Aus dem für „Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten“ (Digitale Essensmarken) einschlägigen BMF-Schreiben vom 18.01.2019, BStBl I 2019, 66 i.V.m R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR ergeben sich die entsprechenden Voraussetzungen. So verlangt das BMF-Schreiben u.a., dass nur dann die Mahlzeiten der Arbeitnehmenden mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn angesetzt werden können, wenn sichergestellt ist, dass:
a) tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den/die Arbeitnehmer:in erworben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen,
wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind,
b) für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (...) beansprucht werden kann,
c) der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt,
d) der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt (...)
Weiter heißt es „Der Arbeitgeber hat die vorstehenden Voraussetzungen nachzuweisen.“
Diese Voraussetzungen müssen für jede gewährte Digitale Essensmarke einzeln nachgewiesen werden. Das ist nur mit einem Einzelbelegabgleich möglich, wie ihn Hrmony anbietet.
Es bleibt dem Arbeitgeber dabei unbenommen, wie er diese Nachweispflichten erfüllt. Das BMF-Schreiben stellt dabei zwei mögliche Wege vor:
Variante 1:
„Entweder die ihm [dem Arbeitgeber] vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder“
Variante 2:
„sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen“
Ein solches elektronisches Verfahren hat Hrmony mit dem Einzelbelegabgleich entwickelt.
Quellen:
BMF-Schreiben vom 18.01.2019, BStBl I 2019, 66 - https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2019-01-18-sachbezugswert-arbeitstaegliche-zuschuesse-mahlzeiten.pdf?__blob=publicationFile&v=1R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR - https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/523165_8___1/
