Fahrtkosten erstatten: Welcher Weg für welche Fahrt (2026)

Die direkte Antwort zuerst: Welche Erstattung greift, entscheidet der Anlass der Fahrt, nicht das Verkehrsmittel. Bei einer Dienstfahrt darf der Arbeitgeber die Fahrtkosten steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG) – ohne Einzelnachweis pauschal mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer bei Nutzung eines privaten Pkw, bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen wie Motorrad oder Moped mit 0,20 € (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 2 EStG i. V. m. § 5 BRKG). Für den Arbeitsweg ist ein steuerfreier Ersatz dagegen nicht möglich: Dort bleibt der Fahrtkostenzuschuss mit 15 % Pauschalsteuer bis zur Höhe der abziehbaren Entfernungspauschale (§ 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 Buchst. b EStG) oder, bei Tickets des öffentlichen Nahverkehrs, die echte Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 15 EStG. Die Pendlerpauschale ist keine Arbeitgeberleistung, sondern der Werbungskostenabzug der Mitarbeitenden – seit 2026 einheitlich 0,38 € je Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer.

Vier Fahrtanlässe, vier Regelwerke:

• Dienstfahrt mit dem privaten Pkw: steuerfreie Erstattung je gefahrenem Kilometer
• Dienstfahrt mit Bahn oder Flugzeug: Erstattung der tatsächlichen Kosten, keine Kilometerpauschale
• Arbeitsweg mit dem Pkw: Fahrtkostenzuschuss, pauschal versteuert, je Entfernungskilometer
• Arbeitsweg mit dem ÖPNV: steuerfreier Zuschuss oder pauschal versteuerte Variante

Wichtig zur Abgrenzung: Diese Seite ordnet die Instrumente den Fahrtanlässen zu und zeigt, was sich kombinieren lässt. Höhe, Berechnung und Sonderfälle stehen im Leitfaden zum Kilometergeld, im Leitfaden zum Fahrtkostenzuschuss und auf der Seite zur Pendlerpauschale.

Vier Fahrtanlässe, vier Regelwerke

Die häufigste Fehlerquelle in der Lohnabrechnung ist nicht die Höhe, sondern die Zuordnung. Steuerlich gibt es keinen einheitlichen Topf für Fahrtkosten, sondern zwei getrennte Systeme: das Reisekostenrecht für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten und die Entfernungspauschale für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Eine Dienstfahrt ist jede beruflich veranlasste Fahrt, die nicht der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte ist: der Kundentermin, die Fahrt in die Filiale, die Messe. Diese Kosten darf der Arbeitgeber steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG), begrenzt auf den Betrag, den Mitarbeitende sonst als Werbungskosten geltend machen könnten. Wird erstattet, entfällt ihr eigener Werbungskostenabzug in gleicher Höhe (§ 3c Abs. 1 EStG).

Der Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte gilt steuerlich als privat veranlasst (§ 9 Abs. 4 EStG). Deshalb gibt es hier keinen steuerfreien Ersatz – mit einer Ausnahme: Zuschüsse zu Tickets des öffentlichen Nahverkehrs sind nach § 3 Nr. 15 EStG lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Für alle anderen Verkehrsmittel bleibt die Pauschalversteuerung mit 15 %. In beiden Fällen hängt die Begünstigung am Arbeitsweg zusätzlich daran, dass der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird; eine Gehaltsumwandlung schließt die Steuerfreiheit aus.

Warum 0,30 € und 0,38 € nicht dasselbe sind

Beide Werte klingen wie zwei Varianten desselben Kilometersatzes. Sie messen aber Verschiedenes.

Die 0,30 € sind ein Reisekostensatz und gelten je gefahrenem Kilometer, Hin- und Rückfahrt eingeschlossen. Rechtlich ist es die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz, die § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 2 EStG aus Vereinfachungsgründen zulässt. Sie gilt für den Kraftwagen, also den privaten Pkw; für andere motorbetriebene Fahrzeuge wie Motorrad, Moped oder Mofa liegt der Satz bei 0,20 €. Wer die Dienstfahrt mit Bahn oder Flugzeug antritt, rechnet nicht pauschal ab, sondern mit den tatsächlichen Kosten.

Die 0,38 € sind die Entfernungspauschale und gelten je Entfernungskilometer, also nur für die einfache Strecke. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt sie einheitlich 0,38 € ab dem ersten Kilometer (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 S. 2 EStG in der Fassung des Steueränderungsgesetzes 2025) und ist unabhängig vom Verkehrsmittel. Für Arbeitgeber ist dieser Wert doppelt relevant: Er bestimmt, wie viel Fahrtkostenzuschuss überhaupt pauschal versteuert werden darf.

Derselbe 30-Kilometer-Weg ergibt damit zwei ganz verschiedene Beträge, je nachdem, ob es eine Dienstfahrt oder der Weg zur Arbeit war. Die Rechenwege im Detail stehen im Leitfaden zum Kilometergeld und im Leitfaden zum Fahrtkostenzuschuss.

Was sich gleichzeitig gewähren lässt

Die Instrumente stehen nebeneinander, nicht in Konkurrenz. Ein Unternehmen kann Dienstfahrten steuerfrei erstatten, für den Arbeitsweg einen Fahrtkostenzuschuss oder einen ÖPNV-Zuschuss leisten und zusätzlich eine Sachbezugskarte ausgeben. Das sind drei unabhängige Rechtsgrundlagen mit je eigenen Bedingungen.

Eine echte Wechselwirkung gibt es nur an einer Stelle, nämlich bei der Entfernungspauschale. Der steuerfreie ÖPNV-Zuschuss und der mit 15 % pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschuss mindern den Werbungskostenabzug der Mitarbeitenden 1:1. Wird der ÖPNV-Zuschuss stattdessen mit 25 % pauschal versteuert (§ 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 2 EStG), bleibt die Entfernungspauschale unangetastet; diese Variante ist auch ohne Zusätzlichkeit zulässig. Wie sich das rechnerisch auswirkt, zeigt die Seite zur Anrechnung auf die Pendlerpauschale.

Der 50-€-Sachbezug bleibt davon unberührt: Ein Tankgutschein oder eine Sachbezugskarte läuft über die monatliche Freigrenze nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG und wird nicht auf die Entfernungspauschale angerechnet. Zwei Töpfe, kein Verrechnen – vorausgesetzt, es handelt sich um eine Sachleistung und der Betrag bleibt im Monat unter der Grenze, denn bei Überschreiten wird der gesamte Betrag steuerpflichtig.

Welcher Weg für welche Belegschaft

Die Zuordnung nach Anlass klärt, was zulässig ist. Welches Instrument sich lohnt, entscheidet die Belegschaft. Pendelt die Mehrheit mit Bus und Bahn, ist der ÖPNV-Zuschuss der Weg mit dem klarsten Steuerstatus, weil weder Pauschalsteuer noch eine feste Wertgrenze anfallen. Bei überwiegend ländlichen Wohnorten führt kaum ein Weg am Fahrtkostenzuschuss für den Pkw vorbei. Bei gemischten Belegschaften lohnt die Kombination beider Wege. Die ausführliche Entscheidungslogik nach Wohnort und Verkehrsmittel steht im Leitfaden zum Jobticket.

Bei Hrmony ist der Mobilitäts-Baustein bewusst auf den ÖPNV-Weg zugeschnitten: Mitarbeitende kaufen ihr Ticket selbst, laden den Beleg in der App hoch, die Erstattung läuft steuerfrei über die nächste Lohnabrechnung. Wie das abgewickelt wird, zeigt Hrmony Mobilität; die steuerliche Systematik dahinter erklärt die Seite zum ÖPNV-Zuschuss. Reisekosten für Dienstfahrten sind kein Baustein der Plattform – diese Abrechnung bleibt beim Lohnbüro.

Nachweise und Abrechnung

Bei der Dienstfahrt hängt die Steuerfreiheit am Nachweis. Mitarbeitende reichen eine Reisekostenabrechnung mit Datum, Ziel, Anlass und gefahrenen Kilometern ein, der Arbeitgeber bewahrt sie als Beleg zum Lohnkonto auf. Wird steuerfrei erstattet, sind die Beträge auch beitragsfrei in der Sozialversicherung, weil steuerfreie Reisekostenvergütungen nicht zum Arbeitsentgelt zählen (§ 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV).

Beim Arbeitsweg ist der Nachweis einfacher, die Bedingung dafür strenger: Der Zuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden, eine Verrechnung mit dem Bruttolohn schließt die Begünstigung aus. Für die Höhe genügen die Entfernung nach der kürzesten Straßenverbindung und die Zahl der Arbeitstage; der pauschal versteuerbare Betrag ist auf die abziehbare Entfernungspauschale begrenzt.

Homeoffice-Tage richtig ansetzen

Aus Vereinfachungsgründen darf der Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren von 15 Arbeitstagen pro Monat ausgehen, sofern Mitarbeitende nicht regelmäßig an weniger Tagen zur ersten Tätigkeitsstätte fahren. Bei festen Homeoffice-Tagen oder in Teilzeit greift diese Annahme nicht mehr, dann ist taggenau zu rechnen – sonst übersteigt der Zuschuss den pauschal versteuerbaren Rahmen und der übersteigende Teil wird individuell steuerpflichtig. Für Mitarbeitende gilt dasselbe in der Steuererklärung: Die Entfernungspauschale steht nur für Tage zu, an denen die Fahrt tatsächlich stattgefunden hat.

Tiefer einsteigen

Den Gesamtüberblick über die Mobilitäts-Bausteine liefert der Deep Dive Mobilität. Die Instrumente im Einzelnen erklären der Leitfaden zum Kilometergeld für Dienstfahrten, der Leitfaden zum Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitsweg und die Seite zur Pendlerpauschale für die Seite der Mitarbeitenden. Rund um die Dienstreise ordnen die Seiten zu Dienstreisen und Spesen ein, was neben den Fahrtkosten noch erstattungsfähig ist. Wie sich der ÖPNV-Weg praktisch abwickeln lässt, zeigt der Beitrag Mobilitätsbudget für den ÖPNV nutzen, den Sonderfall Deutschlandticket der Beitrag Deutschlandticket als Jobticket.

Fazit

Wer Fahrtkosten erstatten will, ordnet zuerst den Anlass zu und wählt danach das Instrument. Dienstfahrten sind der einfachere Fall: steuerfrei erstattbar, pauschal mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer beim privaten Pkw, gegen eine nachvollziehbare Abrechnung. Beim Arbeitsweg entscheidet das Verkehrsmittel über den Steuerstatus – ÖPNV-Tickets sind steuerfrei, alles andere läuft über die Pauschalversteuerung mit 15 %. Die Pendlerpauschale bleibt Sache der Mitarbeitenden und wird durch Arbeitgeberleistungen gemindert. Diese Aussagen sind Einordnung, keine Steuerberatung; die Anwendung im Einzelfall gehört ins Lohnbüro.