Verpflegungszuschuss 2025: Definition, Vorteile und steuerliche Behandlung im Überblick

Was ist ein Verpflegungszuschuss? 

Der Verpflegungszuschuss ist eine freiwillige finanzielle Unterstützung, die Arbeitgebende ihren Angestellten für deren Mahlzeiten während der Arbeitszeit gewähren. Der Begriff wird oft synonym mit dem Essenszuschuss verwendet. Im Gegensatz zu Papiergutscheinen oder reinen Sachbezugskarten erfolgt die Abwicklung des Verpflegungszuschusses für das tägliche Mittagessen direkt über die Lohnabrechnung. Die Zusatzleistung basiert auf den steuerlichen Regelungen für Sachbezüge und bietet Unternehmen eine attraktive Möglichkeit, die Kaufkraft ihrer Mitarbeitenden zu stärken und gleichzeitig Steuern und Sozialabgaben zu optimieren. Wichtig: Nicht zu verwechseln ist der Verpflegungszuschuss mit dem Verpflegungsmehraufwand, der ausschließlich bei Dienstreisen greift.

Versteuerung Verpflegungszuschuss

Die Höhe des steuerlich anerkannten Zuschusses richtet sich nach den jährlich angepassten Sachbezugswerten. Diese werden durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales festgelegt und gelten für alle Formen von Mahlzeitenbezuschussung nach § 8 EStG. 

Aktuelle Sachbezugswerte für 2025:

Arbeitgebende dürfen dieses Jahr einen Gesamtzuschuss von bis zu 7,50 € pro Mittag- oder Abendessen gewähren. Die steuerliche Behandlung hängt vom Eigenanteil der Mitarbeitenden ab:

• Pauschal versteuert: Zahlt der Mitarbeitende weniger als den amtlichen Sachbezugswert oder nichts, ist der Sachbezugswert (4,40 €) pauschal mit 25 % zu versteuern (§ 40 Abs. 2 EStG). Der Mehrbetrag bis 7,50 € bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Komplett steuerfrei: Leistet der Mitarbeitende einen Eigenanteil in Höhe von mindestens 4,40 €, bleibt der gesamte Zuschuss bis 7,50 € steuer- und sozialabgabenfrei.
  

Diese flexible steuerliche Gestaltung macht den Verpflegungszuschuss zu einem äußerst attraktiven Benefit: Er senkt die Nettolohnkosten für das Unternehmen und erhöht gleichzeitig das Nettoeinkommen des Arbeitnehmenden spürbar.

Verpflegungszuschuss: Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeiter

Der Verpflegungszuschuss ist ein Benefit, der sich für beide Seiten auszahlt:

Vorteile für Arbeitnehmende:

• Mehr Netto vom Brutto: Der Zuschuss ist steuer- und sozialversicherungsfrei, was die Kaufkraft deutlich erhöht.
• Gesunde Ernährung: Fördert die Einnahme regelmäßiger und oft gesünderer Mahlzeiten.
• Flexibilität: Mitarbeitende wählen ihren Essensort und die Art der Mahlzeit frei.
• Wertschätzung: Die Belegschaft fühlt sich wertgeschätzt, wenn der Arbeitgebende das Wohlbefinden seiner Mitarbeitenden im Blick hat.

Vorteile für Arbeitgebende:

• Attraktive Arbeitgebermarke: Steigert die Attraktivität im Wettbewerb um Fachkräfte und verbessert das Employer Branding.
• Motivierte Mitarbeitende: Ein gutes Essensangebot oder ein Nettoplus fördert die Zufriedenheit und Motivation.
• Steuer- & Sozialabgabenersparnis: Deutlich günstigere Alternative zur Gehaltserhöhung oder zum vollen Verpflegungsmehraufwand.
• Geringer Verwaltungsaufwand: Moderne digitale Benefit-Lösungen machen die Abwicklung extrem einfach.

Unterschiede zwischen Verpflegungszuschuss, Essenszuschuss und Verpflegungsmehraufwand

Obwohl die Begriffe im Alltag oft synonym verwendet werden, ist die präzise Abgrenzung für die korrekte steuerliche Behandlung und die Kommunikation im Unternehmen unerlässlich.

• Essenszuschuss: Der Oberbegriff gilt als allgemeiner Terminus für jegliche finanzielle Unterstützung, die Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden für die Verpflegung zukommen lassen. Unter den Essenszuschuss fallen alle Formen: klassische Essensgutscheine, Kantinen, digitale Lösungen via App, Sachbezugskarten und eben auch der Verpflegungszuschuss im Sinne der Sachbezugswerte. 
• Verpflegungszuschuss: Dieser Begriff wird als spezifische Form des Essenszuschusses verwendet. Er bezieht sich auf den Sachbezugswert und erfolgt über die Lohnabrechnung – entweder steuerfrei oder pauschal versteuert.
• Verpflegungsmehraufwand: Der Verpflegungsmehraufwand ist Teil der Reisekostenvergütung nach § 9 EStG während Dienstreisen. Hierfür gelten gesetzlich festgelegte Pauschbeträge, die je nach Dauer der Abwesenheit gestaffelt sind (z.B. 14 Euro für 8-24 Stunden Abwesenheit, 28 Euro für 24 Stunden Abwesenheit - Stand 2025). Der Verpflegungsmehraufwand gilt ausschließlich bei der Auswärtstätigkeit und darf nicht parallel zum Verpflegungszuschuss angewendet werden.

Wer hat Anspruch auf den Verpflegungszuschuss?

Grundsätzlich können alle festangestellten Mitarbeitenden von einem Verpflegungszuschuss profitieren – im Büro oder im Homeoffice. 

Voraussetzungen:

• Die Mahlzeit wird tatsächlich konsumiert.
  
• Die tägliche Arbeitszeit beträgt an diesem Tag mindestens 50 % der Regelarbeitszeit.
  
• Der Zuschuss wird nicht bar ausgezahlt, sondern nur im Zusammenhang mit einer konkreten Mahlzeit gewährt.

Auch Auszubildende, Teilzeitkräfte und Minijobber können einbezogen werden – solange die Voraussetzungen erfüllt sind.

Digitale Lösungen für den Verpflegungszuschuss: einfach und effizient

Die Zeiten komplizierter Papier-Essensmarken sind vorbei. Digitale Lösungen wie der Hrmony Essenszuschuss reduzieren die Verwaltung des Verpflegungszuschusses auf wenige Klicks:

• Belegupload via App
• Automatisierte Berechnung & Lohnintegration
• Transparente Dokumentation für Lohnbuchhaltung und Betriebsprüfer

Fazit: Verpflegungszuschuss – ein moderner Benefit mit Mehrwert

Der Verpflegungszuschuss stärkt nicht nur die Kaufkraft Deiner Mitarbeitenden, sondern ist auch ein strategisches Instrument zur Mitarbeiterbindung. Richtig umgesetzt ist er steuerlich effizient und einfach administrierbar. Gerade in Zeiten steigender Lebenshaltungskosten sendet dieser Benefit ein starkes Signal der Wertschätzung.