Willkommen in der Welt der Mitarbeiterbenefits!
Neben dem Gehalt spielen zusätzliche Leistungen eine immer größere Rolle, um Talente zu gewinnen und ans Unternehmen zu binden. Eine besonders clevere Möglichkeit sind pauschal besteuerte Sachbezüge.
Klingt erstmal nach Steuer-Dschungel? Keine Sorge! Wir bei Hrmony lotsen Sie locker und verständlich durch alle wichtigen Aspekte – von der Definition über die Sachbezüge Versteuerung und Sachbezüge Abrechnung bis hin zu den Vorteilen für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden. Schnallen Sie sich an, es lohnt sich!
Was genau sind denn nun pauschal besteuerte Sachbezüge? Ganz einfach: Das sind zusätzliche Goodies, die Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitenden zukommen lassen, aber nicht als schnödes Geld, sondern in Form von Sachleistungen – denken Sie an Essenszuschüsse, Jobtickets oder Fitnessangebote. Der Clou: Sie als Arbeitgeber führen die Lohnsteuer (und ggf. Sozialversicherungsbeiträge) dafür pauschal ab.
Warum ist das so relevant? Für Sie als Unternehmen bedeutet das oft weniger Verwaltungsaufwand und sogar Kostenersparnisse. Gleichzeitig steigern Sie die Motivation und Zufriedenheit im Team. Ihre Mitarbeitenden wiederum freuen sich über mehr Netto vom Brutto und attraktive Extras, die den Arbeitsalltag versüßen. Eine echte Win-Win-Situation, wenn man weiß, wie's geht! Aber Achtung: Die korrekte Anwendung ist entscheidend, denn Fehler können teuer werden und die Vorteile zunichtemachen.
Sie wollen wissen, wie Sie mit Sachbezügen die Mitarbeiterbindung stärken , Ihr Employer Branding aufpolieren und gleichzeitig steuerliche Fallstricke umschiffen? Dann sind Sie hier goldrichtig! Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Thema Sachbezüge Pauschalversteuerung meistern und welche Rolle dabei die Sachbezüge Lohnsteuer spielt.
"Pauschalversteuerung" klingt kompliziert, ist aber im Grunde eine Vereinfachung vom Gesetzgeber. Statt jeden Sachbezug beim Mitarbeiter individuell zu versteuern, wenden Sie als Arbeitgeber einen festen, pauschalen Steuersatz an. Die Verantwortung für die Abführung der Steuer liegt dann bei Ihnen. Das spart Zeit und Nerven in der Lohnbuchhaltung. Geregelt ist das Ganze oft im § 40 Einkommensteuergesetz (EStG). Aber Vorsicht: Nicht jeder Sachbezug kann einfach pauschal versteuert werden – die Spielregeln müssen stimmen.
Ein "geldwerter Vorteil" ist im Prinzip alles, was Ihre Mitarbeitenden von Ihnen bekommen, das einen Wert hat, aber kein direktes Geld ist. Das kann die kostenlose Nutzung eines Dienstwagens sein, ein Zuschuss zum Mittagessen oder ein günstigerer Handyvertrag. Grundsätzlich sind diese Vorteile steuerpflichtiger Arbeitslohn – es sei denn, es gibt Steuerbefreiungen oder eben die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung.
Die Pauschalversteuerung von Sachbezügen bringt handfeste Pluspunkte:
Hier kommen die Schlagworte "Sachbezüge Pauschalversteuerung" und "Sachbezüge Lohnsteuer" ins Spiel. Es ist wichtig zu verstehen, dass die Pauschalversteuerung kein Automatismus ist, sondern eine bewusste steuerliche Gestaltungsmöglichkeit.
Die Palette an Sachbezügen ist bunt und vielfältig – da ist für jedes Unternehmen und jeden Geschmack etwas dabei! Die Herausforderung liegt darin, für jede Art die korrekte steuerliche Behandlung zu kennen, denn einen Einheitssatz gibt es nicht. Ein cleveres System wie Hrmony kann hier Gold wert sein, um den Überblick zu behalten und alles rechtssicher zu managen.
Ob klassische Essensmarken, digitaler Essenszuschuss oder unternehmenseigene Kantine – Verpflegung ist ein beliebter Benefit. Hierbei wird jährlich der sogenannte amtliche Sachbezugswert festgeschrieben und es gibt je nach Zuschussform die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung (z.B. mit 25 %)
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Vom Jobticket für Bus und Bahn über Fahrtkostenzuschüsse (die z.B. mit 15 % pauschal versteuert werden können oder für ÖPNV unter Umständen steuerfrei sind ) bis hin zum Dienstwagen (Versteuerung nach 1%-Regel oder Fahrtenbuch ) – Mobilitätsbenefits bewegen!
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Fitnessstudio-Mitgliedschaften oder Kurse im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) sind hoch im Kurs. Wichtig ist die Unterscheidung: Steuerfreie Gesundheitsförderung (bis 600 €/Jahr nach § 3 Nr. 34 EStG) ist etwas anderes als ein Gutschein für ein Fitnessstudio im 50 € Sachbezug.
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Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt: "Aufmerksamkeiten" zu persönlichen Anlässen (Geburtstag, Hochzeit etc.) sind bis 60 € steuerfrei und fallen nicht unter die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze. Geschenke an Mitarbeitende ohne persönlichen Anlass, über 60 € oder an Geschäftspartner können hingegen unter die Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG fallen.
Eine kleine Finanzspritze für den Urlaub? Erholungsbeihilfen können bis zu 156 € für den Arbeitnehmer, 104 € für den Ehegatten und 52 € je Kind pauschal mit 25 % besteuert werden.
Investitionen in Wissen lohnen sich immer! Kosten für Fortbildungen sind meist steuerfrei, wenn sie im betrieblichen Interesse liegen. Gibt es auch einen deutlichen privaten Vorteil, kann ein Sachbezug vorliegen, der pauschal versteuert werden kann.
Sommerfest oder Weihnachtsfeier? Bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr sind bis 110 € pro Kopf steuerfrei. Was darüber hinausgeht, kann pauschal besteuert werden.
Die Liste ist lang: Zuschüsse zu Internetkosten oder Kinderbetreuungskosten sind ebenfalls möglich. Auch die private Nutzung von Firmenlaptops oder -smartphones kann steuerfrei sein, wenn Sie als Arbeitgeber die Lohnsteuer dafür pauschal mit 25 % übernehmen. Das Schlagwort "pauschal besteuerte Sachbezüge" ist hier Programm.
Jetzt wird's konkret! Die Pauschalierung der Lohnsteuer für Sachbezüge ist in verschiedenen Paragrafen des Einkommensteuergesetzes (EStG) verankert. Wer hier den Durchblick hat, ist klar im Vorteil. Im Fokus stehen hier die Themengebiete "Sachbezüge Pauschalversteuerung" und "Sachbezüge Versteuerung".
§ 40 EStG ist so etwas wie die Allzweckwaffe für die Pauschalversteuerung bestimmter Lohnbestandteile. Das Ziel: Verwaltungsvereinfachung und oft ein Netto-Plus für Ihre Mitarbeitenden.
Beispiele gefällig?
Der § 37b EStG ist ein echtes Schwergewicht und super praktisch! Er erlaubt es Ihnen, die Steuer für bestimmte Sachzuwendungen pauschal mit 30 % (plus Soli und ggf. Kirchensteuer) zu übernehmen. Das gilt sowohl für Zuwendungen an Ihre eigenen Mitarbeitenden als auch an Dritte (z.B. Geschäftspartner, Kunden).
Mit § 37b EStG haben Sie also ein starkes, wenn auch mit 30 % Steuersatz nicht ganz billiges, Werkzeug an der Hand. Die 10.000-Euro-Grenze erfordert ein wachsames Auge!
Wichtig zu wissen: § 37b EStG und § 40 EStG sind unterschiedliche Paar Schuhe. Manche Sachbezüge passen nur unter eine Regelung, bei anderen gibt es vielleicht (selten) ein Wahlrecht.
Ganz entscheidend ist aber: Die monatliche 50-Euro-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) ist eine eigenständige Regelung und greift für viele typische Mitarbeiter-Benefits bevor eine Pauschalierung nach § 37b oder § 40 EStG überhaupt ein Thema wird. Ist ein Sachbezug schon durch die 50-Euro-Regel steuerfrei, braucht's keine weitere Pauschalierung.
Damit Sie im Paragrafen-Dschungel nicht den Überblick verlieren, hier eine praktische Tabelle.
Neben den Pauschalsteuersätzen gibt es noch ein paar andere Zahlen und Begriffe, die Sie kennen sollten, um bei der Sachbezüge Versteuerung und der Handhabung der Sachbezüge Lohnsteuer alles richtig zu machen.
Sie ist der Star unter den Sachbezugsregelungen: Bis zu 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter können Sie Sachbezüge steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren. Aber Achtung, es ist eine "Freigrenze": Schon ein Cent drüber (also 50,01 €), und der gesamte Betrag wird pflichtig – nicht nur der übersteigende Teil!
Wichtig ist auch: Der Sachbezug muss "zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn" erfolgen. Das bedeutet, eine Gehaltsumwandlung ist für Gutscheine oder Geldkarten, die unter diese 50-Euro-Grenze fallen sollen, tabu. Für andere Sachbezüge (z.B. Jobtickets, wenn Sie als Arbeitgeber Vertragspartner sind) kann eine Umwandlung aber okay sein.
Nicht genutzte Beträge können übrigens nicht in den nächsten Monat mitgenommen werden. Die 50-Euro-Grenze ist super, erfordert aber eine genaue Beobachtung!
Für bestimmte Sachleistungen, vor allem Verpflegung und Unterkunft, legt der Staat jedes Jahr amtliche Werte fest. Diese dienen als Berechnungsgrundlage für Steuern und Sozialabgaben, falls die Leistung nicht komplett umsonst ist oder andere Freigrenzen überschritten werden.
Für 2025 gilt beispielsweise für Verpflegung ein Monatswert von 333 €, davon 2,30 € für ein Frühstück und 4,40 € für ein Mittag- oder Abendessen pro Tag. Für Unterkunft sind es 282 € monatlich. Diese Werte sind relevant, wenn Ihre Benefits darüber liegen oder die 50-Euro-Grenze geknackt wird.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden Rabatte auf Ihre eigenen Produkte oder Dienstleistungen geben, gibt es einen jährlichen "Freibetrag" von 1.080 €. Weil es ein Freibetrag ist, wird nur der Teil versteuert, der über diese 1.080 € hinausgeht. Vorher gibt's noch einen Bewertungsabschlag von 4 % vom Endpreis.
Die hatten wir schon bei den Pauschalsteuersätzen, aber sie ist so wichtig für die Praxis, dass wir sie hier nochmal nennen: Die 10.000-Euro-Grenze pro Jahr und Empfänger für die 30%-Pauschalsteuer nach § 37b EStG.
Kommen wir zum Eingemachten: der "Sachbezüge Abrechnung" und der konkreten Handhabung der "Sachbezüge Lohnsteuer". Hier ist Präzision gefragt, denn Fehler können teuer werden. Das Zusammenspiel von Steuer- und Sozialversicherungsrecht ist knifflig.
Alles muss seine Ordnung haben! Sie sind verpflichtet, alle gewährten Sachbezüge – ja, auch die steuerfreien – sorgfältig im Lohnkonto jedes Mitarbeiters zu dokumentieren. Es gibt zwar theoretisch "Aufzeichnungserleichterungen" auf Antrag, aber das ist eher die Ausnahme.
Auch wenn ein Sachbezug steuerfrei ist (z.B. der 50-Euro-Gutschein), muss er auf der Lohnabrechnung auftauchen. Meist wird er zum Gesamtbrutto addiert und dann im Nettoteil wieder abgezogen, da er ja nicht als Geld ausgezahlt wurde. Das kann für Mitarbeitende erstmal verwirrend aussehen, daher ist eine gute Erklärung wichtig. Spezielle Lohnarten in Ihrer Software (z.B. "Sachbezug, st/sv-frei" oder Lohnarten wie 2740 oder 849 aus DATEV-Beispielen) helfen bei der korrekten Verarbeitung.
Das ist ein wichtiger Punkt, der oft für Verwirrung sorgt:
Erinnern Sie sich an "zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn"? Für Gutscheine und Geldkarten im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze ist eine Gehaltsumwandlung tabu.
Aber: Für andere Sachbezüge, bei denen Sie als Arbeitgeber der direkte Vertragspartner sind (z.B. Jobtickets, bestimmte Versicherungen, Fitnessverträge), kann eine Gehaltsumwandlung durchaus zulässig sein. Hrmony bietet beispielsweise für den Essenszuschuss eine Lösung mit Gehaltsumwandlung an, die für Sie als Arbeitgeber kostenneutral sein kann.
So könnte ein 50-Euro-Sachbezug (z.B. der Hrmony Sachbezug) auf der Abrechnung aussehen, logisch abgeleitet aus :
Nicht alles, was glänzt, ist ein steuerbegünstigter Sachbezug! Die korrekte Unterscheidung zu Barlohn ist super wichtig, um die Vorteile (wie die 50-Euro-Freigrenze) wirklich nutzen zu können. Besonders bei Gutscheinen und Geldkarten hat der Gesetzgeber mit den ZAG-Kriterien die Zügel angezogen.
Ein echter Sachbezug ist eine Leistung "in natura". Wenn Ihr Mitarbeiter stattdessen auch Cash verlangen könnte, ist es meist Barlohn.
Seit 2022 müssen Gutscheine und Geldkarten strenge Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen, um als Sachbezug (und damit für die 50-Euro-Freigrenze) durchzugehen.Das bedeutet vereinfacht:
Allzweck-Prepaidkarten, auch Sachbezugskarte genannt, die fast überall wie eine Debitkarte funktionieren, oder Karten mit Barauszahlungsoption sind meist Barlohn und damit voll steuerpflichtig. Ein BMF-Schreiben vom 15. März 2022 gibt hierzu genaue Infos.
Das ist ein echter Stolperstein! Anbieter wie Hrmony, die die ZAG-Konformität ihrer Gutscheinlösungen sicherstellen, nehmen Ihnen hier viel Risiko ab.
Puh, ganz schön viele Regeln, oder? Die manuelle Verwaltung von Sachbezügen kann schnell zum Albtraum werden und birgt Risiken (50-Euro-Limit, ZAG, § 37b, Lohnkonto...). Aber keine Panik! Digitale Lösungen wie die Hrmony-Plattform sind Ihr Rettungsanker, um Benefits effektiv und rechtssicher zu managen.
Wir bei Hrmony haben uns genau auf diese Herausforderungen spezialisiert. Unsere Produkte sind darauf ausgelegt, Ihnen das Leben leichter zu machen:
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Mit Hrmony profitieren alle:
Egal ob Pauschalversteuerung, Versteuerung, Abrechnung oder Lohnsteuer von Sachbezügen – mit Hrmony sind Sie auf der sicheren Seite.
Pauschal besteuerte Sachbezüge sind ein starkes Tool! Sie motivieren Ihre Mitarbeitenden, binden sie ans Unternehmen und können sogar Kosten sparen. Ihre Angestellten freuen sich über mehr Netto und coole Extras. Wichtig ist nur: Die Regeln (Freigrenzen, Pauschalsätze, Abrechnung) müssen sitzen!
Nutzen Sie Sachbezüge strategisch für Ihre Vergütungs- und Benefit-Strategie! Bei komplexen Modellen ist Expertenrat (z.B. vom Steuerberater) immer eine gute Idee. Aber keine Sorge, Plattformen wie Hrmony nehmen Ihnen einen Großteil der Arbeit ab und machen es Ihnen leicht.
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Roland beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Trends, Entwicklungen und Themen aus der HR Welt. Er widmet sich dabei primär den Bereichen Employee Engagement, DEI, Employee Wellbeing und Employee Experience.
