Was ist eine Sachbezugskarte? Eine Sachbezugskarte ist eine Visa- oder Mastercard-basierte Prepaid-Karte, mit der Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden den 50-Euro-Sachbezug nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG steuerfrei und sozialversicherungsfrei gewähren. Anders als ein klassischer Gutschein ist die Karte deutschlandweit einsetzbar – bei lokalen Händlern und je nach Anbieter zusätzlich bei ausgewählten Online-Marken – und wird automatisch monatlich aufgeladen. Dieser Leitfaden erklärt, wie die Sachbezugskarte funktioniert, welche Voraussetzungen für die Steuerfreiheit gelten und wie Sie sie in drei Schritten einführen.
Hinweis: Wenn Sie als Mitarbeitende:r den Kontostand Ihrer eigenen Sachbezugskarte abfragen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an den Karten-Anbieter Ihres Arbeitgebers.
Eine Sachbezugskarte ist eine Prepaid-Karte, die der Arbeitgeber monatlich auflädt und mit der Mitarbeitende bei ausgewählten Händlern bezahlen. Technisch läuft sie über Mastercard oder Visa und funktioniert an der Kasse wie jede andere Karte. Steuerlich ist sie ein Sachbezug und keine Gehaltszahlung – und genau daran hängt ihre Begünstigung.
Zwei Eigenschaften unterscheiden sie von einer normalen Prepaid-Karte:
Der Einsatzbereich ist begrenzt. Die Karte funktioniert nicht überall, wo Mastercard akzeptiert wird, sondern nur bei den Akzeptanzstellen einer Region, bei einer Auswahl von Marken oder für eine bestimmte Warengruppe. Diese Begrenzung ist kein Produktmerkmal, sondern die gesetzliche Voraussetzung dafür, dass die Karte als Sachbezug gilt.
Das Guthaben ist nicht auszahlbar. eder in bar noch per Überweisung. Eine Karte mit Auszahlungsfunktion verliert ihren Sachbezugscharakter.
Damit unterscheidet sich die Sachbezugskarte sowohl von einer normalen Prepaid-Karte als auch von einem klassischen Gutschein: Eine offene Prepaid-Karte ohne entsprechende Beschränkung gilt steuerlich als Geldleistung. Ein Gutschein ist dagegen meist auf einen bestimmten Händler oder Händlerverbund begrenzt. Die Unterschiede zwischen Karte und Gutschein erklären wir weiter unten noch genauer.
Wer wissen will, was genau eine Karte von einem Gutschein unterscheidet und wann ein Gutschein zur Geldleistung wird: Das steht im Beitrag zu Warengutscheinen für Mitarbeiter.
Pro Mitarbeitendem und Kalendermonat dürfen bis zu 50 € als Sachbezug gewährt werden (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG). Bis 2021 lag die Grenze bei 44 €.
Der Betrag ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Bei 50,01 € sind nicht ein Cent, sondern die vollen 50,01 € betroffen: Die Begünstigung entfällt für den gesamten Monatsbetrag, er zählt dann zum Arbeitslohn. Ob eine andere Behandlung greift, etwa eine Pauschalversteuerung nach § 37b EStG, ist getrennt zu prüfen.
Was in die 50 € einzurechnen ist – und was nicht. Die Grenze gilt für die Summe der Sachbezüge, die nach § 8 Abs. 2 S. 1 EStG zu bewerten sind. Erhält eine Person neben der Karte weitere Sachleistungen, etwa eine Fitnessmitgliedschaft oder ein Streaming-Abo, die ebenfalls nach dieser Vorschrift bewertet werden, zählen die Beträge zusammen. Nicht mitzuzählen sind Leistungen, für die eigene Bewertungsregeln gelten: Mahlzeiten und Essenszuschüsse mit amtlichem Sachbezugswert, der Dienstwagen nach der 1-%-Regel, Belegschaftsrabatte nach § 8 Abs. 3 EStG sowie Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen, die schon gar kein Arbeitslohn sind.
Beitragsrechtlich folgt die Karte der Lohnsteuer: § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV rechnet lohnsteuerfreie Einnahmen, die zusätzlich zum Lohn gewährt werden, nicht zum Arbeitsentgelt. Die Zusätzlichkeit ist bei der Freigrenze ohnehin Voraussetzung.
Das ist die Frage, an der Kartenmodelle in der Lohnsteuer-Außenprüfung scheitern. Seit dem 1. Januar 2022 gelten Gutscheine und Geldkarten nur dann als Sachbezug, wenn sie die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen. Die Vorschrift kennt drei Buchstaben; Buchstabe a deckt zwei unterschiedliche Konstellationen ab, die das BMF-Schreiben vom 15.03.2022 getrennt behandelt. In der Praxis sind es damit vier Wege – einer muss passen.
Eine Falle steckt in der letzten Zeile: Die Inanspruchnahme der 50-€-Freigrenze ist selbst kein begünstigter Zweck. Eine Karte wird nicht dadurch ZAG-konform, dass auf ihr steht, sie diene dem steuerfreien Sachbezug (Rn. 15).
In Anbieterunterlagen tauchen drei Begriffe auf, die keine steuerrechtlichen sind, aber die Praxis gut beschreiben:
Maßgeblich bleibt allein, ob einer der ZAG-Tatbestände greift. Der Begriff „Controlled Loop" ist eine Beschreibung des technischen Aufbaus, kein Nachweis der Konformität.
Eine Prepaid-Kreditkarte mit überregionaler Akzeptanz und ohne Produktbegrenzung ist Geldleistung – vom ersten Euro an, unabhängig vom Betrag. Dass die Karte nur in Deutschland funktioniert, reicht für sich genommen nicht aus (Rn. 23). Ebenfalls schädlich sind eine Barauszahlungsfunktion, eine eigene IBAN, die Möglichkeit zur Überweisung und die Hinterlegung als generelles Zahlungsinstrument (Rn. 24). Unschädlich ist lediglich, wenn ein verbleibendes Restguthaben bis zu einem Euro ausgezahlt oder auf einen anderen Gutschein beziehungsweise eine andere Geldkarte übertragen werden kann – auch bei einem monatlichen Wechsel etwa der Ladenkette im Rahmen einer weiteren Aufladung derselben Karte (Rn. 24).
Bei Sachbezugskarten, die bei Dritten eingesetzt werden, fließt der Vorteil frühestens mit der Aufladung des Guthabens zu (Rn. 26). Für diese Karten zählt bei der Freigrenze der Monat der Aufladung, nicht der spätere Einkauf. Karten, die ausschließlich beim Arbeitgeber selbst einlösbar sind – etwa die Hauskarte einer Einzelhandelskette für die eigene Belegschaft –, werden dagegen erst mit der Einlösung berücksichtigt.
Daraus folgen zwei Dinge für die Praxis. Bei einer bei Dritten einlösbaren Karte ist eine einmalige Aufladung von 600 € im Januar kein Jahresbudget, sondern ein Zufluss von 600 € in einem Monat; die Freigrenze dieses Monats ist überschritten. Und umgekehrt: Bleibt Guthaben auf der Karte liegen, verlängert das die Freigrenze nicht. Übertragen wird das bereits zugeflossene Geld, nicht die Grenze.
Drei Bedingungen müssen zusammen erfüllt sein.
1. Die Einlösbarkeit ist begrenzt. Einer der ZAG-Tatbestände muss greifen – und zwar nachweisbar. Bei Anbieterlösungen liefert der Anbieter die Unterlagen; in die eigene Ablage gehören sie trotzdem.
2. Die Karte kommt zusätzlich zum Lohn. § 8 Abs. 4 EStG definiert das seit 2020 in vier Bedingungen: keine Anrechnung auf den Arbeitslohn, keine Herabsetzung des Lohns zugunsten der Leistung, kein Ersatz für eine bereits vereinbarte Lohnerhöhung, keine Erhöhung des Lohns bei Wegfall. Eine Gehaltsumwandlung schließt die Freigrenze damit aus. Der saubere Weg ist eine schriftliche Zusatzvereinbarung – vorgeschrieben ist keine Form, aber sie erleichtert den Nachweis erheblich.
3. Es bleibt eine Sachleistung. Keine Barauszahlung, keine nachträgliche Erstattung gegen Beleg, kein Wahlrecht zwischen Karte und Geld. Kann jemand statt der Karte auch Geld verlangen, liegt von vornherein kein Sachbezug vor – unabhängig davon, ob das Angebot genutzt wird (Rn. 5).
Das ist die häufigste Frage von Mitarbeitenden und zugleich die, bei der Arbeitgeber die Erwartung steuern müssen. Die Antwort hängt daran, über welche ZAG-Fallgruppe die Karte läuft.
Regional begrenzte Karten funktionieren bei den teilnehmenden beziehungsweise technisch freigeschalteten Akzeptanzstellen innerhalb eines definierten Gebiets – im Supermarkt, in der Drogerie, an der Tankstelle vor Ort. Die Begrenzung erfolgt über unmittelbar aneinandergrenzende zweistellige Postleitzahlbezirke; dass jemand an der Grenze zweier Bundesländer wohnt, ist unschädlich, und die Region dürfen Mitarbeitende selbst wählen (Rn. 10 c). Für Belegschaften, die über viele Standorte verteilt sind, ist das der praktikabelste Weg: Jede Person wählt ihre eigene Region, der Arbeitgeber verwaltet trotzdem nur ein Modell.
Markengebundene Karten funktionieren bundesweit, aber nur bei einer Marke – online wie in deren Filialen. Wichtig ist dabei, dass die Einlösung auf das Eigensortiment dieser Marke begrenzt bleibt. Können über einen Marktplatz auch Produkte von Fremdanbietern gekauft werden, ist die Voraussetzung nicht mehr erfüllt (Rn. 11).
Kategoriegebundene Karten decken eine Warengruppe ab, etwa Kraftstoff oder Fitness. Hier ist die Abgrenzung technisch am anspruchsvollsten, weil eine Händlerkategorie allein nicht genügt.
Beide laufen über dieselbe Vorschrift und dieselbe 50-€-Grenze. Der Unterschied liegt im Verwaltungsaufwand und in der Wahlfreiheit.
Der Aufwand pro Kopf entscheidet in der Praxis: Bei wenigen Mitarbeitenden trägt ein Gutscheinmodell, ab einer gewissen Größe kippt die Rechnung zugunsten der Karte. Eine belastbare Schwelle gibt es nicht – sie hängt daran, wie viele Standorte, wie viele Sachbezüge parallel und welche Lohnsoftware im Einsatz sind.
Welche Anbieter welche Modelle abdecken und wie sie sich in Kosten, Akzeptanz und Verwaltung unterscheiden, steht im Vergleich der Sachbezugslösungen.
Schritt 1: Modell festlegen. Regional, markengebunden oder kategoriegebunden? Die Entscheidung folgt der Belegschaft, nicht dem Produktkatalog: verteilte Standorte sprechen für regionale Begrenzung, eine homogene Belegschaft mit klarem Nutzungsschwerpunkt für Marke oder Kategorie.
Schritt 2: Zusätzlichkeit dokumentieren. Bei Neueinstellungen gehört der Sachbezug als zusätzliche Leistung in den Arbeitsvertrag. Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen sollte die Zusätzlichkeit schriftlich dokumentiert werden, etwa über eine Zusatzvereinbarung, die die vier Punkte des § 8 Abs. 4 EStG abbildet.
Schritt 3: Lohnabrechnung und Ausgabe. Der monatliche Aufladebetrag wird als steuerfreier Sachbezug nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG verbucht, mit einer eigenen Lohnart getrennt von anlassbezogenen Aufmerksamkeiten nach R 19.6 LStR. In die Ablage gehören die Unterlagen zur Einlösebeschränkung, der Nachweis der Aufladung je Person und Monat sowie die Übersicht über alle Sachbezüge, die in die Freigrenze fallen. Lohnkonten sind sechs Jahre aufzubewahren (§ 41 Abs. 1 S. 9 EStG), Buchungsbelege acht Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 S. 1 AO).
Die 50-€-Freigrenze ist nicht der einzige Topf. Zu besonderen persönlichen Anlässen – Geburtstag, Hochzeit, Geburt, Jubiläum – kommt die 60-€-Freigrenze für Aufmerksamkeiten nach R 19.6 Abs. 1 LStR hinzu. Sie gilt je Anlass, nicht je Monat, und beeinflusst die 50 € nicht: Beide können im selben Monat nebeneinander ausgeschöpft werden.
Der Unterschied liegt im Mechanismus. Beim Sachbezug ist der Vorteil Arbeitslohn und bleibt lediglich bei der Bewertung außer Ansatz, solange die Grenze eingehalten wird. Eine Aufmerksamkeit zu einem persönlichen Anlass gehört bis 60 € von vornherein nicht zum Arbeitslohn. Beides sind Freigrenzen: Wird der jeweilige Betrag überschritten, ist die gesamte Zuwendung betroffen.
Für Bund, Länder, Kommunen und Hochschulen gelten dieselben steuerlichen Regeln, aber zusätzliche Verfahrensanforderungen.
Vergaberecht: Kartenlösungen sind vergaberechtlich ein Dienstleistungsauftrag. Ob eine EU-weite Ausschreibung nach VgV nötig ist, entscheidet der geschätzte Gesamtauftragswert über die Laufzeit – und zwar der Wert der Dienstleistung, nicht der des ausgegebenen Benefits. Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge gelten seit dem 1. Januar 2026 zwei Schwellen: 140.000 € für zentrale Regierungsbehörden des Bundes, 216.000 € für alle übrigen öffentlichen Auftraggeber, also auch für Länder, Kommunen und Hochschulen (Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152). Ein Rechenbeispiel: Bei 1.000 Mitarbeitenden, 2,50 € Gebühr je Person und Monat und vier Jahren Laufzeit liegt der Auftragswert bei 120.000 € – für eine Kommune deutlich unterhalb der Schwelle, für ein Bundesministerium nur knapp. Unterhalb greifen UVgO beziehungsweise das jeweilige Landeshaushaltsrecht.
Datenschutz: Zuerst ist die Rollenverteilung zu klären: Je nachdem, welche Daten der Anbieter zu welchem Zweck verarbeitet, ist er Auftragsverarbeiter – dann braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO – oder für Teile der Verarbeitung eigener Verantwortlicher. Bei Kartenlösungen liegt häufig beides nebeneinander, weil die Zahlungsabwicklung anderen Regeln folgt als die Personaldaten. Dazu kommen der Verarbeitungsort, möglichst innerhalb der EU, und der Eintrag ins Verfahrensverzeichnis nach Art. 30 DSGVO. Bei umfangreicher Verarbeitung ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung mit der oder dem Datenschutzbeauftragten abzustimmen.
Personalvertretung: Die Einführung kann Mitbestimmungsrechte nach BPersVG oder dem jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetz auslösen, insbesondere wenn eine technische Einrichtung im Spiel ist, die Verhalten oder Leistung erfassen könnte. Ob und welcher Tatbestand greift, hängt an der konkreten Ausgestaltung. Frühe Einbindung verkürzt den Prozess spürbar.
Tarifrecht: TVöD und TV-L enthalten keine ausdrückliche Sperre für freiwillige Sachbezüge neben dem tariflichen Entgelt. Wie eine Leistung tarifrechtlich einzuordnen ist, sollte im Einzelfall geprüft werden. Empfehlenswert ist eine schriftliche Klarstellung zur Freiwilligkeit, etwa in einer Dienstvereinbarung, damit kein Anspruch auf dauerhafte Fortgewährung entsteht.
Die Smartcard HelloBonnie by Hrmony ist eine dieser Lösungen. Mitarbeitende ordnen ihr Budget einem Regional Space oder einem Brand Space zu; das Guthaben steht erst nach dieser Zuordnung zur Verfügung. Die Aufladung läuft monatlich, die Lohndaten gehen in die Abrechnung.
Ob ein konkretes Modell die steuerlichen Voraussetzungen erfüllt, hängt von seiner tatsächlichen technischen und vertraglichen Ausgestaltung ab. Bei Zweifeln an der lohnsteuerlichen Behandlung können Arbeitgebende beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt eine gebührenfreie Anrufungsauskunft nach § 42e EStG beantragen. Sie bindet die Finanzbehörden für den geschilderten Sachverhalt im Lohnsteuerabzugsverfahren; sozialversicherungs- und aufsichtsrechtliche Fragen klärt sie nicht, die Rentenversicherung prüft in der Betriebsprüfung eigenständig (§ 28p SGB IV).
Eine Sachbezugskarte kann die laufende Verwaltung gegenüber monatlich neu ausgegebenen Gutscheinen deutlich reduzieren – solange drei Dinge stimmen: Die Einlösbarkeit ist nach einem der ZAG-Tatbestände begrenzt, die Karte kommt zusätzlich zum Lohn, und das Guthaben bleibt eine Sachleistung. Die häufigsten Fehler liegen nicht bei der Höhe, sondern bei der Ausgestaltung. Wer die Begrenzung nachweisen kann und die Zusätzlichkeit dokumentiert hat, schafft eine gute Grundlage für eine prüfungssichere Dokumentation.
Rechtsgrundlagen:
§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG · § 8 Abs. 3 EStG · § 8 Abs. 4 EStG · § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG · R 19.6 Abs. 1 LStR · § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV · § 42e EStG · § 28p SGB IV · § 41 Abs. 1 S. 9 EStG · Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152 · BMF-Schreiben vom 15.03.2022, BStBl I S. 242
Roland beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Trends, Entwicklungen und Themen aus der HR Welt. Er widmet sich dabei primär den Bereichen Employee Engagement, DEI, Employee Wellbeing und Employee Experience.
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