Steuerfreie Snacks und Getränke für Mitarbeiter

Ob Obstkorb, Kaffee oder Kekse im Pausenraum – kleine Aufmerksamkeiten gehören in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Sie schaffen eine angenehme Arbeitsatmosphäre, fördern das Miteinander und sorgen zwischendurch für neue Energie.

Auch steuerlich sind solche Snacks und Getränke attraktiv: Unter bestimmten Voraussetzungen gelten sie nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn und können vollständig als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Welche Regeln dabei gelten und worauf Arbeitgebende achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Steuerfreie Aufmerksamkeiten im Arbeitsalltag: Snacks und Getränke

Kleine Snacks und Getränke, die Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung stellen, gelten unter bestimmten Voraussetzungen nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Anders als Sachbezüge fallen sie nicht unter die monatliche 50-€-Freigrenze. Für die Mitarbeitenden entsteht unter diesen Voraussetzungen grundsätzlich kein steuer- oder sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.

Damit Snacks und Getränke als steuerfreie Aufmerksamkeiten gelten, müssen insbesondere folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Snacks oder Getränke sind für den Verzehr im Betrieb bestimmt und stellen keine ins Gewicht fallende Bereicherung für die Mitarbeitenden dar.
• Sie werden im ganz überwiegend betrieblichen Interesse bereitgestellt, etwa zur Förderung eines angenehmen Arbeitsklimas oder der Konzentration der Mitarbeitenden.
• Es handelt sich um kleine Aufmerksamkeiten mit Snack-Charakter, beispielsweise Kaffee, Tee, Wasser, Obst oder Kekse.
• Auch einfache Speisen bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen oder betrieblichen Besprechungen gelten nicht als Sachbezug, wenn der Wert der Mahlzeit einschließlich Getränke 60 € brutto je Person nicht übersteigt.

Aufmerksamkeiten dieser Art zählen grundsätzlich weder zum lohnsteuer- noch zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Sie unterscheiden sich sowohl von regelmäßigen Mahlzeitengestellungen als auch von Sachgeschenken zu persönlichen Anlässen, für die andere steuerliche Regelungen gelten.

Bewertung als Arbeitslohn: die arbeitstägliche Mahlzeitengestellung

Werden Mitarbeitenden regelmäßig vollständige Mahlzeiten kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung gestellt, gelten die geldwerten Vorteile grundsätzlich als Arbeitslohn. Die Bewertung erfolgt anhand des amtlichen Sachbezugswerts. Voraussetzung ist allerdings, dass es sich tatsächlich um eine Mahlzeit und nicht lediglich um einen kleinen Snack handelt.

Die Abgrenzung ist in der Praxis nicht immer eindeutig, für Backwaren hat sie der Bundesfinanzhof aber geklärt: Unbelegte Brötchen und Rosinenbrot nebst Heißgetränk sind kein Frühstück, sondern nicht steuerbare Aufmerksamkeiten – sie dienen der Ausgestaltung des Arbeitsplatzes und haben keine Entlohnungsfunktion (BFH, Urteil vom 03.07.2019, VI R 36/17). Für ein einfaches Frühstück muss mindestens ein Aufstrich oder Belag hinzutreten. Erst dann liegt eine Mahlzeit vor, die mit dem amtlichen Sachbezugswert von 2,37 € (2026) anzusetzen ist.

Wenn Sie arbeitstägliche Verpflegung bezuschussen wollen, statt sie selbst zu stellen, läuft das über den amtlichen Sachbezugswert statt über die Aufmerksamkeiten-Regel: Der Hrmony Essenszuschuss rechnet den Zuschuss je Arbeitstag über die Belege der Mitarbeitenden ab.

Wie sich kleine Aufmerksamkeiten von einer geschäftlichen Bewirtung unterscheiden und welche steuerlichen Folgen sich daraus ergeben, erfahren Sie in unserem Beitrag zur Abgrenzung von Aufmerksamkeiten und geschäftlicher Bewirtung.

Kaffee, Tee und Wasser im Büro

Heiß- und Kaltgetränke, die Sie im Betrieb bereitstellen, gehören nicht zum Arbeitslohn. R 19.6 Abs. 2 S. 1 LStR nennt Getränke und Genussmittel ausdrücklich und setzt dafür keine Wertgrenze – anders als bei Sachgeschenken zu persönlichen Anlässen. Maßgeblich ist, dass der Verzehr im Betrieb stattfindet und die Überlassung zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung führt.

Für die Praxis heißt das: Kaffeevollautomat, Kaffeebohnen, Teesortiment, Wasserspender oder Wasserkästen im Pausenraum lösen keinen Eintrag in der Lohnabrechnung aus und werden nicht auf die 50-€-Freigrenze angerechnet.

Obst und Obstkorb am Arbeitsplatz

Obst für Mitarbeitende fällt unter dieselbe Regelung: kein Arbeitslohn, solange es im Betrieb verzehrt wird und Snack-Charakter behält. Auf eine Steuerbefreiung wie bei der betrieblichen Gesundheitsförderung kommt es dabei nicht an – wo schon kein Arbeitslohn vorliegt, braucht es keine.

Wird aus dem Angebot eine vollständige Mahlzeit, etwa ein Mittagsbuffet, greift dagegen die Bewertung nach dem amtlichen Sachbezugswert. Die Kosten für den Obstkorb selbst sind für Sie als Arbeitgeber in vollem Umfang Betriebsausgabe.

Snacks bei Besprechungen und außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen

Einfache Speisen, die Sie anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes bereitstellen – etwa bei einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung –, gehören bis zu einem Wert von 60 € brutto je Person nicht zum Arbeitslohn. Voraussetzung ist ein ganz überwiegend betriebliches Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs (R 19.6 Abs. 2 S. 2 LStR). Die 60 € sind eine Freigrenze: Wird der Wert überschritten, ist die gesamte Zuwendung steuer- und beitragspflichtig.

Drei Punkte, an denen es in der Praxis kippt:

• Regelmäßig wiederkehrende Besprechungen sind kein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz.
• Wird die Verpflegung erst nach Ende des Arbeitseinsatzes gereicht, liegt Arbeitslohn vor.
• Ein mit einer gewissen Regelmäßigkeit stattfindendes Arbeitsessen in einer Gaststätte am Unternehmenssitz führt bei den Teilnehmenden zu Arbeitslohn (BFH vom 04.08.1994, VI R 61/92).

Diese 60-€-Grenze ist nicht die Grenze für Sachgeschenke: Für Aufmerksamkeiten aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses gilt eine eigene Regelung nach R 19.6 Abs. 1 LStR.

Buchung: Aufmerksamkeiten sind keine Bewirtung

Kaffee, Tee, Gebäck und vergleichbare Aufmerksamkeiten in geringem Umfang sind keine Bewirtungsaufwendungen (R 4.10 Abs. 5 Nr. 1 EStR). Sie sind zu 100 % als Betriebsausgabe abziehbar, ohne die besonderen Aufzeichnungspflichten für Bewirtungskosten. Nicht der Preis ist dabei ausschlaggebend, sondern der Umfang der gereichten Speisen und Getränke. Wo die Grenze zur geschäftlichen Bewirtung mit ihrem 70-%-Abzug verläuft, lesen Sie im verlinkten Beitrag.

Rechtliche Grundlagen zu Aufmerksamkeiten, Arbeitsessen und Bewirtungskosten

R 19.6 Abs. 1 und Abs. 2 LStR – Lohnsteuer-Richtlinien: Aufmerksamkeiten

R 4.10 Abs. 5 Nr. 1 EStR – Einkommensteuer-Richtlinien: Aufmerksamkeiten

BFH, Urteil vom 03.07.2019, VI R 36/17 – unbelegte Backwaren sind kein Frühstück

BFH, Urteil vom 04.08.1994, VI R 61/92, BStBl II 1995, 59 – regelmäßiges Arbeitsessen in einer Gaststätte