Tankkarten für Firmen: Effizient Kosten senken & Mitarbeiter steuerfrei motivieren mit Tankgutscheinen.

Angesichts steigender Kraftstoffpreise und dem kontinuierlichen Bedarf an effizientem Flottenmanagement suchen Unternehmen nach intelligenten Lösungen, die sowohl operative Vorteile als auch attraktive Anreize für Mitarbeiter bieten. Tankkarten für Firmen haben sich als ein solch vielseitiges Instrument etabliert.

Sie dienen nicht nur der Optimierung von Kraftstoffkosten und der Vereinfachung administrativer Prozesse, sondern ermöglichen es auch, Mitarbeitern in Form von Tankgutscheinen einen wertvollen, steuerbegünstigten Vorteil zukommen zu lassen. Dieser Artikel beleuchtet umfassend die Funktionsweise, die Vorteile und die verschiedenen Arten von Tankkarten.

Ein besonderer Fokus liegt auf den steuerlichen Aspekten bei der Nutzung als Sachbezug und wie Unternehmen die richtige Karte für ihre spezifischen Bedürfnisse auswählen und implementieren können. Darüber hinaus wird ein Ausblick auf die Zukunft der betrieblichen Mobilität gegeben, in der Tankkarten eine wichtige Rolle neben neuen Konzepten wie Ladekarten und Mobilitätsbudgets spielen.

Was sind Tankkarten für Firmen und wie funktionieren sie?

Eine Tankkarte für Firmen ist im Kern eine spezialisierte Zahlungskarte, die es Unternehmen ermöglicht, Kraftstoff und oft auch fahrzeugbezogene Dienstleistungen bargeldlos zu beziehen. Sie funktioniert ähnlich einer Kreditkarte, ist jedoch auf die Nutzung an Tankstellen und bei autorisierten Partnern beschränkt. Der Mechanismus dahinter ist auf Effizienz und Kontrolle ausgelegt:  

• Bargeldlose Bezahlung: Mitarbeiter können an angeschlossenen Tankstellen tanken, ohne Bargeld oder private Karten verwenden zu müssen.  

• Zentralisierte Abrechnung: Das Unternehmen erhält eine gesammelte Rechnung für alle Transaktionen, die über die verschiedenen Karten getätigt wurden. Dies vereinfacht die Buchhaltung und den Verwaltungsaufwand erheblich, da das mühsame Sammeln und Verarbeiten einzelner Tankbelege entfällt.  

• Reporting und Kontrolle: Tankkarten erfassen detaillierte Daten zu jeder Transaktion, wie beispielsweise Fahrer, Fahrzeug (falls zugewiesen), Ort, Datum, Kraftstoffart, getankte Menge und Kosten. Diese Informationen ermöglichen eine genaue Überwachung, Analyse des Verbrauchs und Identifizierung von Einsparpotenzialen oder Unregelmäßigkeiten.  

• Limit- und Restriktionsmanagement: Unternehmen können individuelle Nutzungslimits pro Karte oder Fahrer festlegen (z.B. Tages-, Wochen- oder Monatslimits, maximale Transaktionsbeträge) und die Nutzung auf bestimmte Kraftstoffarten oder Dienstleistungen beschränken.  

Tankkarten eignen sich für eine breite Palette von Unternehmen: Firmen mit eigenem Fuhrpark, selbst wenn dieser nur aus wenigen Fahrzeugen besteht , Betriebe mit Mitarbeitern, die häufig geschäftlich unterwegs sind, sowie generell Unternehmen, die eine Vereinfachung und bessere Kontrolle ihrer Kraftstoffausgaben anstreben. Die durch Tankkarten ermöglichte Datenerfassung und -kontrolle bildet die Grundlage sowohl für operative Effizienzsteigerungen im Fuhrparkmanagement als auch für eine korrekte und nachvollziehbare Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits, wie dem steuerfreien Sachbezug.  

Die Kernvorteile von Tankkarten für Unternehmen

Der Einsatz von Tankkarten bietet Unternehmen eine Reihe signifikanter Vorteile, die über die reine Bezahlfunktion hinausgehen und sowohl operative als auch administrative Prozesse optimieren.

Kostenkontrolle und -einsparungen: Ein zentraler Vorteil liegt in der verbesserten Kostenkontrolle. Viele Tankkartenanbieter gewähren Rabatte auf die aktuellen Kraftstoffpreise, die je nach Abnahmemenge und Vertragsbedingungen variieren können. Die transparente und konsolidierte Abrechnung aller Tankvorgänge erleichtert die Nachverfolgung der Ausgaben und die Budgetplanung. Durch die Möglichkeit, Limits und Restriktionen für jede Karte festzulegen, können zudem unautorisierte Käufe effektiv verhindert werden.  

Administrative Erleichterung: Tankkarten führen zu einer erheblichen Reduzierung des administrativen Aufwands. Das Sammeln, Prüfen und Verbuchen einzelner Tankbelege entfällt, da alle Transaktionen digital erfasst und in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Dies vereinfacht nicht nur die interne Buchhaltung, sondern auch die Vorbereitung der Steuererklärung. Viele Tankkartensysteme bieten zudem Schnittstellen zur Integration in bestehende Buchhaltungs- oder Flottenmanagement-Software, was die Datenverarbeitung weiter automatisiert und beschleunigt. Diese Verknüpfung von digitaler Belegerfassung und vereinfachter Buchhaltung schafft einen positiven Kreislauf der Effizienz.  

Effizientes Flottenmanagement: Für Unternehmen mit Fahrzeugflotten liefern Tankkarten wertvolle Daten für ein effizienteres Management. Detaillierte Berichte über Kraftstoffverbrauch, gefahrene Kilometer und Kosten pro Fahrzeug oder Fahrer ermöglichen eine genaue Analyse der Flottenleistung. So lassen sich beispielsweise ineffiziente Fahrweisen, unwirtschaftliche Fahrzeuge oder potenzieller Missbrauch schneller erkennen und entsprechende Optimierungsmaßnahmen einleiten. Einige Anbieter inkludieren auch Zusatzfunktionen wie Unterstützung bei der Routenplanung oder Überwachung von Wartungsintervallen.  

Sicherheit: Tankkarten erhöhen die Sicherheit bei der Kraftstoffbeschaffung. Die meisten Karten sind durch eine PIN geschützt. Individuelle Einstellungsmöglichkeiten für Ausgabenlimits und die Beschränkung auf bestimmte Produktgruppen (z.B. nur Diesel, keine Shop-Artikel) minimieren das Risiko von Missbrauch. Bei Verlust oder Diebstahl können Karten in der Regel schnell gesperrt werden, um finanzielle Schäden zu vermeiden.  

Flexibilität und Komfort für Fahrer: Auch für die Mitarbeiter bieten Tankkarten Vorteile. Das bargeldlose Bezahlen ist bequem und erspart das Auslegen privater Mittel. Je nach Kartenanbieter erhalten die Fahrer Zugang zu einem dichten Netz an Akzeptanzstellen, was die Flexibilität unterwegs erhöht.  

Diese vielfältigen Vorteile machen Tankkarten zu einem wertvollen Werkzeug, das die betriebliche Effizienz steigert und gleichzeitig zur Kostenoptimierung beiträgt.

Tankkarten als attraktiver Mitarbeiter-Benefit: Der steuerfreie Sachbezug

Über ihren rein operativen Nutzen im Fuhrparkmanagement hinaus haben sich Tankkarten als ein äußerst beliebter und effektiver Weg etabliert, Mitarbeitern sogenannte Tankgutscheine in Form eines steuerfreien Sachbezugs zukommen zu lassen. Dieser Aspekt ist besonders relevant für die Mitarbeiterbindung und -motivation, da er einen direkten finanziellen Vorteil darstellt – gerade in Zeiten hoher Kraftstoffpreise.

Für ein tiefgreifendes Verständnis der allgemeinen Vorteile und Regelungen von Tankgutscheinen als Mitarbeiter-Benefit empfehlen wir Ihnen unseren umfassenden Beitrag im HR Wissen: https://www.hrmony.de/wissen/tankgutscheine.  

Tankkarten sind hierbei das moderne Vehikel, um diesen Benefit verwaltungsarm und kontrolliert zu gewähren, und ersetzen zunehmend traditionelle Papiergutscheine.  

Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze im Detail (§8 Abs. 2 Satz 11 EStG)

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern monatlich Sachbezüge bis zu einem Wert von 50 Euro steuer- und sozialabgabenfrei gewähren. Diese Freigrenze wurde zum 1. Januar 2022 von zuvor 44 Euro auf 50 Euro angehoben. Die gesetzliche Grundlage hierfür findet sich in §8 Abs. 2 Satz 11 des Einkommensteuergesetzes (EStG).

Wichtig ist, dass es sich bei den 50 Euro um einen Bruttowert handelt, also inklusive Mehrwertsteuer. Werden in einem Monat mehrere Sachbezüge gewährt (z.B. ein Tankgutschein und ein Zuschuss zum Fitnessstudio), müssen deren Werte addiert werden. Die Gesamtsumme darf die 50-Euro-Freigrenze nicht überschreiten, um die Steuer- und Abgabenfreiheit zu erhalten.  

Das Zusätzlichkeitserfordernis: Mehr als nur Gehaltsumwandlung

Eine entscheidende Voraussetzung für die Steuerfreiheit des 50-Euro-Sachbezugs ist das sogenannte Zusätzlichkeitserfordernis. Der Tankgutschein oder die Tankkarte muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Gehaltsumwandlung, bei der ein Teil des Bruttogehalts in einen Sachbezug umgewandelt wird, ist für die Steuerfreiheit nicht zulässig. Diese Regelung wurde mit Wirkung ab 2020 durch §8 Abs. 4 EStG gesetzlich klargestellt.  

Das Zuflussprinzip: Wann der Vorteil als erhalten gilt

Für die Einhaltung der monatlichen 50-Euro-Grenze ist der Zeitpunkt des Zuflusses des geldwerten Vorteils beim Mitarbeiter entscheidend. Dieser ist dann gegeben, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter den Gutschein aushändigt oder die Tankkarte überlässt bzw. das Guthaben darauf auflädt – nicht erst, wenn der Mitarbeiter den Gutschein oder die Karte tatsächlich zum Tanken nutzt.

Das bedeutet auch, dass Mitarbeiter das auf der Karte befindliche Guthaben über mehrere Monate ansparen und für spätere, möglicherweise größere Tankfüllungen verwenden können. Eine nachträgliche Kostenerstattung für bereits privat bezahlte Tankbelege ist seit 2020/2022 nicht mehr als steuerfreier Sachbezug möglich; der Vorteil muss im Voraus gewährt werden.  

Wichtig: Keine Barauszahlung

Der Wert des Tankgutscheins oder der Tankkarte darf grundsätzlich nicht in bar an den Mitarbeiter ausgezahlt werden, um die Steuerfreiheit zu gewährleisten. Lediglich Restbeträge unter einem Euro könnten unter Umständen unproblematisch sein.  

ZAG-Konformität: Die Voraussetzung für steuerfreie Tankkarten als Gutschein (§2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG)

Seit dem 1. Januar 2022 müssen Gutscheine und Geldkarten, die als Sachbezug gewährt werden (darunter auch Tankkarten für Mitarbeiter), zusätzlich die Kriterien des §2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen, um steuerfrei zu bleiben. Dies hat erhebliche Auswirkungen auf die Auswahl und Gestaltung von Tankkarten als Benefit. Das ZAG unterscheidet hier primär zwei für Tankkarten relevante Kategorien:  

1. Begrenztes Netzwerk (§2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG): Die Karte oder der Gutschein ist auf ein begrenztes Netzwerk von Akzeptanzstellen beschränkt. Dies können beispielsweise die Tankstellen einer einzelnen Kette (z.B. Aral, Shell) oder regionale City-Cards sein. Laut Interpretation der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sind hiermit Systeme gemeint, die durch einen einheitlichen Marktauftritt gekennzeichnet sind. Solche Karten einer einzelnen Tankstellenkette dürfen dann in der Regel auch für den Kauf anderer Produkte und Dienstleistungen innerhalb des eigenen Angebots dieser Kette im Tankstellenshop verwendet werden, ohne die ZAG-Konformität nach dieser Regel zu verletzen.  

1. Begrenzte Produktpalette (§2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG): Die Karte oder der Gutschein ist auf den Erwerb einer sehr begrenzten Produktpalette beschränkt. Für Tankkarten bedeutet dies nach Auslegung der BaFin, dass sie ausschließlich zum Erwerb von fahrzeugbezogenen Waren und Dienstleistungen verwendet werden dürfen – unter der Prämisse "Alles was das Auto bewegt". Der Kauf anderer Waren im Tankstellenshop (wie Zeitschriften, Lebensmittel, Getränke) wäre mit einer solchen Karte, die ihre Steuerfreiheit über diese ZAG-Regel ableitet, nicht zulässig. Dies ist insbesondere für markenübergreifende Tankkarten relevant, die nicht unter die Kategorie "begrenztes Netzwerk" fallen.  

Erfüllt eine als Sachbezug gedachte Tankkarte diese ZAG-Kriterien nicht, wird sie als Barlohn behandelt, und die 50-Euro-Freigrenze findet keine Anwendung. Die genauen Auslegungen können dem Merkblatt der BaFin entnommen werden.

Angesichts dieser Komplexität ist es für Arbeitgeber unerlässlich, die eingesetzten Kartenlösungen sorgfältig zu prüfen oder auf Anbieter zurückzugreifen, die ZAG-konforme Lösungen garantieren.  

Dokumentationspflicht in der Lohnabrechnung

Auch steuerfreie Sachbezüge müssen im Lohnkonto des jeweiligen Mitarbeiters aufgezeichnet werden. Dabei sollten Art des Sachbezugs und der Tag der Gewährung dokumentiert werden. Unter bestimmten Voraussetzungen können Unternehmen beim Finanzamt eine Vereinfachung beantragen, sodass nicht jeder einzelne Sachbezug unter 50 Euro detailliert im Lohnkonto erfasst werden muss, wenn betriebliche Regelungen und Überwachungsmaßnahmen die Einhaltung der Freigrenze sicherstellen.  

Was passiert bei Überschreitung der 50-Euro-Grenze?

Wird die monatliche Freigrenze von 50 Euro auch nur um einen Cent überschritten, wird der gesamte Betrag des Sachbezugs in diesem Monat steuer- und sozialversicherungspflichtig – nicht nur der übersteigende Teil. Der Arbeitgeber hat dann die Möglichkeit, die Zuwendung individuell zu versteuern oder eine Pauschalversteuerung nach §37b EStG vorzunehmen, sofern die Voraussetzungen dafür erfüllt sind.  

Abgrenzung zu Dienstwagen-Tankkarten

Es ist wichtig zu differenzieren: Tankkarten, die primär für die Betankung von Firmenwagen (Dienstwagen) genutzt werden, unterliegen in der Regel anderen steuerlichen Regelungen, wie beispielsweise der 1%-Regelung für die private Nutzung. Sie fallen nicht automatisch unter den 50-Euro-Sachbezug, es sei denn, sie werden gezielt für private Betankungen im Rahmen dieser Freigrenze und unter Einhaltung aller genannten Bedingungen zusätzlich gewährt.  

Die korrekte Handhabung der steuerlichen Regelungen, insbesondere der ZAG-Konformität, ist entscheidend, um Tankkarten erfolgreich und rechtssicher als motivierenden Mitarbeiter-Benefit einzusetzen.

Welche Arten von Tankkarten gibt es? Ein Anbieterüberblick

Der Markt für Tankkarten ist vielfältig und bietet unterschiedliche Lösungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Grundsätzlich lassen sich Tankkarten in verschiedene Kategorien einteilen:

Markengebundene Tankkarten (Single-Brand Fuel Cards): Diese Karten werden direkt von Mineralölgesellschaften wie Aral, Shell, TotalEnergies oder Esso herausgegeben. Ihre Akzeptanz ist in der Regel auf die Tankstellen der jeweiligen Marke und gegebenenfalls einiger ausgewählter Partner beschränkt.  

• Vorteile: Oftmals attraktivere Rabatte an den eigenen Markentankstellen, einfachere Handhabung, wenn die Fahrzeugflotte ohnehin primär bei einer bestimmten Marke tankt.
• Nachteile: Eingeschränkte Netzabdeckung, was zu Umwegen führen kann, wenn keine Partnertankstelle in der Nähe ist.
• Beispiele: Die Aral Komfort Karte ist auf kleinere Flotten bis zu fünf Fahrzeugen zugeschnitten, während die Aral Fuel & Charge Karte auch das Laden von Elektrofahrzeugen ermöglicht. TotalEnergies bietet beispielsweise die Fleet Card Comfort an.  

Markenübergreifende Tankkarten (Multi-Brand Fuel Cards): Diese Karten werden von unabhängigen Dienstleistern wie DKV Mobility angeboten. Sie zeichnen sich durch eine breite Akzeptanz an Tankstellen verschiedener Marken aus, oft europaweit.  

• Vorteile: Maximale Flexibilität durch ein großes Netz an Akzeptanzstellen, ideal für Unternehmen mit national oder international operierenden Flotten oder für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind und nicht auf eine bestimmte Tankstellenmarke festgelegt sein möchten.
• Nachteile: Die Rabatte pro Liter können im Vergleich zu markengebundenen Karten etwas geringer ausfallen oder die Gebührenstruktur komplexer sein. Servicegebühren können anfallen.
• Beispiele: Die DKV Card und die UTA Card sind weit verbreitete markenübergreifende Optionen.  

Tankkarten für Kleinunternehmen: Einige Anbieter haben spezielle Konditionen oder Kartenmodelle, die auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmen zugeschnitten sind, beispielsweise mit geringeren oder keinen Anforderungen an die Flottengröße oder den Mindestumsatz. Die Aral Komfort-Karte ist beispielsweise auf Flotten von bis zu fünf Fahrzeugen beschränkt.  

Tank- und Ladekarten (Hybrid Fuel and Charging Cards): Mit dem Vormarsch der Elektromobilität gewinnen Karten, die sowohl das Betanken von Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor als auch das Aufladen von Elektrofahrzeugen ermöglichen, zunehmend an Bedeutung. Diese Hybridkarten bieten eine zukunftssichere Lösung für gemischte Fuhrparks.

Tankgutscheine von Benefit-Anbietern: Hrmony und andere Benefit-Anbieter haben oft ebenfalls Tankgutscheine in ihr Sachbezugs-Angebot integriert. Hierbei handelt es sich um meist digitale Gutscheine, die analog einer markengebundenen Tankkarte funktionieren. Im Hrmony Sachbezug sind zum Beispiel Aral und TotalEnergies mit Gutscheinen vertreten.

Die Wahl des richtigen Kartentyps und Anbieters hängt stark von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab, wie Fuhrparkgröße, geografischer Einsatzbereich der Fahrzeuge und ob die Karte auch für das Laden von E-Fahrzeugen oder als steuerfreier Sachbezug für Mitarbeiter genutzt werden soll.

Die richtige Tankkarte für Ihr Unternehmen auswählen: Worauf achten?

Die Auswahl der passenden Tankkarte ist eine strategische Entscheidung, die über reine Kosteneinsparungen hinausgeht und Aspekte wie Mitarbeitermobilität, administrative Effizienz und die Zukunftsfähigkeit des Fuhrparks berührt. Es gibt nicht die eine beste Tankkarte für alle Unternehmen; die optimale Lösung hängt von den individuellen Bedürfnissen und Rahmenbedingungen ab. Folgende Kriterien sollten bei der Auswahl sorgfältig geprüft werden:  

1. Bedarfsanalyse: Bevor Angebote verglichen werden, ist eine interne Bedarfsanalyse unerlässlich:

• Fuhrparkgröße und -zusammensetzung: Wie viele und welche Arten von Fahrzeugen (PKW, LKW, Transporter, Elektrofahrzeuge) sind im Einsatz?  

• Fahrprofile: Sind die Mitarbeiter vorwiegend regional, national oder international unterwegs? Dies beeinflusst die benötigte Netzabdeckung.  

• Kraftstoffverbrauch: Wie hoch ist der durchschnittliche Verbrauch? Dies kann die Rabattstaffeln beeinflussen.
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• Primärer Einsatzzweck: Dient die Karte ausschließlich dem Flottenbetrieb, soll sie als Mitarbeiter-Benefit (steuerfreier Sachbezug in Form eines Tankgutscheins) genutzt werden, oder beides? Die Nutzung als Sachbezug stellt spezifische Anforderungen an die ZAG-Konformität der Karte.

2. Akzeptanzstellennetz und Dichte: Das Netz der Akzeptanzstellen muss den operativen Bedürfnissen entsprechen. Eine hohe Dichte an Tankstellen in den relevanten Regionen ist entscheidend, um unnötige Umwege zu vermeiden. Berücksichtigen Sie auch Partnernetzwerke, die die Akzeptanz erweitern können.  

3. Kostenstruktur: Die Kosten sind ein wesentlicher Faktor. Achten Sie auf:

• Grundgebühren: Fallen monatliche oder jährliche Gebühren pro Karte an?  

• Servicegebühren: Werden Gebühren als Prozentsatz vom Umsatz oder pro Transaktion erhoben?  

• Rabattmodelle: Wie sind die Rabatte auf Kraftstoffpreise gestaltet (z.B. Cent pro Liter, prozentualer Nachlass) und welche Bedingungen müssen für deren Erhalt erfüllt sein?  

• Zusatzkosten: Gibt es Kosten für weitere Dienstleistungen (z.B. Mautabwicklung, Ersatzkarten)?
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• Mindestumsatz/Mindestabnahme: Verlangen einige Anbieter einen Mindestumsatz oder eine Mindestabnahmemenge an Kraftstoff?  

4. Unterstützung für Elektromobilität: Angesichts der zunehmenden Elektrifizierung von Fahrzeugflotten ist die Unterstützung von E-Mobilität ein wichtiges Kriterium :  

• Kombinierte Tank- und Ladekarten: Bietet der Anbieter Hybridkarten an, die sowohl für konventionelle Kraftstoffe als auch für das Laden von E-Fahrzeugen genutzt werden können?  

• Ladenetzwerk: Zugang zu welchen öffentlichen Ladenetzen wird gewährt und wie gestalten sich die Kosten für Ladevorgänge?  

• Abrechnung von Heimladungen: Gibt es Lösungen für die Abrechnung von Strom, der zu Hause für Firmenfahrzeuge geladen wird (z.B. "Home Charging Service Fee" )?  

5. Vertragsbedingungen: Prüfen Sie Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und andere vertragliche Details sorgfältig.

Die gründliche Bewertung dieser Kriterien hilft Unternehmen, eine Tankkartenlösung zu finden, die nicht nur kosteneffizient ist, sondern auch die administrativen Prozesse optimiert, die Sicherheit erhöht und den Weg für zukünftige Mobilitätsanforderungen ebnet. Insbesondere wenn die Tankkarte als steuerfreier Sachbezug eingesetzt werden soll, ist die ZAG-Konformität der angebotenen Karten ein entscheidendes Auswahlkriterium.

Implementierung von Tankkarten im Unternehmen: Ein Leitfaden für HR und Fuhrparkmanagement

Die erfolgreiche Einführung von Tankkarten erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen, insbesondere Personalwesen (HR), Fuhrparkmanagement und Finanzbuchhaltung. Eine strukturierte Vorgehensweise stellt sicher, dass die Vorteile der Tankkarten voll ausgeschöpft und potenzielle Fallstricke vermieden werden.

1. Anbieterauswahl und Vertragsverhandlung: Basierend auf der zuvor durchgeführten Bedarfsanalyse und dem Vergleich der Anbieter, werden Angebote eingeholt und verglichen. Verhandeln Sie die Konditionen, insbesondere Rabatte, Gebühren und Zusatzleistungen. Achten Sie bei der Auswahl auf ZAG-Konformität, falls die Karten als Sachbezug für Mitarbeiter genutzt werden sollen.  

2. Erstellung oder Anpassung von Nutzungsrichtlinien (Car Policy / Tankkarten-Policy): Klare und verständliche Richtlinien sind unerlässlich, um Missbrauch vorzubeugen und die korrekte Nutzung sicherzustellen. Diese Richtlinien sollten mindestens folgende Punkte abdecken:  

• Berechtigte Nutzer: Wer erhält eine Tankkarte?
• Nutzungsumfang: Für welche Fahrzeuge und Zwecke darf die Karte verwendet werden (rein dienstlich, ggf. Privatnutzung mit steuerlicher Regelung)?
• Akzeptierte Produkte/Dienstleistungen: Was darf mit der Karte bezahlt werden (z.B. nur Kraftstoff, auch Autowäsche, Shop-Artikel)? Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung der ZAG-Kriterien bei Sachbezugskarten.
• Umgang mit PINs und Sicherheit: Verantwortung für die Geheimhaltung der PIN, Vorgehen bei Kartenverlust oder -diebstahl.
• Limits und Kontrollen: Information über festgelegte Limits.
• Dokumentation: Gegebenenfalls notwendige Aufzeichnungen durch den Mitarbeiter (z.B. Kilometerstände, Reisezweck bei bestimmten Konstellationen).
• Konsequenzen bei Missbrauch.Vorlagen für eine Car Policy können hier als Orientierung dienen.  

3. Interne Kommunikation an Mitarbeiter: Eine transparente und frühzeitige Kommunikation ist entscheidend für die Akzeptanz und den Erfolg der Tankkarteneinführung.

• Zweck und Vorteile: Erklären Sie den Mitarbeitern den Grund für die Einführung und die Vorteile, die sich für sie ergeben (z.B. bargeldloses Tanken, kein Auslegen von Privatgeld, ggf. steuerfreier Sachbezug).
• Nutzungsregeln: Stellen Sie die Nutzungsrichtlinien verständlich vor und erläutern Sie die Verantwortlichkeiten jedes Karteninhabers.
• Ansprechpartner: Benennen Sie klare Ansprechpartner für Fragen oder Probleme.
• Informationsmaterial: Stellen Sie die Richtlinien und wichtige Informationen schriftlich oder digital zur Verfügung. Allgemeine Prinzipien der internen Kommunikation, wie klare Sprache und Feedbackmöglichkeiten, sind hierbei zu beachten.  

4. Schulung der Mitarbeiter: Eine kurze Schulung oder Einweisung in die korrekte Handhabung der Karten und die geltenden Richtlinien ist empfehlenswert, insbesondere hinsichtlich der Sicherheitsaspekte und der spezifischen Regelungen zur Nutzung (z.B. was im Shop gekauft werden darf, wenn die Karte als Sachbezug dient).  

5. Technische Implementierung und Ausgabe:

• Kartenausgabe: Personalisierte Ausgabe der Tankkarten an die berechtigten Mitarbeiter.
• Systemeinrichtung: Konfiguration der Online-Portale des Anbieters für das Management der Karten, die Einsicht in Transaktionen und das Reporting.
• Schnittstellen: Falls geplant, Einrichtung der Schnittstellen zur Buchhaltungs-  und/oder Flottenmanagement-Software. Anbieter wie Carano Fleet+ bieten beispielsweise Importfunktionen für gängige Tankkartenanbieter.  

6. Laufende Verwaltung und Kontrolle: Die Implementierung ist kein einmaliger Prozess. Eine kontinuierliche Verwaltung und Kontrolle sind notwendig:

• Rechnungsprüfung: Regelmäßige und sorgfältige Prüfung der Sammelrechnungen.
• Monitoring: Überwachung der Einhaltung von Limits und Nutzungsrichtlinien durch Auswertung der Transaktionsdaten.
• Anpassungen: Bei Bedarf Anpassung von Limits, Karteneinstellungen oder Richtlinien.
• Feedback einholen: Regelmäßiges Feedback von den Nutzern kann helfen, Prozesse zu optimieren.

Die erfolgreiche Implementierung von Tankkarten ist ein Gemeinschaftsprojekt, das die Expertise und Zusammenarbeit von HR (für den Benefit-Aspekt und die Kommunikation ), dem Fuhrparkmanagement (für den operativen Einsatz und die Policy-Erstellung ), der Finanzabteilung (für Buchhaltung und Steuern ) und gegebenenfalls der IT (für Systemintegrationen) erfordert.

Eine klare interne Kommunikation über die Vorteile und Regeln ist dabei unerlässlich, um Missverständnisse zu vermeiden, die Akzeptanz zu fördern und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter den Wert des Angebots – insbesondere wenn es sich um einen Sachbezug handelt – verstehen und schätzen.  

Die Zukunft der betrieblichen Mobilität: Mehr als nur Tankkarten

Die Landschaft der betrieblichen Mobilität befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel. Während Tankkarten weiterhin ein wichtiges Instrument für viele Unternehmen bleiben, gewinnen neue Technologien und Konzepte wie Elektromobilität und flexible Mobilitätsbudgets rasant an Bedeutung. Unternehmen, die zukunftsorientiert agieren, müssen diese Trends in ihre Mobilitätsstrategien integrieren.  

Tank- und Ladekarten: Die Brücke zur E-Mobilität‍

Die fortschreitende Elektrifizierung von Firmenflotten ist ein unübersehbarer Trend. Dies stellt neue Anforderungen an das Management von Energiekosten und Ladeinfrastruktur.  

• Hybridkarten: Sogenannte Tank- und Ladekarten, die sowohl das Betanken konventioneller Fahrzeuge als auch das Aufladen von Elektroautos ermöglichen, dienen als wichtige Brückenlösung, insbesondere für Unternehmen mit gemischten Fuhrparks. Sie vereinfachen die Verwaltung und Abrechnung unterschiedlicher Energiearten.  

• Vorteile von Ladekarten: Für Mitarbeiter mit Elektro-Dienstwagen oder solche, die E-Fahrzeuge im Rahmen eines Mobilitätsbudgets nutzen, bieten Ladekarten bequemen Zugang zu einem breiten Netz öffentlicher Ladepunkte und eine vereinfachte Abrechnung der Ladekosten.  

• Steuerliche Behandlung als Sachbezug: Ähnlich wie Tankgutscheine können auch Ladekarten oder Guthaben für Ladevorgänge als steuerfreier Sachbezug im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze gewährt werden, sofern die allgemeinen Voraussetzungen erfüllt sind.  

• Anbieter: Der Markt für Ladekarten ist dynamisch, mit Anbietern wie ADAC, Elli (Volkswagen-Konzern), EnBW, Shell Recharge, Plugsurfing und Maingau, die unterschiedliche Tarife und Netzabdeckungen offerieren.  

Das Mobilitätsbudget: Flexible und nachhaltige Alternative

Ein weiterer bedeutender Trend ist das Mobilitätsbudget. Es stellt eine Abkehr vom traditionellen, oft auto-zentrierten Mobilitätsansatz dar und bietet eine flexiblere, individuellere und oft nachhaltigere Lösung.  

• Funktionsweise: Der Arbeitgeber stellt seinen Mitarbeitern ein monatliches Budget zur Verfügung, das diese frei für verschiedene Mobilitätsformen einsetzen können – sei es für öffentliche Verkehrsmittel, Car-Sharing, Bike-Sharing, E-Scooter, Taxifahrten oder auch für die klassische Tankfüllung bzw. das Aufladen des E-Autos.  

• Vorteile:
  • Für Arbeitgeber: Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber (insbesondere für jüngere Generationen), Förderung nachhaltiger Mobilität, positives Unternehmensimage, potenzielle Kostenersparnisse (z.B. bei Parkraum), Erfüllung von CSR-Reporting-Anforderungen (CSRD).  
  • Für Arbeitnehmer: Maximale Flexibilität und Wahlfreiheit bei der Gestaltung der eigenen Mobilität, finanzielle Unterstützung, Förderung eines gesünderen Lebensstils (z.B. durch Fahrradnutzung).

• Alternative oder Ergänzung zum Dienstwagen: Mobilitätsbudgets können den klassischen Dienstwagen ersetzen oder ergänzen, beispielsweise durch "Downsizing" (kleinerer Dienstwagen plus Budget).  

Die Entwicklung zeigt klar in Richtung einer diversifizierten und individualisierten betrieblichen Mobilität. Tankkarten, insbesondere in ihrer Weiterentwicklung als kombinierte Tank- und Ladekarten, bleiben ein wichtiger Baustein. Sie werden jedoch zunehmend ergänzt durch flexiblere Modelle wie das Mobilitätsbudget, das den unterschiedlichen Bedürfnissen einer modernen Belegschaft und den Anforderungen an Nachhaltigkeit besser gerecht wird. Für Unternehmen bedeutet dies, ihre Mobilitäts- und Benefit-Strategien kontinuierlich zu überprüfen und anzupassen.

Fazit: Tankkarten als strategisches Instrument für moderne Unternehmen

Tankkarten haben sich von einem reinen Instrument zur Kraftstoffbeschaffung zu einem vielschichtigen strategischen Werkzeug für moderne Unternehmen entwickelt. Ihr Wert manifestiert sich auf zwei wesentlichen Ebenen: Zum einen bieten sie handfeste Vorteile für das operative Geschäft durch Effizienzsteigerung im Fuhrparkmanagement und signifikante Kosteneinsparungen. Zum anderen stellen sie, insbesondere in Form von steuerfreien Tankgutscheinen, einen wirkungsvollen Hebel zur Mitarbeitermotivation und -bindung dar.

Die Möglichkeit, Mitarbeitern monatlich bis zu 50 Euro als steuer- und sozialabgabenfreien Sachbezug zukommen zu lassen, ist ein attraktiver Anreiz, der gerade in Zeiten steigender Lebenshaltungskosten eine spürbare finanzielle Entlastung bedeuten kann. Entscheidend für die erfolgreiche Nutzung dieses Vorteils ist jedoch die genaue Kenntnis und korrekte Anwendung der komplexen steuerlichen Rahmenbedingungen. Aspekte wie das Zusätzlichkeitserfordernis, das Zuflussprinzip, das Verbot der Barauszahlung und insbesondere die seit 2022 geltenden Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) müssen sorgfältig beachtet werden, um die Steuerfreiheit zu gewährleisten und rechtliche Fallstricke zu vermeiden.

Der Blick in die Zukunft der betrieblichen Mobilität zeigt zudem, dass die Reise weitergeht. Die Integration der Elektromobilität durch kombinierte Tank- und Ladekarten ist bereits Realität. Parallel dazu gewinnen flexible Mobilitätsbudgets an Bedeutung, die den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter noch stärker entgegenkommen und nachhaltige Mobilitätsformen fördern. Tankkarten werden in dieser Entwicklung weiterhin eine Rolle spielen, sich aber in ein breiteres Spektrum an Mobilitätslösungen einfügen.

Unternehmen, die Tankkarten und andere Mobilitätsbenefits strategisch planen und implementieren, investieren nicht nur in die Optimierung ihrer Kosten und Prozesse, sondern auch in ihre wichtigste Ressource: ihre Mitarbeiter. Sie positionieren sich als attraktive Arbeitgeber, die moderne und bedarfsgerechte Lösungen anbieten und so die Weichen für langfristigen Erfolg stellen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Tankgutscheine optimal für Ihre Mitarbeiter nutzen können, auf unserer detaillierten Themenseite: https://www.hrmony.de/wissen/tankgutscheine.

Kontaktieren Sie Hrmony für eine individuelle Beratung, wie Sie Tankkarten und andere Mobilitätsbenefits strategisch in Ihrem Unternehmen einsetzen können.