Essensgutscheine für Mitarbeitende: Wann sind sie steuerfrei und wie führen Arbeitgeber sie ein?

Was sind Essensgutscheine für Mitarbeitende?

Ein Essensgutschein ist ein Zuschuss, mit dem Arbeitgeber die Verpflegung ihrer Mitarbeitenden während der Arbeitszeit mitfinanzieren. Gebräuchlich sind auch die Begriffe Essensmarke, Essensbon, Restaurantscheck oder Lunch-Gutschein. Gemeint ist immer dasselbe Prinzip: Mitarbeitende kaufen eine Mahlzeit, der Arbeitgeber trägt ganz oder teilweise die Kosten, und der Zuschuss ist steuerlich begünstigt, solange die gesetzlichen Bedingungen eingehalten sind.

Für Arbeitgeber ohne eigene Kantine ist der Essensgutschein der übliche Weg, einen Verpflegungszuschuss anzubieten. Eingelöst wird er in Restaurants, Bäckereien, Supermärkten oder bei Lieferdiensten – je nach Modell bei Partnerbetrieben oder überall, wo Mitarbeitende einen Beleg erhalten. Die klassische Papiermarke und ihre Herkunft beschreibt unser Beitrag zu Essensmarken; hier geht es um die Frage, wie Arbeitgeber Essensgutscheine heute steuerlich korrekt anbieten.

Wie werden Essensgutscheine versteuert?

Ein Essensgutschein ist Arbeitslohn in Form eines Sachbezugs. Steuerlich führen zwei unterschiedliche Regelungen zum Ziel, die Arbeitgeber auseinanderhalten sollten:

• Arbeitstäglicher Essenszuschuss (klassische oder digitale Essensmarke): Die Mahlzeit wird nicht mit ihrem tatsächlichen Preis bewertet, sondern mit dem amtlichen Sachbezugswert nach § 2 SvEV. Der Zuschuss darf diesen Wert um bis zu 3,10 € übersteigen (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. a LStR). 2026 ergibt das höchstens 7,67 € je Arbeitstag.
• Gutschein unter der 50-€-Freigrenze: Sachbezüge in Form von Gutscheinen und Guthabenkarten bleiben bis 50 € im Kalendermonat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG). Das gilt nur, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden und die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen (BMF-Schreiben vom 15.03.2022).

Wie Arbeitgeber den Essenszuschuss in der Lohnabrechnung behandeln und welche Sonderfälle es gibt, zeigt unser Beitrag zur Versteuerung des Essenszuschusses.

Wann fällt beim Essenszuschuss Pauschalsteuer an?

Die Pauschalsteuer von 25 % nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG fällt nur auf den geldwerten Vorteil an: den Sachbezugswert von 4,57 € abzüglich dessen, was Mitarbeitende selbst zahlen. Der Anteil bis 3,10 € darüber bleibt steuerfrei. Der pauschal versteuerte Anteil ist zugleich beitragsfrei in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 SvEV). Je höher der Beleg, desto kleiner der geldwerte Vorteil:

Rechenbeispiel Essenszuschuss: Eine Mitarbeiterin reicht einen Beleg über 9,67 € ein, der Arbeitgeber erstattet 7,67 €. Ihr Eigenanteil beträgt 2,00 €, der geldwerte Vorteil also 2,57 €. Darauf zahlt der Arbeitgeber 25 % Pauschalsteuer, rund 0,64 € zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Ab einem Beleg von 12,24 € entfällt die Pauschalsteuer ganz.

Rechenbeispiel 50-€-Sachbezug: Ein Mitarbeiter erhält im Monat einen Restaurantgutschein über 40 € und einen Tankgutschein über 20 €. Zusammen sind das 60 € – die Freigrenze ist überschritten, und alle 60 € werden steuer- und beitragspflichtig. Die 50 € gelten für alle Sachbezüge des Monats zusammen.

Wie hoch dürfen Essensgutscheine 2026 sein?

2026 liegt der amtliche Sachbezugswert für ein Mittag- oder Abendessen bei 4,57 €, für ein Frühstück bei 2,37 €. Der arbeitstägliche Essenszuschuss darf damit höchstens 7,67 € betragen. Wer mehr zahlt, verliert nicht nur den Teil über 7,67 €: Liegt der Zuschuss mehr als 3,10 € über dem Sachbezugswert, sind die Bewertung mit dem Sachbezugswert und die Pauschalierung für den gesamten Zuschuss ausgeschlossen.

Bei 15 Arbeitstagen ergibt das 115,05 € im Monat. Das ist kein gesetzlicher Monatshöchstbetrag: Die sogenannte 15er-Regelung erleichtert nur den Nachweis. Mit vollständigem Nachweis der Arbeitstage sind auch mehr Zuschüsse im Monat möglich.

Für 2027 liegt der Verordnungsentwurf vor: 4,70 € Sachbezugswert und damit bis zu 7,80 € je Arbeitstag. Verbindlich werden die Werte erst mit der Zustimmung des Bundesrates. Alle Werte und den Verfahrensstand finden Sie im Beitrag zu den Sachbezugswerten 2027.

Papier, Karte oder App – welche Form passt?

Steuerlich ist die Form gleichgültig: Nach dem BMF-Schreiben vom 18.01.2019 gelten für arbeitstägliche Zuschüsse ohne Papiermarke dieselben Regeln wie für die klassische Essensmarke. Unterschiede gibt es bei Einlöseorten, Verwaltungsaufwand und Nachweis:

• Papier-Essensmarke oder Restaurantscheck: an Partnerbetriebe gebunden, Ausgabe und Abrechnung laufen manuell.
• Guthabenkarte: Zahlung an der Kasse, Tageslimit technisch hinterlegt, Akzeptanz hängt am Kartennetz.
• App mit Belegeinreichung (digitaler Essenszuschuss): Mitarbeitende kaufen, wo sie möchten, und reichen den Beleg ein; Prüfung und Erstattung laufen digital.

Einen ausführlichen Vergleich der Varianten bietet unser Deep-Dive zu digitalen Essensmarken und Papiergutscheinen.

Wie führen Arbeitgeber Essensgutscheine ein?

1. Weg wählen: arbeitstäglicher Essenszuschuss, Gutschein im Rahmen der 50-€-Freigrenze oder beides parallel.
2. Höhe und Eigenanteil festlegen: höchstens 7,67 € je Arbeitstag. Zahlen Mitarbeitende mindestens 4,57 € selbst, entfällt die Pauschalsteuer.
3. Vereinbarung schriftlich festhalten, beim 50-€-Sachbezug ausdrücklich zusätzlich zum Gehalt.
4. Lohnabrechnung einrichten: Pauschalsteuer im Abrechnungszeitraum abführen, damit der Zuschuss beitragsfrei bleibt.
5. Nachweis organisieren: Arbeitstage abzüglich Urlaub, Krankheit und Dienstreisen erfassen oder die 15er-Regelung nutzen.
6. Mitarbeitende informieren: wie und wo eingelöst wird und was mit nicht genutzten Tagen passiert.

Welche Fehler kosten die Steuerbegünstigung?

• Mit veralteten Werten rechnen: Im Umlauf sind noch 7,23 € (2024) oder 7,50 € (2025). 2026 gelten 4,57 € Sachbezugswert und 7,67 € Höchstbetrag.
• Den Zuschuss über 7,67 € anheben: Dann fällt die Bewertung mit dem Sachbezugswert für den gesamten Zuschuss weg, nicht nur für den Überhang.
• Die 15er-Regelung als Obergrenze lesen: Sie ist eine Nachweis-Vereinfachung. Wer Arbeitstage vollständig erfasst, darf auch mehr Zuschüsse gewähren.
• Dienstreisetage mitzählen: In den ersten drei Monaten einer Auswärtstätigkeit darf der Zuschuss für diese Tage nicht mit dem Sachbezugswert bewertet werden; dort greifen die Verpflegungspauschalen.
• Die 50 € doppelt verplanen: Ein Restaurantgutschein im Rahmen der Freigrenze teilt sich die 50 € mit allen anderen Sachbezügen des Monats.

Welche Zusatzleistungen laufen parallel zum Essensgutschein?

Der Essenszuschuss hat eine eigene Rechtsgrundlage und eine eigene Grenze. Er schmälert deshalb weder die 50-€-Sachbezugsfreigrenze noch andere Bausteine. Arbeitgeber können ihn zusätzlich zum Gehalt mit einem monatlichen 50-€-Sachbezug, einem ÖPNV-Zuschuss oder einem Internetzuschuss kombinieren – jeder Baustein folgt seiner eigenen Regel. Ein Essenszuschuss von 115,05 € im Monat verbraucht also nichts von den 50 €, und umgekehrt.

Worauf sollten Arbeitgeber bei der Anbieterwahl achten?

Anbieter für Essensgutscheine unterscheiden sich weniger im Steuerrecht als in der Umsetzung. Fünf Kriterien helfen beim Vergleich:

• Einlöseorte: nur Partnerbetriebe oder jeder Ort mit Beleg?
• Belegprüfung und Haftung: Wer prüft die Belege, und wer haftet bei Fehlern?
• Anbindung an die Lohnabrechnung: Werden die Daten für Pauschalsteuer und Nachweis übergeben?
• Pflege der Werte: Wird der Tagessatz zum Jahreswechsel automatisch an den neuen Sachbezugswert angepasst?
• Kombinierbarkeit: Lassen sich weitere Bausteine wie der 50-€-Sachbezug auf derselben Plattform verwalten?

Der Hrmony Essenszuschuss läuft per App mit Belegeinreichung. Hrmony prüft jeden Beleg einzeln und übernimmt für die geprüften Belege die Haftung; der Tagessatz wird zum Jahreswechsel automatisch nachgezogen.