Mitarbeiter-Benefit-Anbieter im Vergleich: So finden Arbeitgeber die richtige Lösung

Die Vielfalt an Mitarbeiter-Benefits wächst stetig. Von klassischen Leistungen wie Essenszuschüssen und Tankgutscheinen bis hin zu innovativen Angeboten wie dem Mobilitätsbudget oder einem Zuschuss für die Haustierbetreuung. Laut Personalmagazin hat die Zahl der Mitarbeitervorteile und Benefit-Anbieter in den letzten Jahren stark zugenommen, was die Auswahl für Unternehmen immer unübersichtlicher macht. 

Damit zusätzliche Leistungen wirklich Wirkung entfalten, braucht es eine passende Lösung. Ein Anbieter von Mitarbeiter-Benefits muss zu den Anforderungen des Arbeitgebers passen. Er übernimmt nicht nur die technische Umsetzung, sondern sorgt auch dafür, dass Benefits für Mitarbeitende leicht zugänglich und für HR-Verantwortliche effizient steuerbar sind.

In unserem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile digitale Benefit-Anbieter bringen, welche Kriterien für die Auswahl entscheidend sind und Vor- und Nachteile verschiedener Lösungen auf dem Markt.

Warum ein digitaler Benefit-Anbieter die beste Wahl ist

Benefits entfalten ihre Wirkung nur dann, wenn sie reibungslos funktionieren. Ein digitaler Benefit-Anbieter übernimmt die komplexen Aufgaben im Hintergrund und ist heute der Standard für effiziente Verwaltung. Er sorgt für die Bereitstellung der Benefits, die Einhaltung steuerlicher Vorgaben, die digitale Verwaltung, die lückenlose Dokumentation und eine einfache Nutzung durch die Mitarbeitenden. So sparen Unternehmen Zeit und reduzieren Fehlerquellen, während Ihre Mitarbeitenden die Vorteile sofort und unkompliziert nutzen können. Hier sind die Vorteile auf einen Blick:

• App oder Benefit-Karte für Mitarbeitende
  Ob Tankgutschein, Essenszuschuss oder Mobilitätsbudget – die Nutzung per App oder Karte ist besonders nutzerfreundlich. Eine Benefit-App bietet maximale Flexibilität und Übersicht, schließlich ist das Smartphone immer dabei. Eine Karte ist praktisch für Zahlungen im Alltag.
  
  
• Verwaltungs-Plattform für HR-Verantwortliche
  Einige Benefit-Partner wie Hrmony bieten ein zentrales Admin-Portal für die Leistungen an, um Personalabteilungen den Überblick zu erleichtern und Verwaltungsaufwand zu sparen. Mitarbeitende können mit wenigen Klicks an- und abgemeldet, Budgets individuell und schnell angepasst werden. Dazu liefern praktische Statistiken den idealen Überblick für die Kostenkontrolle. Zusätzliche Schnittstellen zur Lohnabrechnung und relevanten Personal-Verwaltungen wie Personio sorgen für eine saubere und schnelle Abwicklung.
  
  
• Benefit-Integration: Digitale Plattformen wie Hrmony ermöglichen es, neben steuerfreien Benefits auch eigene oder externe Vorteile einzubinden – von Firmenkantine bis hin zu Sonderrabatten. So entsteht eine einheitliche und praktische Übersicht für das Team.
  
  
• Rechtliche Sicherheit
  Ein digitaler Anbieter sorgt für die Einhaltung aller steuerlichen Vorgaben (§ 8 EStG, Freigrenzen, Zuflussprinzip) und Prüfungen. Gesetzliche Änderungen werden automatisch in der Plattform berücksichtigt.
  
  
• Einfache Skalierung
  Ob 20 oder 20.000 Mitarbeitende: Digitale Lösungen lassen sich problemlos an die Unternehmensgröße anpassen.

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Wichtige Kriterien für die Auswahl des richtigen Benefit-Anbieters

Die Wahl des richtigen Partners hängt stark von den eigenen Zielen ab. Folgende Kriterien sind entscheidend:

1. Strategische Passgenauigkeit: Deckt das Angebot die Benefits ab, die zu Ihrer Belegschaft passen?
   
   
2. Benutzerfreundlichkeit: Ist die Nutzung für Mitarbeitende so einfach wie möglich gestaltet und passt sie zum Alltag der Belegschaft (Benefit-App, Karte, Online-Zugang)?
   
   
3. Verwaltungsaufwand: Wie einfach ist die Verwaltung für HR und Payroll?
   
   
4. Transparenz: Bietet der Anbieter Reports und Analysen zur Nutzung der Benefits?
   
   
5. Flexibilität: Können auch eigene Benefits integriert werden?
   
   
6. Compliance: Wie wird der Datenschutz und die Rechtssicherheit gewährleistet?
   
   
7. Support & Service: Gibt es persönliche Ansprechpartner und Unterstützung bei der Einführung?
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8. Employer Branding: Lässt sich das eigene Firmenlogo oder das Corporate Design einbinden und somit die Arbeitgebermarke in der Benefit-Kommunikation stärken?

Machen Sie eine Bestandsaufnahme zu Ihrer Benefit-Strategie 

Bevor Sie einen Anbieter auswählen, lohnt sich eine Bestandsaufnahme: Welche Benefits gibt es bereits, welche werden wirklich genutzt, wie viel Aufwand fällt für die HR an und welches Budget steht zur Verfügung? 

Mit unserer interaktiven Benefit-Checkliste erfassen Sie den Status quo und leiten konkrete Schritte für die Einführung oder Optimierung Ihrer Benefit-Strategie ab. Wer Klarheit über die Nutzung und den Aufwand von Mitarbeitervorteilen gewinnt, erhält eine strategische Grundlage für die Auswahl der passenden Lösung und des richtigen Anbieters. Zusätzlich lohnt es sich, den Benefit-Bedarf mithilfe von KI-Tools zu ermitteln. 

Umsetzung mit einem Mitarbeiter-Benefit-Anbieter

Nach der Auswahl folgt die Einführung. Ein guter Anbieter unterstützt bei:

• Kommunikation an Mitarbeitende: verständliche Einführung, automatische Informationen, Updates und Anleitungen.
  
  
• Onboarding im Admin-Portal oder über den Kundenservice: intuitive Nutzung für HR.
  
  
• Integration in bestehende Systeme: automatische Schnittstellen zu Payroll & HR-Software.
  
  
• Fortlaufender Support: regelmäßige Updates und Ansprechpartner bei Fragen für Mitarbeitende und Admins.

Benefit-Anbieter im Vergleich: Spezialisten & Allrounder

Der Markt für Mitarbeiter-Benefits ist dynamisch und es gibt spezialisierte Anbieter für fast jede Art von Leistung. Während einige sich auf einen bestimmten Bereich wie Mobilität oder Zuschüsse im Care-Bereich konzentrieren, bieten andere wie Hrmony umfassende Benefit-Plattformen an, die verschiedene Benefits in einer App bündeln. Solche All-in-One-Lösungen erleichtern die Verwaltung, da sie alle Vorteile an einem Ort vereinen.

Darüber hinaus gibt es Anbieter wie Corporate Benefits, die sich auf Mitarbeiterrabatte spezialisieren. Sie verhandeln exklusive Konditionen mit Partnern und stellen diese den Mitarbeitenden über eine zentrale Plattform zur Verfügung.

Vorteile von spezialisierten Benefit-Anbietern:

• Tiefe Expertise: Spezialisten bieten oft tiefere Einblicke und maßgeschneiderte Lösungen für ihr spezifisches Feld. Ein Beispiel hierfür ist Navit, ein Benefit-Anbieter, der sich ausschließlich auf Mobilitätsbudgets fokussiert und in diesem Feld eine umfassende Leistung bietet.
• Fokussierte Lösung: Wenn ein Unternehmen nur einen bestimmten Benefit einführen möchte, ist ein Spezialist die einfachste Wahl.

Nachteile von spezialisierten Anbietern:

• Fragmentierte Lösungen: Wer sich mehrere Benefits für sein Team wünscht, riskiert mit verschiedenen Lösungen zusätzlichen Aufwand. Die Nutzung mehrerer spezialisierter Benefit-Anbieter kann die Verwaltung komplexer machen und erfordert, dass Mitarbeitende mehrere Benefit-Apps oder Karten nutzen.
• Weniger Flexibilität: Eine Umstellung auf eine andere Benefits ist oft aufwendig und erfordert den Wechsel des Anbieters. Das kostet Zeit und Ressourcen.

Vorteile von Benefit-Plattformen (wie Hrmony):

• All-in-One-Plattform: Alles ist an einem Ort. Das vereinfacht die Verwaltung für HR und die Nutzung für Mitarbeitende.
• Steuerliche Sicherheit: Steuerliche Freigrenzen und Vorgaben werden automatisch geprüft und umgesetzt, was das Risiko minimiert.
• Hohe Flexibilität bei der Nutzung: Mitarbeitende können die ihnen zur Verfügung gestellten Budgets für verschiedene Benefits flexibel einsetzen, was die Benefits noch attraktiver macht und die Nutzungsquote steigert.
• Auswahlmöglichkeiten: Steigt das Budget für Benefits oder ändert sich der Bedarf im Team, können Leistungen schnell und unkompliziert getauscht und über das Admin-Portal angelegt werden. 

Nachteile von Benefit-Plattformen:

• Kosten: Multi-Benefit-Plattformen können in der Anschaffung teurer sein als ein einzelner Spezialist, da sie eine größere Bandbreite an Funktionen abdecken.‍
• Tiefe des Angebots: Spezialisierte Anbieter bieten oft eine größere Fülle an Funktionen und tiefere Expertise für ihren spezifischen Bereich.

Fazit 

Die Wahl eines Benefit-Anbieters ist ein zentraler Erfolgsfaktor, wenn es um die Einführung oder Weiterentwicklung einer Benefit-Strategie geht. Ob ein Arbeitgebender sich für einen spezialisierten Anbieter oder eine Multi-Benefit-Anbieter wie Hrmony entscheiden sollte, hängt dabei ganz vom individuellen Bedarf ab und erfordert eine kritische Abwägung.  Unabhängig davon haben digitale Anbieter und Plattformen einen entscheidenden Vorteil gegenüber analogen Lösungen wie Restaurant- oder Tankgutscheinen: Mitarbeitende nutzen Benefits bequem per App oder Karte, HR behält über ein zentrales Portal den Überblick, und alle steuerlichen Vorgaben werden automatisch berücksichtigt. So sparen Unternehmen Zeit, vermeiden Risiken und steigern gleichzeitig Motivation und Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden.