Es ist nachgewiesen, dass erholsame Pausen und die damit verbundenen – im besten Fall gesunden – Mahlzeiten die Konzentrationsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter steigert und somit Ihre Leistungsfähigkeit verbessert. Daher gibt der Staat auch hier Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitnehmern pauschal besteuert oder sogar steuer- und beitragsfrei bei den Verpflegungskosten zu unterstützen. Diese steuerliche Subventionsmaßnahme entstand in den 1950er und bildet den damaligen sozial geprägten politischen Willen ab, für Arbeitnehmern ohne Zugang zu Kantinenmahlzeiten, einen Ausgleich zu schaffen. So sind Essensmarken bzw. Essensgutscheine, und seit 2016 auch Digitale Essensmarken, schon seit über 60 Jahren Deutschland- und Europaweit ein sehr beliebter Mitarbeiter Benefit und werden in Deutschland von ca. 1.5 Mio. Arbeitnehmern täglich genutzt.
Mit Digitalen Essensmarken kann jeder Arbeitgeber, seinen Mitarbeitern arbeitstäglich bis zu 6,50€ (2020) steuerfrei für Mahlzeiten erstatten. Dieser Betrag setzt sich dabei aus dem sog. amtlichen Sachbezugswert der sich jährlich ändert und aktuell 3,40€ beträgt sowie einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss von maximal 3,10€. Um den steueroptimale Bewertungsansatz von Mahlzeiten oder Lebensmittel mit dem Sachbezugswert im Rahmen von Essensmarken und Digitalen Essensmarken geltend zu machen, müssen die folgenden Bedingungen zwingend erfüllt sein:
Diese Voraussetzung finden sich in: R 8.1 Abs. 7 Nr. 4, Buchstabe a., Doppelbuchstabe aa) – dd)
Mit dem Hrmony Benefit Report lernen Sie die wichtigsten Vorteile für Mitarbeitende kennen.
Kostenfrei herunterladenBis 2016 war die Essensmarke bzw. der Essensgutschein noch nicht von der Digitalisierung berührt und somit in analoger Form (Papier-Essenmarken) mit einem hohen Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber verbunden und nur mit eingeschränkten Einsatzmöglichkeiten (Akzeptanzstellen) für Mitarbeiter nutzbar. Die bisherigen, oft papierbasierten Essensmarken, mussten monatlich an Mitarbeiter verteilt werden, die diese wiederum nur an bestimmten Akzeptanzstellen einlösen konnten. Ein umständlicher, analoger Prozess der oft nicht mehr zeitgemäß erschien. Digitalen Essensmarken hingegen sind zeitgemäß, digital (per Smartphone) und somit ohne dauerhaften Verwaltungsaufwand und Administrationsaufwand für Arbeitgeber. Arbeitnehmer freuen sich über Digitale Essensmarken, da diese endlich überall, also ohne eine Gebundenheit an Akzeptanzstellen, eingelöst werden können. So können 97,50€ (Stand 2020) steuerfrei zum essen & einkaufen in jedem Café, Restaurant, Supermarkt, Lieferdienst, Foodtruck eingelöst werden. Weiterhin wird bei Digitalen Essensmarke von Hrmony hingegen jeder einzelne Beleg dahingehend geprüft, ob er überhaupt Mahlzeiten bzw. Lebensmittel enthält und welchen Preis diese haben. Zentraler Bestandteil dabei ist der Abgleich jeder einzelnen Position auf dem Beleg mit einem von Hrmony selbst entwickelten und kontinuierlich mit den Finanzbehörden abgestimmten Prüfkatalog. Nach diesem wird bestimmt welche Lebensmittel als Mahlzeiten anerkannt werden können. Im Ergebnis kann aus Compliance Gesichtspunkten nur noch die Digitale Essensmarken das Produkt der Wahl sein, da sie nachweisbar die von den Finanzbehörden geforderten Voraussetzungen immer erfüllen und jeglichen Missbrauch ausschließen.
Rechtsgrundlage zu Digitale Essensmarken:
Weitere rechtliche Informationen, Vorschriften und mögliche ergangene Rechtsprechung:
