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BMF-Schreiben vom 13.04.2021 zur Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug

Fast 16 Monate hat es gedauert, bis das lang ersehnte BMF-Schreiben zur Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug veröffentlicht wurde. In diesem legt die Finanzverwaltung auf 10 Seiten umfänglich dar, welche Spielregeln für Sachbezüge gelten. Gutscheine und Geldkarten wurden deutlich eingeschränkt, Digitale Essensmarken hingegen als steuerfreier Sachbezug bestätigt.

Gesetzliche Neuregelungen seit 01.01.2020

Die Neuregelung des § 8 Abs. 1 EStG seit dem 1. Januar 2020 hatte bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern für große Verunsicherung gesorgt. Dort wurde in Satz 2 neu geregelt, dass “...zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.” stets Barlohn und somit steuerpflichtig sind.

Sachbezüge hingegen sind nur noch “...Gutscheinen und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des § 2 Absatz 1 Nummer 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen.” Dies gilt sowohl für die Sachbezüge im Rahmen der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze als auch für Sachbezüge gem. § 37b EStG.

Ebenfalls neu wurde ein Zusätzlichkeitserfordernis für Sachbezüge im Rahmen der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze eingeführt (§ 8 Abs. 2 S. 11 i.V.m. § 8 Abs. 4 EStG). Die Gehaltsumwandlung für diese Sachbezüge ist somit ausgeschlossen.

Wie diese gesetzlichen Vorgaben in der Praxis zu handhaben sind erläutert das BMF-Schreiben vom 13.04.2021¹ detailliert.

Digitale Essensmarken

Digitale Essensmarken, ebenso wie Papier-Essenmarken, sind im BMF-Schreiben in Rn. 8 explizit als Sachbezug aufgeführt. Es handelt sich bei Ihnen um “Sachbezug im Sinne des § 8 Absatz 2 Satz 1 EStG i. V. m. § 8 Absatz 1 Satz 3 EStG”. Ebenfalls wird in Rn. 8 festgelegt, dass die “Richtlinienregelung des R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 LStR 2015 und die Regelungen des BMF-Schreibens vom 18. Januar 2019 (BStBl I Seite 66)” weiterhin gelten. Für Digitale Essensmarken ändert sich somit nichts. Arbeitgeber können Ihren Mitarbeitern weiterhin bis zu 98,55 Euro monatlich steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Dies kann auch weiterhin on-top, also zusätzlich zum Gehalt oder im Rahmen einer Gehaltsumwandlung erfolgen. Arbeitgeber die diesen Benefit nutzen können sich also entspannt zurücklehnen.

Gutscheine und Geldkarten bis Ende 2021

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Arbeitgeber die Gutscheine und Geldkarten als Benefit in ihrem Unternehmen nutzen werden jedoch zukünftig mit vielen Einschränkungen leben müssen.
Die einzige gute Nachricht für sie ist, dass die strengen Vorgaben des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG (§ 8 Abs. 1 S. 3 EStG) erst ab dem 01.01.2022 gelten. Bis dahin werden Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen weiterhin als Sachbezug anerkannt.²

Das sind Gutscheine und Geldkarten, die nicht:

a) über eine Barauszahlungsfunktion verfügen; es ist nicht zu beanstanden, wenn verbleibende Restguthaben bis zu einem Euro ausgezahlt werden können,
b) über eine eigene IBAN verfügen,
c) für Überweisungen (z. B. PayPal) verwendet werden können,
d) für den Erwerb von Devisen (z. B. Pfund, US-Dollar, Schweizer Franken) verwendet
werden können oder
e) als generelles Zahlungsinstrument hinterlegt werden können.³

Gutscheine und Geldkarten ab 2022

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Ab dem 01.01.2022 gelten hingegen die strengen Vorgaben des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG. Gemäß dem BMF-Schreiben sind Sachbezüge dann nur noch solche Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen bei dem Arbeitgeber oder bei einem Dritten berechtigen und dann entweder:

1. Beim Aussteller selbst in seinem Geschäft einlösbar sind, unabhängig davon ob es sich um ein Laden- oder Online-Geschäft handelt. Der Aussteller kann im In- oder Ausland sitzen. Es muss sich jedoch um seine eigene Produktpalette (Waren oder Dienstleistungen) handeln. Damit scheidet z.B. Amazon aus, da dort über den Marketplace auch andere Unternehmen ihre Waren verkaufen. ⁴
oder
2. Aufgrund von Akzeptanzverträgen zwischen Aussteller/Emittent und Akzeptanzstellen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland eingelöst werden können. Hierzu zählen vor allem City- und Regio-Karten (örtliche Beschränkung auf unmittelbar angrenzenden zweistelligen PLZ-Bezirke) aber auch Gutscheine für Laden- und Franchiseketten mit einheitlichem “Marktauftritt”. ⁵ Das sind vor allem Einzelhandelsketten, wie Drogerien, Parfümerien oder Elektronikmärkte.
oder
3. Ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus einer sehr begrenzten Waren- oder Dienstleistungspalette berechtigen. Dabei kommt es jedoch nicht auf die Anzahl der Akzeptanzstellen und den Bezug im Inland an. ⁶ Hierunter fallen z.B. reine Tankkarten/Stromladekarten, Gutscheinkarten für einen Buchladen, Beauty- oder Fitnesskarten, Kinokarten und Streamingdienste für Film und Musik.
oder
4. Lediglich dazu berechtigen, aufgrund von Akzeptanzverträgen zwischen Aussteller/Emittent und Akzeptanzstellen Waren oder Dienstleistungen ausschließlich für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke im Inland zu beziehen, sog. “Zweckkarten”. Auf die Anzahl der Akzeptanzstellen kommt es nicht an. Wichtig ist, dass der Einsatzbereich hinreichend bestimmt sein muss. Ein „begünstigter“ sozialer oder steuerlicher Zweck in diesem Sinne ist daher insbesondere nicht die Inanspruchnahme der 44-Euro-Freigrenze des R 19.6 LStR (Aufmerksamkeiten) oder der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG an sich. Vielmehr muss sich der steuerliche oder soziale Zweck aus dem Gutschein bzw. der Geldkarte selbst ergeben.⁷ Beispiele sind Papier-Essenmarken und arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten (sog. digitale Essenmarken) oder Karten für betriebliche Gesundheitsmaßnahmen.

Im BMF-Schreiben finden sich zu diesen teils abstrakten Vorgaben noch mehr konkrete Beispiele, die Arbeitgebern die steuerrechtliche Einordnung ihrer derzeit genutzten Gutscheine und Geldkarten erleichtern sollen.  Jetzt können hoffentlich auch die meisten der vielen Anfragen hierzu von Arbeitgebern bei ihren zuständigen Betriebsstättenfinanzämtern endlich beantwortet werden. Die im BMF-Schreiben genannten Beispiele sind jedoch nicht  abschließend sondern geben nur eine Orientierung. Viele Details wie die Gewährung dieser  Waren und Dienstleistung konkret ausgestaltet sein muss, um als Sachbezug qualifiziert zu werden, sind unklar. Hier wird wohl eine weitere Flut von Anrufungsauskünften auf die Finanzämter zukommen und Arbeitgeber weiterhin verunsichern.

Weitere Regelungen im BMF-Schreiben

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Neben der Eingrenzung der Nutzung von Gutscheinen und Geldkarten finden sich im BMF-Schreiben noch weitere Regelungen Sachbezüge betreffend.

Die Nichtbeanstandungsregel gilt ausdrücklich nur für Sachbezüge in Form von Gutscheinen und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Vorgaben des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG nicht erfüllten (§ 8 Abs. 1 S. 3 EStG).

Eine Zahlung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer anstelle der geschuldeten Ware oder Dienstleistung ("zweckgebundene Geldleistungen" und "nachträgliche Kostenerstattungen") sowie Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten sind somit auch nach dem BMF-Schreiben Geldleistungen. So wie es die gesetzliche Regelung seit dem 01.01.2020 vorsieht.

Die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze steigt ab 2022 auf 50 Euro. Es bleibt aber weiterhin eine Freigrenze. Das heißt, wird sie um auch nur um 1 Cent überschritten, ist der ganze Betrag steuerpflichtig.

Das Zusätzlichkeitserfordernis gilt auch weiterhin in den Jahren 2020 und 2021 für Sachbezüge im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze und der 10.000-Euro-Freigrenze im § 37b Abs. 2 EStG. Gehaltsumwandlungen sind somit ausgeschlossen.⁹

Erstmalig in einem BMF-Schreiben findet sich auch die Verwaltungsregelung, dass die vom Arbeitgeber getragenen Gebühren für die Bereitstellung (z. B. Setup-Gebühr) und Aufladung von Gutscheinen und Geldkarten kein zusätzlicher geldwerter Vorteil sind. Vielmehr handelt es sich dabei um “eine notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen des Arbeitgebers”. Das bedeutet, sie sind kein Arbeitslohn des Arbeitnehmers und somit steuerfrei.¹⁰

Das BMF-Schreiben enthält auch Aussagen zum Zuflusszeitpunkt von Sachbezügen.

Demnach erfolgt der Zufluss des Sachbezugs

• bei einem Gutschein oder einerGeldkarte, die bei einem Dritten einzulösen sind, im Zeitpunkt der Hingabe und
• bei Geldkarten frühestens im Zeitpunkt der Aufladung des Guthabens, weil der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten erhält¹¹ und
• bei einem Gutschein oder einer Geldkarte, die beim Arbeitgeber einzulösen sind, im Zeitpunkt der Einlösung.¹²

Unter der Voraussetzung, dass der Arbeitgeber die Versicherung für seine Mitarbeiter abschließt und die Beiträge zahlt können auch Kranken-, Krankentagegeld- oder Pflegeversicherungen Sachbezüge sein. Dies gilt eingeschränkt auch für Unfallversicherungsschutz.¹³

Conclusio

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Mitarbeiter-Benefits speziell in Form von steuerfreien Sachbezugskarten im Rahmen der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenzen waren und sind bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen beliebt.

Was jedoch im Laufe der Zeit viele Parteien (Anbieter, Politiker, Arbeitgeber etc.) anscheinend vergessen haben ist, dass es diese Freigrenze erst seit 1996 gibt und sie laut der damaligen Gesetzesbegründung eine reine Steuervereinfachung ist. Ihr einziges Ziel ist es, den Verwaltungsaufwand für Unternehmen und die Finanzverwaltung zu reduzieren, wenn Arbeitnehmer geringe geldwerte Vorteile im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses erhalten. Damals kostenlose Privattelefonate mit dem Diensttelefon im Büro, heute z.B. die kostenfreie Tageszeitung oder das Laden des privaten Smartphonen am Schreibtisch. Ein steuerfreier Benefit sollte sie nie sein.

Die spätere Erhöhung von zunächst 30 DM auf 44 Euro, die Rechtsprechung des BFHs ab November 2010 und die darauf basierenden Produkte haben dazu geführt, dass es für Arbeitgeber attraktiv ist diese Freigrenze vollumfänglich und regelmäßig, also monatlich, als Benefit für ihre ArbeitnehmerInnen zu nutzen.

Mit der Neufassung des § 8 Abs. 1 EStG zum 01.01.2020 wurde versucht die immer großzügigere Rechtsprechung des BFHs zur Abgrenzung zwischen Bar- und Sachlohn wieder einzufangen. Dies war im ersten Anlauf deutlich misslungen. Fast 16 Monate war für Arbeitgeber unklar, ob die von Ihnen als Benefits genutzten Gutscheine und Sachbezugskarten steuerfrei oder steuerpflichtig sind. Die meisten hätten die dafür aufgewandte Zeit und Nerven sicherlich für andere Dinge besser nutzen können und wollen.

Mit dem neuen BMF-Schreiben stehen die Spielregeln nun endlich größtenteils Teil fest. Sachbezüge im Rahmen der 44-Euro-Regelung und des § 37b EStG sind weiterhin möglich, wenn auch stark eingeschränkt. Ab dem 01.01.2022 müssen sie die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 a), b) oder c) des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen:

1. Einlösung beim Aussteller selbst in seinem Geschäft
2. Einlösung bei Akzeptanzstellen in einem begrenzten Netzwerk (angrenzende PLZ) oder mit einheitlichem Markenauftritt
3. Ausschließlicher Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus einer sehr begrenzten Waren- oder Dienstleistungspalette
4. Ausschließlich für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke ("Zweckkarte"), wobei die 44-Euro-Freigrenze explizit kein solcher Zweck ist

Gehaltsumwandlungen zu Gunsten von Sachbezügen im Rahmen der 44-Euro-Regelung sind, auch nach dem BMF-Schreiben, seit dem 01.01.2020 nicht mehr möglich.

Für den Augenblick kehrt also etwas Ruhe, Rechtssicherheit, bei diesem Thema ein. Doch im September wird ein neuer Bundestag gewählt. Der Fiskus ist von der Corona-Krise stark gebeutelt. Vielleicht besinnt sich die nächste Bundesregierung wieder darauf, das die 44-Euro-Freigrenze kein Benefit sondern eine reine Steuervereinfachung ist - vielleicht aber auch nicht.

Es war bereits Ende 2019 klar, dass Sachbezüge im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze massiv eingeschränkt werden.¹⁴ Über weitere Einschränkungen in der Zukunft kann man nur spekulieren. Wir haben uns jedenfalls bereits Anfang 2020 entschieden kein Benefit-Produkt mehr anzubieten, dass auf einer Steuervereinfachung basiert und unser Produkt, den Digitalen Warengutschein, eingestellt. Dafür stehen wir ganz hinter unseren Digitalen Essensmarken.

Arbeitstäglich Mahlzeiten für Arbeitnehmer sind ein vom Staat seit Jahrzehnten aktiv geförderter Benefit, der zunächst in Form von steuerfreien Mahlzeiten in Kantinen und Essensmarken, dann als Essensgutscheine bzw. Restaurantschecks und seit 2016 in Digitaler Form ohne Änderungen Arbeitgebern und Arbeitnehmern jeden Monat einen Mehrwert von knapp 100 Euro bietet.

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¹BMF, Schreiben vom13.04.2021. Az. IV C 5 ‒ S 2334/19/10007 :002

²vgl. Rn. 30 des BMF-Schreibens vom 13.04.2021,

³vgl. Rn. 24 des BMF-Schreibens vom 13.04.2021

⁴ vgl. Rn. 9 des BMF-Schreibens vom 13.04.2021

5 vgl. Rn. 9 und 10 des BMF-Schreibens vom13.04.2021 und ausführlich in BaFin Merkblatt -Hinweise zum Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) 3. j)

⁶ vgl. Rn. 12 des BMF-Schreibens vom 13.04.2021

⁷ vgl. Rn. 14 und 15 des BMF-Schreibens vom13.04.2021

⁸ vgl. Rn. 11, 13 und 16 des BMF-Schreibens vom13.04.2021

⁹ vgl. Rn. 4 des BMF-Schreibens vom 13.04.2021

¹⁰ vgl. Rn. 3 des BMF-Schreibens vom 13.04.2021

¹¹ § 38 Absatz 2 Satz 2 EStG, R 38.2 Absatz 3Satz 1 LStR

¹² § 38 Absatz 2 Satz 2 EStG, R 38.2 Absatz 3Satz 2 LStR

¹³ vgl. Rn. 6 und 7des BMF-Schreibens vom 13.04.2021

¹⁴ Blog Beiträge vom 13.11.2019, vom 06.12.2019 und vom 11.12.2019