Der Benefit für alle: mit Digitalen Essensmarken steuerfrei über 100 € mehr Netto pro Monat

Digitale Essensmarken von Hrmony

Es ist nachgewiesen, dass erholsame Pausen und die damit verbundenen – im besten Fall gesunden – Mahlzeiten die Konzentrationsfähigkeit Ihrer Mitarbeitenden steigert und somit Ihre Leistungsfähigkeit verbessert. Daher gibt der Staat auch hier Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitnehmende pauschal besteuert oder sogar steuer- und beitragsfrei bei den Verpflegungskosten zu unterstützen. Diese steuerliche Subventionsmaßnahme entstand in den 1950er und bildet den damaligen sozial geprägten politischen Willen ab, für Arbeitnehmende ohne Zugang zu Kantinenmahlzeiten, einen Ausgleich zu schaffen. So sind Essensmarken bzw. Essensgutscheine, und seit 2016 auch Digitale Essensmarken, schon seit über 60 Jahren Deutschland- und europaweit ein sehr beliebter Benefit für Mitarbeitende und werden in Deutschland von ca. 1,5 Mio. Arbeitnehmenden täglich genutzt.

Rahmenbedingungen und wichtigen Beträge für Essensmarken

Mit Digitalen Essensmarken kann jeder Arbeitgebende, seinen Mitarbeitenden arbeitstäglich bis zu 6,90 € (2023) steuerfrei für Mahlzeiten erstatten. Dieser Betrag setzt sich dabei aus dem sog. amtlichen Sachbezugswert, der sich jährlich ändert und aktuell 3,80 € beträgt sowie einem steuerfreien Arbeitgeberzuschuss von maximal 3,10 €. Um den steueroptimalen Bewertungsansatz von Mahlzeiten oder Lebensmittel mit dem Sachbezugswert im Rahmen von Essensmarken und Digitalen Essensmarken geltend zu machen, müssen die folgenden Bedingungen zwingend erfüllt sein:

• Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Pausen bestimmt sind,
• für jede Mahlzeit lediglich eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird,
• der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt und
• die Essensmarke nicht an Arbeitnehmende ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, sprich auf Dienstreise sind.

Diese Voraussetzung finden sich in: R 8.1 Abs. 7 Nr. 4, Buchstabe a., Doppelbuchstabe aa) – dd)

Vorteile der Digitalen Essensmarken von Hrmony: überall einlösbar, unkompliziert und 100 % tax compliant

Bis 2016 war die Essensmarke bzw. der Essensgutschein noch nicht von der Digitalisierung berührt und somit in analoger Form (Papier-Essensmarken) mit einem hohen Verwaltungsaufwand für Arbeitgebende verbunden und nur mit eingeschränkten Einsatzmöglichkeiten (Akzeptanzstellen) für Mitarbeitende nutzbar. Die bisherigen, oft papierbasierten Essensmarken, mussten monatlich an Mitarbeitende verteilt werden, die diese wiederum nur an bestimmten Akzeptanzstellen einlösen konnten. Ein umständlicher, analoger Prozess, der oft nicht mehr zeitgemäß erschien. Digitalen Essensmarken hingegen sind zeitgemäß, digital (per Smartphone) und somit ohne dauerhaften Verwaltungsaufwand und Administrationsaufwand für Arbeitgebende. Arbeitnehmende freuen sich über Digitale Essensmarken, da diese endlich überall, also ohne eine Gebundenheit an Akzeptanzstellen, eingelöst werden können. So können 103,50 € (Stand 2023) steuerfrei zum Essen & Einkaufen in jedem Café, Restaurant, Supermarkt, Lieferdienst, Foodtruck eingelöst werden. Weiterhin wird bei Digitalen Essensmarke von Hrmony hingegen jeder einzelne Beleg dahingehend geprüft, ob er überhaupt Mahlzeiten bzw. Lebensmittel enthält und welchen Preis diese haben. Zentraler Bestandteil dabei ist der Abgleich jeder einzelnen Position auf dem Beleg mit einem von Hrmony selbst entwickelten und kontinuierlich mit den Finanzbehörden abgestimmten Prüfkatalog. Nach diesem wird bestimmt, welche Lebensmittel als Mahlzeiten anerkannt werden können. Im Ergebnis kann aus Compliance Gesichtspunkten nur noch die Digitale Essensmarken das Produkt der Wahl sein, da sie nachweisbar die von den Finanzbehörden geforderten Voraussetzungen immer erfüllen und jeglichen Missbrauch ausschließen.

Rechtsgrundlage zu Digitale Essensmarken:

• § 8 Abs. 2 EStG – Einnahmen und Definition von Sachbezug
• ‍R 8.1 Abs. 7 ff LStR – Bewertung von Sachbezügen
• ‍§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG – Pauschalierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen
• ‍R 40.2 Abs. 1 Nr. 1 LStR – Bemessung der Lohnsteuer nach einem festen Pauschsteuersatz
• ‍H 8.1 LStH (zu § 8 EStG) – Hinweise & Beispiele zu Bewertung von Sachbezügen

Weitere rechtliche Informationen, Vorschriften und mögliche ergangene Rechtsprechung:

• BMF Schreiben vom 18. Januar 2019 – Sachbezugswerte für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten (Digitale Essensmarken)