweiligen Werte für Ihre Mitarbeiter zu Auszahlung über die Gehaltsabrechnung sowie bei Bedarf ein Einzelbelegreporting, aus dem sich für jeden ausbezahlten Zuschuss die steuerrechtliche Verpflichtung der „Lebensmittel und Mahlzeiten“ nachweisen lässt. So haben Sie mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben und profitieren gleichzeitig von einer besseren Mitarbeiterbindung an Ihr Unternehmen.

Exklusiv: Alle steuerfreien Benefits im Überblick!

Mit dem Hrmony Benefit Report lernen Sie die wichtigsten Vorteile für Mitarbeitende kennen.

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Übermittlung

Mitarbeiter schicken Ihre Lebensmittel- oder Mahlzeitenbelege an Hrmony zur Prüfung

Prüfung + Erfassung

Wir erfassen und prüfen die Belege und erstatten den optimalen Betrag am Ende des Monats zurück

Dokumentation

Alle Ausgaben werden in einer Abrechnung dokumentiert, die auch zur Vorlage beim Finanzamt dient

Sie wollen mehr darüber erfahren, wie Hrmony die Belegprüfung übernimmt?

Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie mehr über die Belegprüfung von Hrmony. Gern unterstützen wir Sie bei der Ein- und Durchführung des Essenszuschusses in Ihrem Unternehmen. Sie erreichen uns telefonisch unter der kostenfreien Rufnummer +49 (0) 30 567 950 39. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!

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