Sachgeschenke an Mitarbeitende: Freigrenze oder Pauschalsteuer

Die direkte Antwort zuerst: Welcher Weg gilt, entscheiden Anlass und Höhe – nicht das Geschenk. Läuft die Zuwendung monatlich und bleibt bei höchstens 50 €, greift die Sachbezug-Freigrenze, und sie bleibt für beide Seiten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG). Bei einem persönlichen Anlass wie Geburtstag, Hochzeit, Geburt oder Jubiläum kommen bis zu 60 € je Anlass als Aufmerksamkeit hinzu (R 19.6 LStR). Erst darüber, bei einmaligen oder hochwertigen Sachgeschenken, wird § 37b EStG relevant: Der Arbeitgeber versteuert pauschal mit 30 % zzgl. Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer, bis 10.000 € je Empfänger und Wirtschaftsjahr, und die Zuwendung bleibt bei den Einkünften des Empfängers außer Ansatz (§ 37b Abs. 2 i. V. m. Abs. 1 und Abs. 3 EStG). Der teure Unterschied liegt in der Sozialversicherung: Bei eigenen Mitarbeitenden bleibt die pauschal versteuerte Zuwendung beitragspflichtiges Arbeitsentgelt – § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 14 SvEV nimmt nur Zuwendungen nach § 37b Abs. 1 EStG an Arbeitnehmer eines Dritten aus. „Pauschal versteuert“ heißt hier also nicht „abgabenfrei“.

Drei Wege, drei Bedingungen:

• Laufender Sachbezug bis 50 € im Monat: für Mitarbeitende und Arbeitgeber abgabenfrei
• Persönlicher Anlass bis 60 €: je Anlass zusätzlich möglich, parallel zur Monatsgrenze
• Darüber oder einmalig hochwertig: 30 % Pauschalsteuer, bei eigener Belegschaft mit Beitragspflicht

Wichtig zur Abgrenzung: Diese Seite ordnet Anlässe den Steuertöpfen zu und rechnet die Arbeitgeberseite gegen. Die Mechanik der Pauschalierung im Einzelnen steht in den pauschal besteuerten Sachbezügen, die Anlassregeln bei den Aufmerksamkeiten und die Grundbegriffe im Beitrag zum Sachbezug.

Drei Töpfe, eine Reihenfolge

Die häufigste Fehlerquelle bei Sachgeschenken ist nicht die Höhe, sondern der Topf. Für Zuwendungen an Mitarbeitende gibt es kein einheitliches Instrument, sondern drei – und eine Reihenfolge, in der sie wirtschaftlich sinnvoll geprüft werden.

An erster Stelle steht die monatliche Sachbezug-Freigrenze. Bleibt die Summe aller Sachbezüge eines Monats bei höchstens 50 €, bleibt sie außer Ansatz: keine Lohnsteuer, keine Sozialabgaben, auf keiner der beiden Seiten (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG). Zwei Bedingungen hängen daran. Die Zuwendung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden, eine Gehaltsumwandlung schließt die Begünstigung aus (§ 8 Abs. 4 EStG), und Gutscheine oder Karten müssen die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen. Wichtig ist der Charakter der Grenze: Die 50 € sind eine Freigrenze, kein Freibetrag. Bei 50,01 € wird der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der überschießende Cent. Ansparen, Restguthaben und die Kombination mehrerer Sachbezüge im selben Monat behandelt der Sachbezug FAQ-Leitfaden.

An zweiter Stelle steht der persönliche Anlass mit bis zu 60 € je Anlass. Diese Aufmerksamkeit läuft neben der Monatsgrenze, nicht in ihr – im Geburtstagsmonat sind also beide Grenzen parallel nutzbar.

Erst wenn beide Wege nicht passen, kommt § 37b EStG ins Spiel: die Pauschalversteuerung mit 30 % für einmalige oder höherwertige Sachzuwendungen. Sie ist die teuerste der drei Varianten und die einzige, bei der bei eigenen Mitarbeitenden zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

Wo die 60-Euro-Aufmerksamkeit sitzt

Als persönlicher Anlass gelten Ereignisse, die an die Person gebunden sind: Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, ein rundes Dienstjubiläum. Eine Sachzuwendung bis 60 € ist dann eine Aufmerksamkeit nach R 19.6 LStR und bleibt ohne Lohnsteuer und ohne Beiträge. Die Grenze gilt je Anlass, nicht je Monat und nicht je Jahr – wer mehrere Anlässe im Jahr hat, kann sie mehrfach ausschöpfen. Auch hier ist eine Gehaltsumwandlung ausgeschlossen, und die Prüfung, ob ein Anlass tatsächlich vorliegt, liegt beim Arbeitgeber und nicht beim Anbieter der Karte.

Was regelmäßig verrutscht: Weihnachten und Ostern sind keine persönlichen Anlässe. Sie betreffen die gesamte Belegschaft und eröffnen die 60-Euro-Grenze nicht. Ein Weihnachtsgeschenk läuft deshalb entweder innerhalb der monatlichen 50-Euro-Freigrenze oder, wenn es teurer sein soll, über die Pauschalversteuerung. Welche Gestaltungen sich in der Praxis bewährt haben, zeigt der Beitrag zu Weihnachtsgeschenken für Mitarbeitende.

Wann § 37b sich rechnet und wann nicht

§ 37b EStG ist keine Steuerbefreiung, sondern eine Erhebungsform. Der Arbeitgeber wählt, die Einkommensteuer auf betrieblich veranlasste Sachzuwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 30 % zu übernehmen, zzgl. Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Bemessungsgrundlage sind die Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer (§ 37b Abs. 1 S. 1 und 2 EStG). Für die eigene Belegschaft gilt das über § 37b Abs. 2 S. 1 EStG, und zwar nur, wenn die Zuwendung nicht in Geld besteht und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird. Beim Empfänger bleibt die pauschal besteuerte Zuwendung außer Ansatz; der Arbeitgeber muss ihn über die Steuerübernahme unterrichten (§ 37b Abs. 3 EStG).

Das Wahlrecht ist grob gestrickt: Es wird einheitlich für alle Zuwendungen eines Wirtschaftsjahres ausgeübt, nicht von Fall zu Fall. Getrennt entscheiden lässt sich nur zwischen den beiden Empfängergruppen – eigene Mitarbeitende auf der einen Seite, Dritte auf der anderen.

Die 10.000 € wirken zweifach, und das wird häufig verkürzt. Übersteigen die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr diesen Betrag, ist die Pauschalierung nur für den übersteigenden Teil ausgeschlossen. Übersteigt dagegen eine einzelne Zuwendung 10.000 €, fällt diese Zuwendung ganz heraus (§ 37b Abs. 1 S. 3 EStG). Was herausfällt, ist beim Empfänger individuell zu versteuern.

Dazu kommen die Ausschlüsse: § 37b ist nicht anwendbar in den Fällen des § 8 Abs. 2 S. 2 bis 10, des § 8 Abs. 3 und des § 40 Abs. 2 EStG sowie bei der Überlassung von Vermögensbeteiligungen, und entsprechend nicht, soweit bereits nach § 40 Abs. 1 EStG pauschaliert wurde (§ 37b Abs. 2 S. 2 EStG). Praktisch heißt das: Was schon über den Sachbezugswert, den Rabattfreibetrag oder eine Pauschalierung nach § 40 EStG läuft – Essenszuschuss, Internetzuschuss, Erholungsbeihilfe –, wird nicht zusätzlich über § 37b abgewickelt. Die Abgrenzung der beiden Pauschalierungsparagraphen im Detail steht bei den pauschal besteuerten Sachbezügen.

Und dann die Stelle, an der die Rechnung kippt. § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 14 SvEV nimmt Zuwendungen nach § 37b Abs. 1 EStG nur dann vom Arbeitsentgelt aus, wenn sie an Arbeitnehmer eines Dritten erbracht werden – und auch das nicht, wenn es Arbeitnehmer eines verbundenen Unternehmens sind. Zuwendungen an die eigene Belegschaft laufen über § 37b Abs. 2 EStG und sind dort nicht genannt: Sie bleiben beitragspflichtiges Arbeitsentgelt (§ 14 SGB IV). Zu den 30 % Pauschalsteuer kommen also die vollen Sozialversicherungsbeiträge. Über die 50-Euro-Freigrenze wäre derselbe Wert für beide Seiten abgabenfrei geblieben.

Was sich kombinieren lässt

Die drei Wege stehen nebeneinander. Sie beruhen auf unabhängigen Rechtsgrundlagen und werden nicht gegeneinander verrechnet: Ein Unternehmen kann derselben Person im Jahr laufend 50 € Sachbezug im Monat gewähren, zum Geburtstag eine Aufmerksamkeit bis 60 € und zusätzlich ein pauschal versteuertes Sachgeschenk nach § 37b EStG. Ausgeschlossen ist nur die doppelte Begünstigung derselben Zuwendung.

In der Abwicklung müssen die Anlässe getrennt bleiben, weil jeder Topf seine eigene Grenze und seinen eigenen Nachweis hat. Auf der Kartenebene lässt sich das bündeln: Eine Sachbezugskarte kann mehrere Anlässe parallel tragen, während die Lohnabrechnung sie getrennt erfasst – für Mitarbeitende bleibt es eine Karte. Wie sich die Anbieter darin unterscheiden, zeigt der Vergleich der besten Sachbezugslösungen, die technische Seite der Beitrag zur Sachbezugskarte. Bei Hrmony deckt Hrmony Geschenke die anlassbezogenen Zuwendungen ab, während der laufende Sachbezug über die monatliche Freigrenze läuft.

Nachweise und Lohnkonto

Alle drei Wege hängen an einer Dokumentation, die im Prüfungsfall trägt. Beim laufenden Sachbezug ist das die Beschaffungsrechnung des Arbeitgebers, die Empfangsbestätigung der Mitarbeitenden mit Datum und Wert sowie eine Übersicht, wie stark die 50-Euro-Grenze pro Person und Monat ausgelastet ist – gerade diese Summenkontrolle ist die typische Lücke, wenn mehrere Sachbezüge parallel laufen.

Bei der Aufmerksamkeit kommt der Anlass hinzu: Er gehört dokumentiert, weil er die Voraussetzung der Begünstigung ist. Bei § 37b EStG ist die Zuordnung je Empfänger und Wirtschaftsjahr zu führen, sonst lässt sich die 10.000-Euro-Grenze nicht belegen, und der Empfänger ist über die Steuerübernahme zu unterrichten. Welche Fehler dabei am häufigsten passieren, sammelt der Beitrag zu den fünf häufigsten Fehlern beim 50-Euro-Sachbezug.

Tiefer einsteigen

Den Gesamtüberblick über die Sachbezug-Bausteine liefert der Deep Dive Sachbezug. Die Instrumente im Einzelnen erklären der Beitrag zum Sachbezug als Grundbegriff, die Seite zu den Aufmerksamkeiten für anlassbezogene Zuwendungen und die Seite zu den pauschal besteuerten Sachbezügen für die Mechanik von § 37b und § 40 EStG. Zur Umsetzung ordnen der Beitrag zur Sachbezugskarte und der Vergleich der besten Sachbezugslösungen ein; die Praxisfragen zur Freigrenze sammelt der Sachbezug FAQ-Leitfaden.

Fazit

Wer ein Sachgeschenk plant, prüft zuerst den Anlass und dann die Höhe. Läuft die Zuwendung monatlich und bleibt bei höchstens 50 €, ist sie für beide Seiten abgabenfrei und damit der günstigste Weg. Ein persönlicher Anlass eröffnet zusätzlich bis zu 60 €, parallel zur Monatsgrenze. Erst darüber wird § 37b EStG relevant, und dort gilt: 30 % Pauschalsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer, bei eigenen Mitarbeitenden zusätzlich die volle Beitragspflicht, bis 10.000 € je Empfänger und Wirtschaftsjahr. Wer diese Reihenfolge einhält, verschenkt keinen Euro an vermeidbare Abgaben. Diese Aussagen sind Einordnung, keine Steuerberatung; die Anwendung im Einzelfall gehört ins Lohnbüro.