Sie sind in der Lohnbuchhaltung oder im HR-Steuerteam und müssen entscheiden, wann ein Sachbezug pauschal versteuert wird? Dieser Leitfaden erklärt die zwei zentralen Pauschalversteuerungs-Wege im EStG: § 37b EStG (30 % auf Sachzuwendungen bis 10.000 € pro Empfänger und Jahr) und § 40 EStG (15-25 % auf bestimmte Lohn- und Sachbezugsarten). Außerdem: Wann reicht die 50-Euro-Sachbezug-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 EStG aus, und ab wann muss pauschalversteuert werden?
Direktantwort: Ein Sachbezug muss dann pauschal versteuert werden, wenn er nicht durch die monatliche 50-Euro-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) gedeckt ist und auch nicht unter eine andere Steuerbefreiung fällt. Der Arbeitgeber hat dann typischerweise zwei Wege: § 37b EStG (30 % Pauschalsteuer auf Sachzuwendungen bis 10.000 € pro Empfänger und Jahr) oder § 40 EStG (15-25 % Pauschalsteuer für spezifische Lohnbestandteile wie Mahlzeiten, Fahrtkostenzuschüsse oder Erholungsbeihilfen).
Wichtig: Beide Pauschalierungs-Paragraphen sind unterschiedliche Werkzeuge — sie schließen sich gegenseitig aus. Welcher anwendbar ist, hängt von der konkreten Sachzuwendung ab. Erholungsbeihilfen laufen IMMER über § 40, Geschäftspartner-Geschenke IMMER über § 37b.
Sozialversicherung beachten. Sachbezüge nach § 37b EStG sind für Arbeitnehmer SV-pflichtig (für Dritte/Geschäftspartner SV-frei). Die Pauschalierung nach § 40 EStG ist in den meisten Konstellationen für den Arbeitnehmer SV-frei — ein wesentlicher wirtschaftlicher Unterschied.
Bevor eine Pauschalversteuerung überhaupt zum Thema wird, sollte geprüft werden: Lässt sich der Sachbezug innerhalb der monatlichen 50-Euro-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG abbilden? Ist das der Fall, ist der Sachbezug vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei — keine Pauschalsteuer nötig. Voraussetzung: ZAG-konforme Ausgestaltung der Sachleistung und das Zusätzlichkeitserfordernis nach § 8 Abs. 4 EStG.
→ 50-Euro-Sachbezug-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 EStG
Erst wenn die Freigrenze nicht ausreicht oder gar nicht greift (z. B. bei Geschäftspartner-Geschenken), kommt die Pauschalversteuerung ins Spiel. Welcher Paragraph anwendbar ist, hängt von Empfänger und Anlass ab — siehe Vergleichstabelle unten.
Direktantwort: § 37b EStG erlaubt die Pauschalversteuerung von betrieblich veranlassten Sachzuwendungen mit 30 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer auf den Pauschalsteuerbetrag). Empfänger können Arbeitnehmer ODER Dritte (z. B. Geschäftspartner) sein. Höchstgrenze: 10.000 € pro Empfänger und Wirtschaftsjahr.
Drei Voraussetzungen kumulativ erfüllt:
Die 10.000-Euro-Grenze gilt pro Empfänger und Wirtschaftsjahr für die Anwendbarkeit der Pauschalversteuerung. Übersteigt der Wert der Sachzuwendungen an einen einzelnen Empfänger 10.000 € im Jahr, ist die Pauschalierung für den darüber hinausgehenden Anteil ausgeschlossen — der Mehrbetrag muss individuell versteuert werden. Die Grenze gilt separat für Arbeitnehmer und Dritte.
Wichtige Differenzierung: § 37b-Sachbezüge an Arbeitnehmer sind als sonstiger Bezug sozialversicherungspflichtig. Sachbezüge an Dritte (Geschäftspartner, externe Stakeholder) sind sozialversicherungsfrei. Bei der Wahl des Paragraphen für Arbeitnehmer ist § 40 EStG daher häufig wirtschaftlich attraktiver — siehe nächster Abschnitt.
Direktantwort: § 40 EStG bietet mehrere Pauschalversteuerungs-Tatbestände mit unterschiedlichen Steuersätzen — typischerweise 15 % oder 25 %. Anders als § 37b ist § 40 nur für Arbeitnehmer anwendbar. Großer Vorteil: Die nach § 40 EStG pauschalierten Beträge sind in den meisten Konstellationen für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei.
Kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten an Mitarbeitende (z. B. in der Kantine) können mit 25 % pauschal versteuert werden. SV-frei für den Arbeitnehmer. In der Praxis läuft hier die häufigste Anwendung: Kantinenmahlzeiten, deren wirtschaftlicher Wert über dem amtlichen Sachbezugswert (4,57 € pro Mittagessen in 2026) liegt.
→ Sachbezugswerte 2026 für Verpflegung
→ Essenszuschuss als steuerfreie Alternative
Fahrtkostenzuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (PKW-Variante) können mit 15 % pauschal versteuert werden. Die Höhe ist dabei an die Entfernungspauschale gekoppelt: Ab 2026 bis zu 0,38 € pro Entfernungskilometer, max. 4.500 € jährlich.
→ Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber 2026 — Detail
Weitere § 40-Tatbestände mit Pauschalversteuerung 25 %: Erholungsbeihilfen (max. 156 € pro Mitarbeitenden + 104 € Ehegatte + 52 € pro Kind pro Jahr), Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten, Pauschalierung bei besonderen Anlässen wie Heirat oder Geburt.
Praxis-Tipp: Wenn ein Tatbestand sowohl unter § 37b als auch § 40 fallen könnte (was selten ist), ist § 40 für Arbeitnehmer in der Regel wirtschaftlich günstiger — niedrigerer Steuersatz und SV-Freiheit.
Die zentrale Entscheidung in der Lohnbuchhaltung: Reicht die 50-Euro-Sachbezug-Freigrenze, oder muss ich pauschalversteuern?
50-Euro-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 EStG) ist die wirtschaftlich beste Lösung — vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei für beide Seiten. Sinnvoll bei laufenden monatlichen Sachbezügen wie Tankgutscheinen, Sachbezugskarten oder Einkaufsgutscheinen bis 50 € pro Monat.
Pauschalversteuerung nach § 37b EStG (30 %) lohnt sich bei einmaligen oder höherwertigen Sachzuwendungen an Mitarbeiter über 50 € oder bei Geschenken an Geschäftspartner. Der Arbeitgeber trägt die Steuerlast, der Empfänger erhält den vollen Sachwert.
Pauschalversteuerung nach § 40 EStG (15-25 %) lohnt sich bei spezifischen Lohnbestandteilen wie Mahlzeitengestellung oder PKW-Fahrtkostenzuschüssen — vor allem wegen der SV-Freiheit für Arbeitnehmer.
→ Sachbezug-FAQ — alle Detailfragen
Konstellation: Ein Unternehmen lädt drei wichtige Kunden zu einem hochwertigen Restaurantbesuch ein (350 € pro Person). Die Bewirtung ist betrieblich veranlasst, aber das Geschenk-Element (über die reine Bewirtung hinaus) soll dem Kunden nicht als geldwerter Vorteil angerechnet werden.
Anwendung § 37b EStG: Der Wert von 1.050 € wird vom Unternehmen pauschal mit 30 % versteuert = 315 € Pauschalsteuer (zzgl. Soli, ggf. Kirchensteuer auf den Steuerbetrag). Die Kunden müssen den geldwerten Vorteil dann nicht selbst versteuern. Sozialversicherungsrechtlich ist das unbedeutend, da Dritte ohnehin nicht SV-pflichtig sind.
Wirtschaftliche Bewertung: Der Arbeitgeber trägt 1.365 € (Geschenk + Steuer). Ohne Pauschalierung müssten die Kunden den Wert als Betriebseinnahme verbuchen — das wäre ein PR-Schaden für die Geschäftsbeziehung.
Hinweis: Die Abgrenzung zwischen abzugsfähiger Bewirtung (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG) und geldwerter Sachzuwendung ist im Einzelfall komplex. Vor Anwendung im konkreten Fall mit Steuerberater abstimmen.
Konstellation: Ein Unternehmen subventioniert die Kantine. Mitarbeitende zahlen einen reduzierten Preis von 4,57 € pro Mittagessen — den amtlichen Sachbezugswert 2026. Der wirtschaftliche Wert der Mahlzeit liegt typischerweise höher (z. B. 8 €). Die Differenz (3,43 €) ist geldwerter Vorteil.
Anwendung § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG: Die Differenz wird pauschal mit 25 % versteuert. Bei 220 Arbeitstagen pro Jahr: 3,43 € × 220 = 754,60 € — Pauschalsteuer 25 % = 188,65 € pro Mitarbeiter. Wichtiger Vorteil: Sozialversicherungsfrei für den Arbeitnehmer.
Alternative: Statt Mahlzeitengestellung über § 40 EStG kann der Essenszuschuss mit Lösungen wie dem Hrmony Essenszuschuss als steuerfreie Leistung angeboten werden (4,57 € amtlicher Sachbezugswert + bis 3,10 € steuerfreier AG-Zuschuss = 7,67 € pro Mahlzeit ohne Lohnsteuer und ohne SV-Beiträge). Diese Variante ist wirtschaftlich oft günstiger.
Konstellation: Ein Mitarbeiter erhält in einem Monat einen Sachbezug im Wert von 75 € (z. B. ein Geschenk zum 10-jährigen Jubiläum). Die 50-Euro-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG ist überschritten — der gesamte Betrag (nicht nur der überschießende Teil) wird steuerpflichtig.
Anwendung § 37b EStG: Der Arbeitgeber kann die 75 € pauschal mit 30 % versteuern = 22,50 € Pauschalsteuer plus Sozialversicherungs-Pflicht für den Arbeitnehmer. Damit erhält der Mitarbeiter den vollen Sachwert (75 €) — der Arbeitgeber trägt die Steuerlast plus seinen SV-Anteil.
Hinweis: Liegt zusätzlich ein "persönlicher Anlass" vor (Jubiläum, Hochzeit, Geburt, Geburtstag), greift R 19.6 Abs. 1 LStR — der Sachbezug ist bis 60 € pro Anlass steuerfrei. Bei 75 € müssen also nur 15 € pauschal versteuert werden — oder die Geschenkhöhe wird auf 60 € reduziert. Die 60-Euro-Aufmerksamkeit zählt nicht zur monatlichen 50-Euro-Freigrenze und kann zum Beispiel mit Hrmony Geschenke einfach und steuerkonform abgewickelt werden.
Roland beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Trends, Entwicklungen und Themen aus der HR Welt. Er widmet sich dabei primär den Bereichen Employee Engagement, DEI, Employee Wellbeing und Employee Experience.
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