Fehlzeiten-Kosten berechnen: Was kranke Mitarbeitende Ihr Unternehmen wirklich kosten

Krankheitsbedingte Ausfälle sind für Arbeitgebende längst kein Randthema mehr. Allein die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall kostete deutsche Unternehmen 2024 rund 82 Milliarden Euro – gut 10 Milliarden Euro mehr als noch zwei Jahre zuvor (IW Köln, 2025). Zum Vergleich: Diese Summe übertrifft die Ausgaben der gesetzlichen Krankenkassen für das Krankengeld um das Vierfache.

Fehlzeiten sind zu einem Milliarden-Kostenblock geworden

Der Grund ist ein historisch hoher Krankenstand. Je nach Auswertung fehlten Beschäftigte 2024 im Schnitt zwischen 19 und 24 Kalendertagen (Krankenkassen wie DAK, TK, BKK und AOK); das Statistische Bundesamt weist 14,8 Arbeitstage aus, weil es nur Fälle über drei Tage und in Arbeitstagen zählt. Wie auch immer man rechnet: Der Krankenstand liegt seit 2022 auf Rekordniveau.

Für Arbeitgebende ist die entscheidende Frage aber nicht der bundesweite Durchschnitt, sondern: Was kosten mich die Fehlzeiten in meinem Unternehmen konkret? Und diese Rechnung besteht aus weit mehr als der fortgezahlten Lohnsumme.

Direkte Kosten – die sichtbare Rechnung

Der offensichtlichste Kostenblock ist die gesetzliche Entgeltfortzahlung. Erkrankt jemand und legt ein Attest vor, zahlt das Unternehmen das Gehalt für bis zu sechs Wochen (42 Kalendertage) in voller Höhe weiter (§ 3 Abs. 1 EntgFG). Erst danach übernimmt die Krankenkasse mit dem Krankengeld. Der Anspruch entsteht nach vierwöchiger Betriebszugehörigkeit und gilt je Erkrankung neu.

Zu den direkten Kosten zählt dabei nicht nur der Bruttolohn, sondern auch der Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung, der weiterläuft. Von den rund 82 Milliarden Euro Gesamtaufwand 2024 entfielen etwa 69 Milliarden Euro auf fortgezahlte Bruttoentgelte und rund 13 Milliarden Euro auf Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (IW Köln, 2025). Dieser Zahlung steht keine Arbeitsleistung gegenüber – Sie zahlen für Arbeit, die nicht erbracht wird.

Indirekte Kosten – der teure, unsichtbare Teil

Die fortgezahlten Löhne sind nur die Spitze. Der größere – und in vielen Unternehmen nie sauber bezifferte – Anteil steckt in den indirekten Kosten. Fällt jemand aus, muss die Arbeit trotzdem erledigt werden. In der Praxis heißt das: Überstunden und Mehrbelastung der übrigen Belegschaft, oft zuschlagspflichtig; Ersatzkräfte über Zeitarbeit oder befristete Verträge, meist teurer als die Stammkraft; Produktivitäts- und Qualitätsverluste, verpasste Termine, unzufriedene Kundschaft; sowie Führungsaufwand für Umplanung, Einarbeitung und Wiedereingliederung.

Besonders tückisch ist der Folgeeffekt: Dauerhaft überlastete Beschäftigte fallen häufiger selbst aus. So entsteht ein Kreislauf, in dem Fehlzeiten weitere Fehlzeiten nach sich ziehen. Genau diese indirekten Kosten werden regelmäßig unterschätzt, weil sie in keiner einzelnen Rechnung auftauchen – sie verteilen sich über Abteilungen, Überstundenkonten und Kundenbeziehungen.

Direkte und indirekte Kostenblöcke im Überblick:

So berechnen Sie Ihre Fehlzeiten-Kosten

Eine erste Orientierung liefert die Fehlzeitenquote. Sie setzt die Fehltage ins Verhältnis zur Sollarbeitszeit:

Fehlzeitenquote (%) = (krankheitsbedingte Fehltage ÷ geplante Arbeitstage) × 100

Für die direkten Kosten hilft eine einfache Näherung über die durchschnittlichen Arbeitskosten. Eine Arbeitsstunde kostete Unternehmen 2024 im Schnitt 43,50 € (Statistisches Bundesamt). Ein achtstündiger Ausfalltag entspricht damit rund 348 €. Bei einer Person mit 20 Fehltagen im Jahr sind das etwa 6.960 € – und zwar für einen einzigen Kopf. Hochgerechnet auf 50 Beschäftigte mit diesem Schnitt landen Sie bereits bei rund 348.000 € pro Jahr, allein bei den direkten Kosten.

Die indirekten Kosten kommen obendrauf. Sie lassen sich pauschal nur schwer beziffern, sollten in einer realistischen Einschätzung aber immer mitgedacht werden – sonst fällt das Ergebnis systematisch zu niedrig aus.

Von der Zahl zur Maßnahme

Sobald die Kosten auf dem Tisch liegen, wird eine Sache klar: Prävention ist selten teurer als das Problem. Maßnahmen, die Belastung senken und Wertschätzung erhöhen – von flexibler Arbeitsgestaltung bis zu gezielten Benefits für Mitarbeitende – zahlen sich messbar aus, wenn sie Fehltage und Fluktuation reduzieren. Wie hoch die verwandten Kosten von Personalabgängen sind, zeigt unser Beitrag zur Mitarbeiterfluktuation. Der erste Schritt bleibt aber immer die konkrete Zahl für Ihr Unternehmen.