Fehlzeiten-Kosten berechnen: Was kranke Mitarbeitende Ihr Unternehmen wirklich kosten
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall kostete deutsche Unternehmen 2025 rund 85,6 Milliarden Euro – 72,5 Mrd. € Bruttoentgelte plus 13,1 Mrd. € Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (IW Köln, 2026).
- 2025 fehlten Beschäftigte im Schnitt 19,5 Kalendertage (DAK) beziehungsweise 14,6 Arbeitstage (Statistisches Bundesamt). Die Kennzahlen zählen Unterschiedliches und dürfen in einer Kostenrechnung nicht vermischt werden.
- Bei derselben Krankheit beginnt der Sechs-Wochen-Anspruch nicht automatisch neu: Es braucht sechs Monate ohne diese Arbeitsunfähigkeit oder zwölf Monate seit der ersten (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EntgFG).
- Betriebe mit höchstens 30 Beschäftigten bekommen über die Umlage U1 zwischen 40 und 80 % des fortgezahlten Entgelts erstattet; größere Betriebe tragen es allein.
- Als Faustrechnung: 45,00 € je Arbeitsstunde (2025) ergeben rund 360 € je achtstündigem Ausfalltag, bei 14,6 Arbeitstagen also gut 5.260 € je Kopf und Jahr.
- Die indirekten Kosten übersteigen die direkten deutlich – volkswirtschaftlich schätzt die BAuA die Produktionsausfälle 2024 auf rund 134 Milliarden Euro.
Inhalt
Krankheitsbedingte Ausfälle sind für Arbeitgebende längst kein Randthema mehr. Allein die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall kostete deutsche Unternehmen 2025 rund 85,6 Milliarden Euro – ein Rekordwert, der sich binnen anderthalb Jahrzehnten nominal mehr als verdoppelt hat (IW Köln, 2026).
Wie hoch sind die Fehlzeiten-Kosten in Deutschland?
Hinter dem Rekordwert steht ein historisch hoher Krankenstand. Je nach Auswertung fehlten Beschäftigte 2025 im Schnitt rund 19,5 Kalendertage (DAK) beziehungsweise 14,6 Arbeitstage (Statistisches Bundesamt). Die beiden Zahlen widersprechen sich nicht – sie zählen Unterschiedliches: Das Statistische Bundesamt erfasst nur Fälle über drei Tage und rechnet in Arbeitstagen, die Krankenkassen zählen jede Krankmeldung in Kalendertagen. Wer später Kosten rechnet, muss wissen, welche der beiden Größen er vor sich hat.
Der Krankenstand liegt damit seit 2022 stabil auf hohem Niveau. Für Arbeitgebende ist die entscheidende Frage aber nicht der bundesweite Durchschnitt, sondern: Was kosten die Fehlzeiten im eigenen Unternehmen? Und diese Rechnung besteht aus weit mehr als der fortgezahlten Lohnsumme.
Welche direkten Kosten entstehen bei Krankheit?
Der offensichtlichste Kostenblock ist die gesetzliche Entgeltfortzahlung. Erkrankt jemand unverschuldet und legt ein Attest vor, zahlt das Unternehmen das Gehalt für bis zu sechs Wochen in voller Höhe weiter (§ 3 Abs. 1 Satz 1 EntgFG). Erst danach übernimmt die Krankenkasse mit dem Krankengeld – was Arbeitgebende freiwillig aufstocken können, siehe Krankengeldzuschuss.
Bei derselben Krankheit beginnt der Anspruch nicht einfach neu. Das ist der Punkt, an dem viele Kostenrechnungen zu hoch ausfallen. Wird jemand wegen derselben Krankheit erneut arbeitsunfähig, entsteht ein neuer Sechs-Wochen-Anspruch nur, wenn eine von zwei Bedingungen erfüllt ist (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EntgFG):
- Die Person war in den letzten sechs Monaten vor der erneuten Arbeitsunfähigkeit nicht wegen dieser Krankheit arbeitsunfähig, oder
- seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit sind zwölf Monate vergangen.
Trifft keine der beiden zu, bleibt es bei den sechs Wochen insgesamt. Der Anspruch selbst entsteht übrigens erst nach vier Wochen ununterbrochener Betriebszugehörigkeit (§ 3 Abs. 3 EntgFG).
Zu den direkten Kosten zählt neben dem Bruttolohn auch der Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung, der weiterläuft. Von den rund 85,6 Milliarden Euro Gesamtaufwand 2025 entfielen 72,5 Milliarden Euro auf fortgezahlte Bruttoentgelte und 13,1 Milliarden Euro auf Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (IW Köln, 2026). Dieser Zahlung steht keine Arbeitsleistung gegenüber.
Kleine Betriebe bekommen einen Teil zurück
Ein Posten, der in den meisten Rechnungen fehlt: Betriebe mit regelmäßig höchstens 30 Beschäftigten nehmen am Ausgleichsverfahren U1 teil (§ 1 AAG). Die Krankenkasse erstattet ihnen einen Teil des fortgezahlten Entgelts samt der darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge. Der gesetzliche Regelsatz liegt bei 80 %; die Kassen können ihn per Satzung senken, aber nicht unter 40 %. Eine Vollerstattung gibt es nicht, und dem Anspruch steht die laufende Umlage gegenüber, die der Betrieb das ganze Jahr zahlt. Ab 31 Beschäftigten entfällt die Erstattung vollständig – die Entgeltfortzahlung trägt der Betrieb dann allein.
Welche indirekten Kosten kommen dazu?
Die fortgezahlten Löhne sind nur die Spitze. Der größere – und in vielen Unternehmen nie sauber bezifferte – Anteil steckt in den indirekten Kosten. Fällt jemand aus, muss die Arbeit trotzdem erledigt werden. In der Praxis heißt das: Überstunden und Mehrbelastung der übrigen Belegschaft, oft zuschlagspflichtig; Ersatzkräfte über Zeitarbeit oder befristete Verträge, meist teurer als die Stammkraft; Produktivitäts- und Qualitätsverluste, verpasste Termine, unzufriedene Kundschaft; sowie Führungsaufwand für Umplanung, Einarbeitung und Wiedereingliederung.
Wie groß dieser Block ist, zeigt der Blick auf die Volkswirtschaft. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin schätzt die Produktionsausfälle durch Arbeitsunfähigkeit für 2024 auf rund 134 Milliarden Euro und den Ausfall an Bruttowertschöpfung auf rund 227 Milliarden Euro (BAuA). Zwei Einschränkungen gehören dazu: Das sind volkswirtschaftliche Größen, keine Arbeitgeberkosten – und die beiden Werte dürfen nicht addiert werden, weil der Ausfall an Bruttowertschöpfung den Produktionsausfall bereits enthält. Als Maßstab dafür, dass die indirekten Kosten die direkten deutlich übersteigen, taugen sie trotzdem.
Besonders tückisch ist der Folgeeffekt: Dauerhaft überlastete Beschäftigte fallen häufiger selbst aus. Diese Kosten werden regelmäßig unterschätzt, weil sie in keiner einzelnen Rechnung auftauchen – sie verteilen sich über Abteilungen, Überstundenkonten und Kundenbeziehungen.
Direkte und indirekte Kostenblöcke im Überblick:
Wie berechnen Sie Ihre Fehlzeiten-Kosten?
Eine erste Orientierung liefert die Fehlzeitenquote. Sie setzt die Fehltage ins Verhältnis zur Sollarbeitszeit:
Fehlzeitenquote (%) = (krankheitsbedingte Fehltage ÷ geplante Arbeitstage) × 100
Für die direkten Kosten hilft eine Näherung über die durchschnittlichen Arbeitskosten. Entscheidend ist dabei, Kalendertage und Arbeitstage nicht zu vermischen – sonst fällt das Ergebnis um rund ein Drittel zu hoch aus. In drei Schritten:
- Kosten je Ausfalltag. Eine Arbeitsstunde kostete Unternehmen 2025 im Schnitt 45,00 € (Statistisches Bundesamt). Ein achtstündiger Arbeitstag entspricht damit rund 360 €.
- Fehltage in Arbeitstagen. Hier gehört die Arbeitstage-Größe hin, nicht der Kalendertagewert: 2025 waren das im Schnitt 14,6 Arbeitstage je Beschäftigtem. Wer stattdessen mit Kassendaten rechnet, muss die Kalendertage erst umrechnen – 19,5 Kalendertage entsprechen grob 14 Arbeitstagen.
- Multiplizieren. 14,6 × 360 € ergibt rund 5.260 € je Kopf und Jahr. Bei 50 Beschäftigten sind das etwa 263.000 € – allein an direkten Kosten.
Die indirekten Kosten kommen obendrauf; bei Betrieben bis 30 Beschäftigten geht die U1-Erstattung gegen. Beides lässt sich pauschal schwer beziffern, sollte in einer realistischen Einschätzung aber immer mitgedacht werden – sonst stimmt das Ergebnis in beide Richtungen nicht.
Was folgt aus der Zahl?
Sobald die Kosten auf dem Tisch liegen, wird eine Sache klar: Prävention ist selten teurer als das Problem. Maßnahmen, die Belastung senken und Wertschätzung erhöhen – von flexibler Arbeitsgestaltung bis zu gezielten Benefits – zahlen sich messbar aus, wenn sie Fehltage und Fluktuation reduzieren. Welche Hebel den Krankenstand konkret senken, zeigt der Beitrag zu Fehlzeiten reduzieren. Die verwandten Kosten von Personalabgängen beziffert der Beitrag zur Mitarbeiterfluktuation. Der erste Schritt bleibt aber immer die konkrete Zahl für Ihr Unternehmen.
