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20.11.2024
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Benefits

Tankkarten für Firmen: Was Sie über ihre Vorteile, Anwendung & Zukunft wissen sollten

In der modernen Arbeitswelt zählen Mobilitätsangebote wie Firmenwagen und Tankkarten zu den beliebtesten Benefits. Besonders Tankkarten für Firmen stehen im Zentrum vieler Unternehmensstrategien zur Mitarbeitermotivation, da sie eine direkte und kostengünstige Möglichkeit zur Unterstützung der Mitarbeitenden bieten.

Durch die Möglichkeit, Tankkarten flexibel und steuergünstig einzusetzen, ergeben sich zahlreiche Vorteile für Arbeitgebende und Arbeitnehmende gleichermaßen. Wir haben uns deshalb einmal angeschaut, wie HR-Abteilungen Tankkarten für Firmen optimal nutzen können, beleuchten rechtliche Rahmenbedingungen und geben einen Ausblick auf zukünftige Entwicklungen in diesem Bereich.

Was sind Tankkarten für Firmen?

Tankkarten für Firmen ermöglichen es Mitarbeitenden, an verschiedenen Tankstellen bargeldlos zu tanken oder andere Dienstleistungen (wie Autowäschen) zu nutzen, wobei die Kosten direkt vom Arbeitgebenden übernommen werden. Sie sind eine wertvolle Ergänzung zu klassischen Mobilitätsbudgets und dienen häufig als Alternative oder Ergänzung zum Firmenwagen.

Warum sind Tankkarten relevant?

Die Vorteile von Tankkarten gehen über die reine Kostenersparnis hinaus. Sie bieten Transparenz, Komfort und Steuervergünstigungen und können – abhängig von der Art der Einführung – auch steuerliche Vorteile für Mitarbeitende bieten.

Die steigenden Energiekosten und das wachsende Bewusstsein für Nachhaltigkeit führen dazu, dass Tankkarten heute gezielt genutzt werden, um sowohl fossile als auch alternative Kraftstoffe zu fördern und gleichzeitig das Budget sinnvoll zu verwalten.

Vorteile von Tankkarten für Firmen

  • Kosteneffizienz und steuerliche Vorteile: Tankkarten vereinfachen die Kostenkontrolle und helfen Unternehmen, Kraftstoffkosten und Dienstleistungsaufwendungen exakt zu dokumentieren. Sie können unter bestimmten Umständen steuerfrei oder steuerbegünstigt an Mitarbeitende ausgegeben werden.
  • Transparenz und Kontrolle: Mit Tankkarten lässt sich der Kraftstoffverbrauch leicht überwachen, was eine detaillierte Übersicht über die Nutzung und Ausgaben erlaubt. Unternehmen erhalten einen genauen Überblick über die gefahrenen Kilometer und können diese Informationen zur Optimierung der Fuhrparkstrategie nutzen.
  • Anreizsystem für Mitarbeitende: Tankkarten werden von Mitarbeitenden sehr geschätzt, da sie die Betriebskosten senken. Sie sind ein einfaches und effizientes Mittel, die Zufriedenheit und Bindung zu steigern und gleichzeitig eine kostengünstige und beliebte Zusatzleistung anzubieten.
  • Nachhaltigkeit und alternative Kraftstoffe: Durch Kooperationen mit Anbietern von Tankkarten lassen sich auch Kraftstoffe wie Erdgas, Autogas oder Wasserstoff nutzen. Einige Anbieter bieten zudem die Option, die CO₂-Bilanz zu kompensieren, wodurch das Unternehmen ein nachhaltiges Image fördern kann. Alternativ können Ladekarten genutzt werden, um E-Mobilität zu fördern.

Nachteile und Herausforderungen

  • Begrenzte Nutzungsmöglichkeiten: Tankkarten sind in der Regel an bestimmte Tankstellen oder Tankstellenketten gebunden, was die Flexibilität einschränken kann. Diese Beschränkung kann in ländlichen Gebieten oder bei unvorhersehbaren Strecken zu Einschränkungen führen.
  • Potenzielle steuerliche Nachteile: Je nach Nutzung und Art der Einführung kann es dazu kommen, dass Tankkarten als geldwerter Vorteil versteuert werden müssen. Daher sollten HR-Abteilungen den steuerlichen Rahmen vor der Einführung gründlich prüfen, um Nachteile für Mitarbeitende und das Unternehmen zu vermeiden.
  • Verwaltungsaufwand: Insbesondere bei größeren Teams oder komplexen Flotten kann die Verwaltung und Abrechnung von Tankkarten zeitaufwendig sein, auch wenn viele Tankkarten-Anbieter entsprechende Verwaltungsplattformen zur Verfügung stellen.

Rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen

Tankkarten für Firmen können als geldwerter Vorteil gewertet werden. Grundsätzlich gilt: Bei privaten Tankkosten müssen diese vom Arbeitnehmenden als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Alternativ kann die Tankkarte mit der 50-Euro-Sachbezugsregelung genutzt werden. Unternehmen können auch ein monatliches Mobilitätsbudget einrichten, bei dem der Betrag steuerfrei bleibt, wenn er den gesetzlichen Rahmen nicht übersteigt.

Um steuerliche und rechtliche Risiken zu vermeiden, ist es sinnvoll, die Einführung einer Tankkarte in Abstimmung mit dem Steuerberater zu planen und die Mitarbeiter:innen über die steuerlichen Folgen aufzuklären.

Verschiedene Möglichkeiten zur Einführung von Tankkarten für Firmen

Tankkarten oder Tankgutscheine für Mitarbeitende gibt es schon lange. Dennoch wissen viele Unternehmen gar nicht, dass diese auf unterschiedliche Weise in Firmen eingeführt werden können. Die Form der Einführung einer Tankkarte für Firmen hat dabei nicht nur steuerliche Auswirkungen, sondern kann auch eine strategische Entscheidung sein.

Tankkarte als Sachbezug (bis 50 Euro monatlich)

Mit der 50-Euro-Freigrenze können Unternehmen Mitarbeitenden einen monatlichen Tankbetrag als Sachbezug steuerfrei zur Verfügung stellen. Ein solcher Tankgutschein für Mitarbeitende eignet sich gut, wenn das Budget klein gehalten und flexibel gehandhabt werden soll.

Tankkarten im Rahmen eines Mobilitätsbudgets

Ein Mobilitätsbudget bietet den Vorteil, dass Mitarbeitende selbst entscheiden können, ob sie es für Tanken, öffentliche Verkehrsmittel oder andere Mobilitätsangebote verwenden. Die Tankkarte ist dann nur eine der vielen Möglichkeiten dieses umfassenden Mobilitätsbenefit und kann je nach Bedarf genutzt werden.

Individuelle Tankkartenlösung mit Limits

Einige Unternehmen bieten Tankkarten mit festgelegten Limits oder Nutzungsbeschränkungen für dienstliche Zwecke. Hierbei lassen sich klare Regeln für die Kostenübernahme definieren, was eine einfache Verwaltung und präzise Steuerung der Tankkosten ermöglicht.

Firmenweite Tankkarte für Dienstfahrzeuge

Für rein dienstliche Fahrzeuge wie Pool-Fahrzeuge oder Fuhrparkfahrzeuge bieten Firmenkarten eine bequeme Lösung, die die Verwaltungskosten senken und die Kostenkontrolle verbessern kann.

Zukunftstrends: Nachhaltigkeit und digitale Lösungen

In Anbetracht der ökologischen Anforderungen und steigenden Kraftstoffpreise werden Tankkarten-Angebote zunehmend Optionen für alternative Kraftstoffe integrieren. Für HR bedeutet das, dass zukünftige Tankkarten eine größere Bandbreite an umweltfreundlichen Mobilitätslösungen bieten könnten, z. B. in Kombination mit E-Ladeoptionen.

Digitale Plattformen ermöglichen Unternehmen zudem die einfache Verwaltung und den Mitarbeitenden die bequeme Handhabung. Mit mobilen Apps können Mitarbeitende ihre Tankkarte digital verwalten, Tankstellen suchen oder Ausgaben verfolgen.

Viele Tankkarten-Angebote integrieren inzwischen auch CO₂-Kompensationsmodelle in ihre Produkte. Zukünftig wird erwartet, dass Tankkarten standardmäßig umweltfreundliche Optionen und Kompensationsmöglichkeiten bieten, sodass Unternehmen ihre Emissionsbilanz verbessern können.

Angesichts der Veränderungen in der Mobilität hin zu alternativen Transportmitteln könnten Unternehmen künftig verstärkt auf Mobilitätsbudgets setzen, die Mitarbeitenden größere Flexibilität bieten. Tankkarten könnten dann in ein übergeordnetes Budget integriert werden, das Mitarbeitende nach ihren Bedürfnissen nutzen können.

Fazit: Tankkarten für Firmen als flexibler Mobilitätsbenefit mit Zukunft

Für HR-Abteilungen sind Tankkarten für Firmen eine wertvolle Option, die sowohl Mitarbeitende bindet als auch Effizienz und Nachhaltigkeit fördert. Sie bieten steuerliche Vorteile, reduzieren Verwaltungskosten und sind ein attraktiver Bestandteil eines flexiblen Mobilitätsbudgets.

Durch die richtige Einführungsstrategie und ein klar definiertes Limit können Tankkarten unkompliziert implementiert werden und den Mitarbeitenden zusätzliche Freiheiten geben.

Die Zukunft liegt in integrierten Mobilitätslösungen, bei denen Tankkarten nur ein Baustein sind. Unternehmen können sich darauf einstellen, dass die Nachfrage nach Tankkarten weiter wachsen wird – allerdings mit dem Wunsch nach nachhaltigen und flexiblen Lösungen, die Mitarbeitende in ihrer Mobilität unterstützen und das Unternehmen auf dem Weg in eine klimafreundliche Zukunft begleiten.

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Roland beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Trends, Entwicklungen und Themen aus der HR Welt. Er widmet sich dabei primär den Bereichen Employee Engagement, DEI, Employee Wellbeing und Employee Experience.

Über diesen Autor
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