Steuerfreie Arbeitgeberleistungen: welche Zuschüsse 2026 abgabenfrei bleiben

Steuerfrei sind nicht Arbeitgeberleistungen als Kategorie, sondern einzelne Leistungen mit jeweils eigener Rechtsgrundlage und eigener Grenze. Geld ist dabei nie steuerfrei, begünstigt sind Sachleistungen und Zuschüsse mit gesetzlicher Befreiung. Wo keine Befreiung greift, bleibt oft die Pauschalbesteuerung mit 25 oder 30 Prozent: Bei Mitarbeitenden kommt der Betrag netto an, die Steuer tragen Sie.

Arbeitgeberleistung, Zusatzleistung, Benefit: derselbe Sachverhalt

Die Begriffe meinen dasselbe, nämlich alles, was Sie zusätzlich zum Gehalt gewähren. Für die Lohnabrechnung ist der Name irrelevant. Entscheidend sind drei Fragen: Gibt es eine Steuerbefreiung, greift eine Pauschalierung, und ist die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt.

Steuerfrei und steuerbegünstigt über Hrmony und Partner

Zwei Zeilen verdienen einen zweiten Blick. Die Pauschalierung nach § 37b ist die einzige in dieser Tabelle, die für die eigene Belegschaft beitragspflichtig bleibt, weil Zuwendungen an eigene Mitarbeitende über Absatz 2 laufen und § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 14 SvEV nur Absatz 1 freistellt. Und das Dienstfahrrad ist in der Praxis meist ein Umwandlungsmodell, dann gilt nicht die volle Steuerfreiheit, sondern die Viertel-Bewertung. Die pauschale Aussage „Dienstrad ist steuerfrei“ stimmt nur für den Zusatzfall.

Weitere bekannte Arbeitgeberleistungen im Überblick

Die letzte Zeile steht bewusst hier, weil vermögenswirksame Leistungen in fast jeder Übersicht fälschlich unter den steuerfreien Leistungen auftauchen. Der Arbeitgeberanteil ist steuer- und beitragspflichtiger Bruttolohn, begünstigt ist allein die Arbeitnehmersparzulage, und die bekommt nicht das Unternehmen, sondern die beschäftigte Person.

Vier Regeln, die über jeder Einzelgrenze stehen

Zusätzlichkeit entscheidet über die Begünstigung

Sachbezug, ÖPNV-Zuschuss, Internetzuschuss, Kinderbetreuung und Gesundheitsförderung setzen voraus, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn fließt. Eine Gehaltsumwandlung schließt die Begünstigung aus, bei Gutscheinen und Geldkarten ausdrücklich nach § 8 Abs. 4 EStG. Jeder Baustein braucht eine schriftliche Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag. Fehlt sie, fehlt in der Betriebsprüfung der Nachweis, und das ist der häufigste Schwachpunkt überhaupt.

Freigrenze ist nicht Freibetrag

Bei einer Freigrenze wird der gesamte Betrag steuerpflichtig, sobald sie überschritten ist. Bei 50,01 € Sachbezug im Monat sind also nicht 1 Cent steuerpflichtig, sondern 50,01 €. Bei einem Freibetrag ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig, etwa beim Rabattfreibetrag von 1.080 € im Jahr. Die 50-€-Freigrenze für den Sachbezug und die 60-€-Freigrenze für Aufmerksamkeiten sind zwei verschiedene Töpfe und werden nicht zusammengerechnet.

Steuerfrei ist nicht dasselbe wie pauschal versteuert

Pauschal versteuerte Leistungen sind technisch steuerpflichtig, die Steuer trägt allein der Arbeitgeber. Bei Mitarbeitenden kommt der Betrag netto an, steuerfrei im Rechtssinn ist er nicht. Das betrifft Essenszuschuss, Internetzuschuss, Erholungsbeihilfe und die Sachzuwendungen nach § 37b. Für die Kostenrechnung ist der Unterschied erheblich, für die Kommunikation an die Belegschaft kaum.

Dokumentation ist Teil der Begünstigung

Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz nicht mehr zehn. Für Lohnkonten gelten sechs Jahre. Ohne Beleg und ohne Nachweis der Zusätzlichkeit fällt die Begünstigung in der Prüfung, und zwar rückwirkend für den gesamten Prüfzeitraum.

Welche Kombination für welche Belegschaft

Die Basis bilden die monatlich wirkenden Bausteine. Sachbezug, Essenszuschuss und ÖPNV-Zuschuss greifen jeden Monat, sind planbar und wirken bei allen Beschäftigten gleich, unabhängig vom Gehaltsniveau. Wer mit einem begrenzten Budget startet, fängt hier an.

Anlassbezogene Leistungen ergänzen das punktuell. Geschenke bis 60 € zu Geburtstag, Hochzeit oder Dienstjubiläum und die Erholungsbeihilfe wirken dort, wo ein Anlass ohnehin Aufmerksamkeit verlangt. Langfristige Leistungen wie die betriebliche Altersvorsorge oder das Dienstrad laufen über Partner und binden stärker, brauchen aber mehr Vorlauf in der Einführung.

Was Sie in jedem Fall prüfen sollten, bevor Sie eine Gehaltserhöhung beschließen: Eine Bonuszahlung oder Gehaltserhöhung in Geld ist voll steuer- und sozialversicherungspflichtig. Von 1.000 € brutto kommen je nach Steuerklasse rund die Hälfte netto an, während für Sie zusätzlich die Lohnnebenkosten anfallen. Dieselbe Nettowirkung über Bausteine kostet regelmäßig die Hälfte.

Was ohne Steuerlogik dazukommt: Mitarbeiterrabatte

Nicht jede Arbeitgeberleistung braucht eine Rechtsgrundlage. Mitarbeiterrabatte und Partnerangebote wirken über den Einkaufspreis statt über die Lohnabrechnung. Bei Hrmony+ sind das dauerhafte Rabatte bei über 1.300 Shops und ausgewählte Partnerangebote, etwa Taxfix, BookBeat oder Urban Sports Club. Für Sie als Arbeitgeber fällt weder eine Service- noch eine Grundgebühr an, weil die Partnermarken die Rabatte bereitstellen, und es entsteht kein Verwaltungsaufwand für An- und Abmeldungen. Mitarbeitende nutzen das über die Hrmony App, unabhängig davon, welche Bausteine ihr Unternehmen bereitstellt.

Steuerlich ist das kein Sonderfall, sondern gar kein Fall: Weil kein geldwerter Vorteil vom Arbeitgeber zufließt, sondern ein Rabatt des Händlers, stellt sich die Frage nach Freigrenzen nicht. Nicht zu verwechseln mit dem Rabattfreibetrag von 1.080 € nach § 8 Abs. 3 EStG, der nur für Waren und Dienstleistungen aus dem eigenen Sortiment gilt.