Sachbezugswert 2019: Der ultimative Leitfaden für die HR-Praxis – Was damals galt und heute noch zählt

Steht eine Betriebsprüfung für das Jahr 2019 an, müssen Sie eine alte Lohnabrechnung korrigieren oder die Grundlagen einer langjährigen Betriebsvereinbarung nachvollziehen? Auch Jahre später sind die exakten Sachbezugswerte und steuerrechtlichen Regelungen von 2019 für die tägliche Arbeit im HR-Management von entscheidender Bedeutung. Die administrative und rechtliche "Nachwirkung" eines Geschäftsjahres ist lang, und Fehler in der damaligen Abrechnung können heute noch zu erheblichen Nachforderungen führen.

Dieser Leitfaden dient als definitives Referenzdokument für das Jahr 2019. Er liefert nicht nur die präzisen, amtlichen Werte, sondern ordnet diese auch in den Kontext der seither erfolgten, signifikanten Entwicklungen im Bereich der Mitarbeiter-Benefits ein. Damit erhalten Sie ein aktives Werkzeug für aktuelle HR-Herausforderungen, die eine historische Dimension haben.

Grundlagen: Sachbezug, Geldwerter Vorteil und die sozialversicherungsrechtliche Behandlung

Um die Regelungen von 2019 korrekt anzuwenden, ist eine klare Abgrenzung der zentralen Begriffe unerlässlich.

Ein Sachbezug ist jede Form der Vergütung, die nicht in Geld, sondern in Form von Waren oder Dienstleistungen gewährt wird. Dies reicht von der kostenlosen Verpflegung in der Kantine über die Bereitstellung einer Unterkunft bis hin zu Gutscheinen.  

Der Wert dieses Vorteils, der für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungspflichtig ist, wird als geldwerter Vorteil bezeichnet. Die korrekte Ermittlung und Verbuchung dieses Vorteils ist eine Kernaufgabe der Lohnbuchhaltung.  

Ein entscheidender Punkt, der oft zu Compliance-Risiken führt, ist die Unterscheidung zwischen steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Behandlung. Eine Leistung kann steuerfrei sein, unterliegt aber dennoch der Beitragspflicht zur Sozialversicherung.

Ein prominentes Beispiel hierfür ist das Mitarbeiter-PC-Programm bei Entgeltumwandlung, bei dem die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG greift, die Sozialversicherungsfreiheit aufgrund des fehlenden "Zusätzlichkeitserfordernisses" nach § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV jedoch nicht. Diese Differenzierung ist für eine rechtssichere Abrechnung fundamental.

Die amtlichen Sachbezugswerte 2019 im Detail

Für die Bewertung von Verpflegung und Unterkunft hat der Gesetzgeber in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) amtliche Sachbezugswerte festgelegt. Für das Jahr 2019 galten die folgenden bundeseinheitlichen Werte.

Verpflegung

Wurden Mitarbeitern kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten zur Verfügung gestellt, mussten diese als geldwerter Vorteil versteuert werden. Der monatliche Gesamtwert für Verpflegung wurde 2019 auf 251 € festgesetzt.  

Dieser Wert setzte sich aus den kalendertäglichen Pauschalen zusammen:

• Frühstück: 1,77 €  

• Mittag- oder Abendessen: jeweils 3,30 €  

Diese Werte waren die Grundlage für die Berechnung des geldwerten Vorteils, der dem Bruttoentgelt des Mitarbeiters hinzuzurechnen war.

Unterkunft

Die Bereitstellung einer Unterkunft (nicht zu verwechseln mit einer abgeschlossenen Wohnung) wurde ebenfalls pauschal bewertet.

• Der monatliche Sachbezugswert für eine freie Unterkunft betrug 2019 231 €.  

• Dies entsprach einem kalendertäglichen Wert von 7,70 €.  

Die Sozialversicherungsentgeltverordnung sah zudem spezifische Kürzungen dieses Wertes vor, die je nach Situation zu addieren waren :  

• Bei Aufnahme in den Haushalt des Arbeitgebers oder bei Unterbringung in einer Gemeinschaftsunterkunft: Kürzung um 15 %
• Für Jugendliche bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres und für Auszubildende: Kürzung um 15 %
• Bei Belegung mit mehreren Beschäftigten: Kürzung um 40 % bei zwei Personen, 50 % bei drei Personen und 60 % bei mehr als drei Personen.

Die 44-Euro-Freigrenze: Der entscheidende Unterschied zu heute

Neben den amtlichen Sachbezugswerten war 2019 die monatliche 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge von zentraler Bedeutung. Bis zu diesem Betrag blieben zusätzliche Sachleistungen des Arbeitgebers komplett steuer- und sozialversicherungsfrei.  

Es ist unerlässlich zu betonen, dass es sich hierbei um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag handelte. Wurde dieser Wert auch nur um einen Cent überschritten, wurde der gesamte Betrag des Sachbezugs im jeweiligen Monat steuer- und sozialversicherungspflichtig. Ein nicht ausgeschöpfter Betrag konnte nicht in den Folgemonat übertragen werden.  

Typische Beispiele für Sachbezüge, die 2019 unter diese Regelung fielen, waren Mitgliedschaften in Fitnessstudios, Büchergutscheine oder auch Tankgutscheine, deren Handhabung damals noch deutlich liberaler war als heute.  

Wichtige Sonderfälle und Abgrenzungen in 2019

Für eine korrekte Abrechnung war bereits 2019 die genaue Unterscheidung verschiedener Benefit-Arten und ihrer spezifischen Regelungen entscheidend.

Unterkunft vs. Wohnung

Eine der wichtigsten Abgrenzungen betraf die Überlassung von Wohnraum. Während eine Unterkunft (z. B. ein einzelnes Zimmer, auch mit gemeinschaftlicher Nutzung von Bad/Küche) mit dem pauschalen Sachbezugswert von 231 € bewertet wurde, galt für eine Wohnung (eine in sich geschlossene Einheit, die eine selbstständige Haushaltsführung ermöglicht) eine andere Regel: Ihr geldwerter Vorteil wurde anhand der ortsüblichen Vergleichsmiete ermittelt. Diese Unterscheidung ist für die korrekte Lohnabrechnung fundamental und hat bis heute Bestand.  

Personalrabatte

Für Waren und Dienstleistungen aus dem eigenen Sortiment des Arbeitgebers galt eine gesonderte Regelung. Hier kam der Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG zur Anwendung, der 2019 bei 1.080 € pro Jahr lag. Mitarbeiterrabatte bis zu dieser Höhe blieben steuer- und sozialversicherungsfrei.  

Aufmerksamkeiten

Sachzuwendungen zu einem besonderen persönlichen Anlass des Mitarbeiters (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes) galten als Aufmerksamkeiten. Diese waren bis zu einem Wert von 60 € (Bruttowert inkl. Umsatzsteuer) steuerfrei und wurden nicht auf die monatliche 44-Euro-Freigrenze angerechnet. Jährliche Ereignisse wie Weihnachten fielen jedoch nicht unter diese Regelung.  

Ausblick und Brücke zur Gegenwart: Was hat sich seit 2019 geändert?

Die Landschaft der Mitarbeiter-Benefits hat sich seit 2019 erheblich verändert. Diese Entwicklung spiegelt breitere Trends wie die Zunahme von Remote-Arbeit und den gesetzgeberischen Willen wider, Missbrauch einzudämmen und auf Krisen zu reagieren. Für HR-Manager ist das Verständnis dieser Evolution entscheidend, um aktuelle Regelungen korrekt anzuwenden und strategische Entscheidungen zu treffen.

Die wichtigsten Änderungen im Überblick:

• Anhebung der Freigrenze: Zum 1. Januar 2022 wurde die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 € auf 50 € erhöht.  

• Verschärfung der Gutschein-Regeln: Ebenfalls seit 2022 müssen Gutscheine und Geldkarten die strengen Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG). Dies schränkt die zulässigen Gutscheinarten erheblich ein (z. B. auf Karten für begrenzte Netzwerke wie Einzelhandelsketten oder für eine begrenzte Produktpalette). Die in 2019 noch gängige Praxis, universell einsetzbare Prepaid-Kreditkarten zu nutzen, ist damit nicht mehr steuerfrei möglich.

• Einführung der Homeoffice-Pauschale: Als Reaktion auf die veränderten Arbeitsbedingungen während der Corona-Pandemie wurde 2020 die Homeoffice-Pauschale eingeführt. Diese wurde mittlerweile entfristet und ermöglicht es Arbeitnehmern, für jeden überwiegend zu Hause verbrachten Arbeitstag pauschal Kosten geltend zu machen, aktuell 6 € pro Tag für maximal 210 Tage im Jahr (1.260 €).

Fazit: Checkliste für die HR-Praxis

Die korrekte Handhabung von Sachbezügen aus dem Jahr 2019 bleibt eine relevante Aufgabe. Bei der Überprüfung alter Abrechnungen oder der Klärung von Altfällen sollten HR-Manager folgende Punkte beachten:

• Werte prüfen: Stellen Sie sicher, dass für Verpflegung und Unterkunft die exakten amtlichen Sachbezugswerte von 2019 verwendet wurden.
• Freigrenze beachten: Denken Sie daran, dass die 44-Euro-Grenze eine "Alles-oder-Nichts"-Freigrenze war.
• Abgrenzung vornehmen: Unterscheiden Sie präzise zwischen Unterkunft (Sachbezugswert) und Wohnung (ortsübliche Miete) sowie zwischen der 44-Euro-Freigrenze, dem Rabattfreibetrag (1.080 €) und Aufmerksamkeiten (60 €).
• Gutscheine kritisch sehen: Die bis Ende 2019 gängige Praxis bei Gutscheinen ist heute nicht mehr zulässig. Bei Korrekturen ist Vorsicht geboten.
• Dokumentation sicherstellen: Alle gewährten Sachbezüge müssen im Lohnkonto des jeweiligen Jahres nachvollziehbar dokumentiert sein.